Главная > Статьи > Архивное дело > Интервью > