3 типа компаний, которым необходима система автоматизации документов

Еще несколько десятков лет назад для того, чтобы найти ответы на узкоспециализированные вопросы, необходимо было изучить множество литературы, часть из которой можно было найти только в библиотеках. Сегодня, когда любая информация доступна человеку в несколько кликов, возникает другой вопрос, не менее критичный, – это достоверность данной информации. Разнообразие мнений и статей по одному и тому же вопросу просто зашкаливает. Практически на любой вопрос можно найти абсолютно противоположные рекомендации и руководства к действию.

Я по роду своей деятельности достаточно часто консультирую компании, которые сталкиваются с необходимостью автоматизации документооборота и ее актуальности. На рынке так много вариантов, и неясно, какому из них стоит отдать свое предпочтение. Давайте вместе попробуем разобраться.

Есть несколько причин, по которым подобные вопросы приходят в голову. Чаще всего это связано с неудовлетворенностью текущим процессом обработки документов. Причем речь может идти о различных документах, таких как счета-фактуры, акты, товарно-транспортные накладные, таможенные декларации и даже договоры. Стандартных причин несколько.

Перечислим основные из них:

1. высокая стоимость обработки документов
2. низкая скорость
3. небольшой объем получаемых данных и их низкое качество

Предлагаю рассмотреть каждый из них подробнее.

Первое. Чтобы посчитать стоимость обработки документов, главное рассматривать весь процесс в комплексе. Для оценки стоимости обработки нужно учесть стоимость персонала, задействованного в этом процессе, а также различные накладные расходы:

• зарплаты всех сотрудников, задействованных в обработке документов. Часто вводом занимается человек более высокой квалификации, который стоит гораздо дороже, например, бухгалтер; 
• аренда помещений;
• налоги; 
• коммунальные платежи, уборка, вода, и т.п.; 
• стоимость оборудования; 
• стоимость лицензий ПО.

Второе. Скорость обработки данных. По данным ведущего мирового аналитического агентства AIIM, скорость обработки одного документа при ручной обработке может достигать 41 дня. Казалось бы, как это происходит? А происходит это регулярно следующим образом: приходит документ, полежит несколько дней на одном столе, затем на другом, потом пройдет длинный путь согласований и проверок, и вуаля – спустя месяц он в системе. Повышение скорости обработки – очень актуальная сторона вопроса, оптимизация которой позволит тратить на внесение данных считаные минуты вместо месяца.

И третье. Что касается объемов получаемой и обрабатываемой информации, то тут есть два аспекта. С одной стороны человек сам по себе может обработать определенное количество документов, в среднем не более 800 в неделю и с определенным уровнем качества, которое может варьироваться в зависимости от уровня усталости человека, настроения, и т.д. И с другой стороны, в случае совершения ошибки, нужно привлекать более квалифицированные кадры для ее решения, это, возможно, повлечет штрафные санкции и дополнительные расходы.

В какие цифры в итоге выливаются все выше перечисленные причины*:

1. каждый документ, прежде чем достигнет своего конечного пункта назначения, копируется 19 раз; 
2. около 1200 рублей тратится на то, чтобы привязать нужный документ к нужному делу; 
3. каждый 20 документ теряется; 
4. около 25 часов тратится на то, чтобы найти утерянный документ; 
5. около 7100 рублей тратится на поиск каждого неправильного оформленного документа; 
6. обработка вручную 1 листа печатного текста стоит больше 50 рублей. 

*данные предоставлены аналитическим агентством PwC.

Что я рекомендую делать, чтобы решить существующие проблемы:

1. минимизировать использование бумаги. Многие компании недооценивают свои затраты на бумагу, а они порой составляют до 30% процентов всех затрат на расходные материалы. Очень много бумаги используется в компании неэффективно, потому количество таких операций нужно свести к минимуму, как и само количество бумажных документов; 
2. провести внутренний аудит по эффективности ваших БП в области обработки документов. Вы удивитесь, сколько денег утекает сквозь пальцы;
3. внедрить систему потокового ввода документов. На что важно обратить внимание в этом аспекте: 

• данная система должна быть самообучаема, чтобы закрывать регулярно возникающие новые задания; 
• она должна иметь глубокую интеграцию и совместимость с существующими ERP-системами с той целью, чтобы обеспечить полный цикл обработки данных; 
• желательно, чтобы данная система была легко масштабируема, поскольку важна ее интеграция на протяжении всего цикла работы инфраструктуры заказчика в независимости от протекающих изменений внутри системы; 
• ну и, безусловно, данная система должна быть надежной и отказоустойчивой, чтобы обеспечить непрерывность цикла обработки документов.

