Периодическое уничтожение документационных архивов компаний (особенно крупных) – стандартная часть производственного процесса. За годы работы в организации скапливаются не просто кипы, а буквально целые комнаты счетов, актов, личных дел, приказов, инструкций и других документов. Многие из этих документов со временем теряют актуальность и становятся просто макулатурой, которую, тем не менее, нельзя просто выбросить или уничтожить в «домашних» условиях. Хранение документов организации и их ликвидация – это ответственный процесс, который регулируется законодательно. Если компания не хочет нажить себе административную или даже уголовную ответственность за несоблюдение правил хранения архива, необходимо понимать, какие документы требуют какого обращения. В этом досконально разбираются сотрудники архивных компаний, поэтому работа с подобным службами станет оптимальным решением для любой организации.

В данной статье мы осветим основные риски при некорректном уничтожении документов.

Преждевременное уничтожение документов.

Сколько нужно хранить организационные бумаги?

С 18 февраля 2020 года в силу вступил новый регламент сроков хранения документов, разработанный Росархивом взамен аналогичного, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. Новый регламент сократил количество позиций до 657 и изменил требования к длительности сроков. Общая тенденция – сокращение сроков хранения (в том числе, значительно уменьшилось число документов, которые необходимо хранить постоянно). Мы приведем несколько требований по срокам хранения различной документации.

1. Первичные бухгалтерские документы хранятся не менее 5 лет.
2. Налоговые документы — 5 лет, документы по налоговой задолженности 6 лет.
3. Кадровые документы необходимо хранить 75 лет, если срок их окончания делопроизводством приходится на период до 1 января 2003 года, 50 лет – если документы закончены делопроизводством после 1 января 2003 года.
4. Документы, связанные с ценообразованием (ценники, прейскуранты, документы о разработке цен и тарифов, протоколы соглашения цен) – от 5 до 10 лет в зависимости от конкретной категории документа.
5. Документы на оплату труда (платежные ведомости, расчетные листы, лицевые счета работников, договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, акты сдачи-приемки выполненных работ) – 50/75 лет по тому же принципу, что и в пункте №3 данного списка. В случае отсутствия лицевых счетов платежные ведомости и расчетные листы на выдачу любых оплат хранятся 6 лет.
6. Документы о численности, составе и движении работников, квотировании рабочих мест – 5 лет.
7. Нормы труда (нормы выработки, времени, численности, обслуживания и другие) – 1 год до замены новыми нормами.
8. Приказы, распоряжения по личному составу (о приеме, переводе, перемещении, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации и т.д.) - 50/75 лет.
9. Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении – 50/75 лет.

Полный перечень сроков хранения документации можно увидеть в Приказе от 20.12.2019 № 236.

Уточним, что:

• срок хранения организационных бумаг – это период, который начинается не с момента создания документа, а с момента завершения выполнения его роли, то есть с момента потери актуальности. Сроки хранения документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством. Временные сроки хранения реестров, книг, журналов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение.
• ликвидация самой организации или ее банкротство не всегда служит поводом для прекращения хранения документации: если в Приказе не уточнено, что хранение ведется до наступления этих условий, то даже после ликвидации или банкротства фирмы бумаги должны быть переданы в государственный или муниципальный Архив и находиться там до положенного срока.
• организации могут продлевать сроки временного хранения документов при проведении экспертизы ценности документов, но сокращать их запрещается.

Какова ответственность за нарушение сроков хранения документации?

Общая тенденция последних лет – устрожение наказаний по делам незаконного уничтожения организационной документации. Преждевременное уничтожение документов наказуется по статье 15.11 КоАП, со штрафом от 5 до 10 тысяч рублей. За каждое правонарушение выписывается отдельный штраф, так что при обнаружении двух и более случаев досрочного уничтожения, компания может потерять немалую сумму.

При непредоставлении необходимых бумаг в налоговую службу, компанию ожидает штраф в 200 руб. за каждый непредоставленный документ на основании пункта 1 статьи 126 НК РФ. За грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения (под грубым нарушением понимается отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского или налогового учета) — от 10 000 рублей.