И тут мы сталкиваемся с большим многообразием систем, в которых разобраться – проблема. Главное правило в этом деле – решение нужно подбирать под задачу. Когда вам понятна задача, которую необходимо решить, понятны показатели, к которым нужно стремиться, только тогда можно понять, какое решение будет оптимальным. 

Рассмотрим несколько вариантов.

Например, вы – компания, в которой работает около 20 человек. Основу дохода этой компании составляют операции по дистрибуции продуктов питания. Также ведется внутрихозяйственная деятельность. Для обработки всех документов и занесения их в систему учета достаточно одного человека. Годовой оборот документов составляет около 5-7 тыс. документов в год. Что делать в таком случае? 

На мой взгляд, при подобных исходных данных над вопросами автоматизации обработки финансовых документов задумываться еще не стоит. Поскольку поток документов не такой значительный, чтобы можно было говорить о существенной выгоде для компании в случае оптимизации работы на этом участке бизнес-процесса. Более того, и затраты на данном этапе развития компании в области обработки документов не столь велики.

Вы – государственное предприятие с долгой историей, за которую накопилось большое количество документов. Обычно заказчики выражают это количество такой фразой — «ну несколько комнат». И эти документы вы в первую очередь хотите сохранить в читаемом виде. А поскольку они устаревают, день ото дня это становится все сложнее. Во-вторых, было бы хорошо, чтобы эти документы было легко найти, чтобы они всегда были в доступе в нужный момент. Ну и в конечном итоге, хотелось бы построить внутреннюю иерархию, согласно которой хранились бы эти документы. 

В данном случае необходимость использования систем обработки данных на лицо и можно посоветовать приобрести программный комплекс для архивации и хранения документов, поскольку регулярного входящего потока финансовых документов не наблюдается. Это может быть только электронный архив, либо архив в связке с ECM системой.

Или вы – компания, основной бизнес которой составляет продажа автозапчастей. Также ведется логистическая и транспортная деятельность. Общий оборот документов составляет около 60 тыс. документов. Основные документы — это инвойсы от зарубежных поставщиков. В обработке этих документов занято 4 человека. 

В таком случае определенно стоит задуматься уже о какой-то автоматизации обработки данных документов, поскольку есть уже возможность для сокращения затрат, есть регулярный поток. Более того, в случае роста бизнеса и доли компании на рынке у вас будет возможность справляться с большим объемом документов теми же человеческими ресурсами. В целом, глядя на описание данного кейса, мне кажется правильным использование определённых готовых «коробочных» решений, предварительно настроенных для обработки одного конкретного типа документов. У подобных решений есть свои плюсы и минусы. 

К плюсам можно отнести легкость в установке, как таковое отсутствие внедрения. 

К минусам относятся отсутствие кастомизации, жесткость предварительных настроек. 

То есть данные решения закрывают обычно от 50% до 75% ваших задач, в связи с постоянно меняющимися процессами и правилами внутри компании, под которые «коробочные» решения не способны подстраиваться.

Вы – крупная международная компания, занимающая крупную долю на рынке в области производства. У вас большое количество международных финансовых транзакций. Для вас актуальны вопросы как налоговой отчетности, так и МСФО. Количество ваших контрагентов достигает сотни тысяч. Общее количество документов составляет около 1 млн. в год. Более того, эти документы крайне разнообразны: это и инвойсы, и счета, и акты, и таможенные декларации, и приходные накладные, и т.д. В обработке данных из этих документов задействовано целое подразделение высококвалифицированных работников в области финансов и бухгалтерского учета. 

Вот в таком случае необходимость автоматизации просто очевидна, поскольку массив документов регулярный и достаточно большой. И в силу вариативности форм и разнообразия проводимых операций тут явно потребуется надежная система корпоративного класса с высоким уровнем кастомизации и возможностями доработки под конкретную задачу. Чтобы реализованный проект удовлетворял всем вашим задачам на 100% и дал максимальную эффективность для бизнеса.