А вот если уничтожение документов приведет к тяжелым последствиям (например, лишение сотрудников пенсии, каких-либо иных выплат и т.д.), возможен уголовный срок для ответственных лиц сроком до 1 года по ст. 325 УК.

Уничтожение документов без оформления подтверждающей документации (договор со сторонней организацией, накладная или акт об уничтожении документов)

Данная ошибка со стороны организации может иметь неблагоприятные последствия в случае, если проверяющая организация во время ревизии затребует демонстрацию уничтоженных документов. Согласно актуальному законодательству, проверяющие органы не имеют права штрафовать из-за отсутствия документов, если они уничтожены по истечении их срока хранения, однако данный факт должен быть подтвержден соответствующей документацией.

Непредумышленное уничтожение документов вследствие форс-мажорных обстоятельств (пожар, стихийное бедствие и т.д.)

Если организационные бумаги теряют свой рабочий вид по каким‑либо форс-мажорным причинам, их ни в коем случае нельзя уничтожать вне определенного порядка действий и без оформления подтверждающей документации. Порядок действий в данной ситуации следующий:

1. Сообщение об утрате документов руководству в форме служебной записки.
2. Получение официального подтверждения произошедшего случая от государственных структур - полиции, МЧС, следственных органов, государственного пожарного надзора и т.д.
3. Создание комиссии по расследованию причин порчи или пропажи документов, составление акта по итогу работы комиссии.
4. Инвентаризация и составление описи утраченных документов.
5. Восстановление документов, подлежащих хранению.

Официальное подтверждение произошедшего случая со стороны государственных структур и составленный по итогам работы комиссии акт служат законным основанием для непредоставления документов при проведении проверочных ревизий. Во всех остальных случаях непредоставление требуемых документов будет оцениваться как нарушение административного, налогового и уголовного кодексов и повлечет за собой соответствующие наказания (штрафы).

Хранение документов после окончание срока хранения

Продолжать сохранять документацию после истечения срока хранения может оказаться рискованно для организации. Штраф может ожидать компанию сразу по двум правонарушениям:

• нарушение правил хранения, комплектации и использования архивных документов - штраф по статье 13.20 КоАП.
• нарушение законодательства о персональных данных – в случае хранения документов, содержащих  персональные данные сотрудников. В определенных ситуациях это может быть расценено как  обработка персональных данных в случаях, неустановленных законом. За это предусмотрен штраф по части 1 статье 13.11 КоАП.

Помните, что своевременное уничтожение документации – закономерный этап ее хранения и использования, однако делать это необходимо только в установленном законодательством порядке.

Уничтожение документации некорректным способом

Основные и надежные способы уничтожения документации:

• термическое уничтожение (сжигание) – самый простой и дешевый метод, который, однако, не рекомендуется применять самостоятельно, без помощи со стороны архивных компаний, во избежание нарушения санитарных, экологических норм и норм безопасности (что может также привести к несению административной ответственности).
• механическое уничтожение (шредирование) – уничтожение с помощью специальных резаков, разделяющих бумагу на множество тонких полосок. Это – основной способ, который применяется архивными службами для ликвидации документов, а зачастую он комбинируется с химическим способом: после шредирования бумага заливается специальным средством, превращающим ее в однородную мягкую массу. После этих процедур при всем желании невозможно восстановить документы и содержавшуюся в них информацию.

Уничтожение не всех копий документации

Необходимо уничтожать:

• все копии документов, в том числе, персональные, страховые и резервные.
• не только бумажные, но и электронные копии документов (если комиссией не было принято решение о сохранении данной документации и переводе ее в электронный вид). Необходимо понимать, что простое удаление электронного документа – не означает его уничтожения. Более-менее грамотный мастер IT легко обнаружит эти файлы на вашем компьютере. Поэтому корректным является запись поверх места, где располагался документ, случайного массива данных («информационного мусора»). Согласно стандарту ведения гражданской документации, должно быть проведено не менее 8 циклов такой перезаписи (для сравнения – в Пентагоне их осуществляют около 50). Данный способ является трудо- и времязатратным, но надежным и гарантирующим полное сохранение вашей «коммерческой тайны».