Возможно, вы уже используете какую-то программу на одном из участков бизнес-процесса. Попробуйте проанализировать насколько эффективно вы ее подобрали, используя предложенную выше классификацию (не нужна автоматизация, нужен архив, подойдут готовые решения, нужна корпоративная система по обработке документов). Ответ на этот вопрос очень важен, ведь от выбора системы очень многое зависит. Если выбрать очень масштабную систему под минимальную задачу, это будет сродни «из пушки по воробьям». Если же наоборот, недооценить трудность вашей задачи и попробовать сэкономить, используя «коробочное» решение, то в итоге вы встретите больше недостатков и трудностей автоматизации, нежели ее плюсов.

Среди большого количества различных систем по решению задач по обработке финансовых документов в крупных компаниях, существует решение Kofax, уникальное в своем роде, которое находится на стыке двух таких областей, как потоковый ввод данных и динамический кейс менеджмент. То есть с помощью данного решения вы сможете не только занести данные из документов, но также настроить различные сценарии и задания на основе полученной из документов информации. Данная система позволит обеспечить сбор входящей информации по различным каналам: сканер, МФУ, e-mail, мобильные приложения и т.д. Далее система разделит документы, определит у каждого, где его начало, а где конец, и затем их классифицирует. Исходя из присвоенного типа документа будет выбран сценарий обработки данного документа, необходимые для извлечения поля, алгоритмы сверок, выгрузка и проводки.

Что даст внедрение подобной системы заинтересованному заказчику:

1. увеличит производительность каждого конкретного сотрудника как минимум в 5 раз за счет оптимизации работы на слабых участках; 
2. увеличит скорость обработки документов; 
3. повысит качество наполнения учетных систем корректными данными;
4. сэкономит значительные средства на обработке документов; 
5. расширит охват рынка на существующих ресурсах.

Любой человек, который слышит эти аргументы, следом задается вопросом: «А что нужно, чтобы внедрить подобную систему?»

В первую очередь нужна заинтересованность с вашей стороны. В таком случае мы организуем встречу, на которой сможем подробно обсудить бизнес-задачу, чтобы оптимально разработать под нее решение. Также потребуется минимальное вовлечение проектной команды с вашей стороны с целью предоставления доступов и прав. Обычно внедрение длится от 6 до 12 месяцев, стоимость его рассчитывается, исходя из конкретной задачи под каждого заказчика. Важно отметить, что скорость возврата инвестиций в среднем по нашим проектам составляет от 12 до 18 месяцев, что, на мой взгляд, очень хороший срок для столь масштабного проекта. Подчеркну, мы говорим о проекте автоматизации обработки финансовых документов объемом около 1 миллиона в год, которые разнообразны по своему внешнему виду и наполнению, и в обработке которых заняты около десятка человек.

Ну и последний вопрос, которым обычно задаются при обсуждении данной темы: «А почему я рекомендую именно Kofax?»

А происходит это потому, что именно данная компания является признанным мировым лидером в области данных решений, об этом свидетельствует аналитический квадрант Forrester’s Multichannel Capture Wave. Более того, она занимается решением данных задач на рынке уже более 25 лет. Мне кажется, уровень доверия легко определить наличием заказчиков у компании. Так вот, 86 компаний из мировых ТОП 100 являются клиентами Kofax, а что может служить лучшей рекомендацией!

Потому советую каждому задуматься над эффективностью построенных процессов в его компании и скорее приниматься за дело. Сейчас наступает то самое время, когда нужно оптимизировать всё по максимуму.

Если вы готовы к решению подобных задач, мы с коллегами с радостью проведём для вас презентацию нашего решения, настроим демонстрацию под вашу задачу.

Если же тема автоматизации документооборота для вас актуальна, но вы хотели бы детальнее ознакомиться с решением, приходите ко мне на вебинары. Я расскажу вам, как в разы увеличить производительность бизнес-процессов на примерах и кейсах, погружу вас в детали технологии и основы искусственного интеллекта, и, конечно же, отвечу на все ваши вопросы.

Зарегистрироваться на вебинары

Запросить бесплатную пробную версию Kofax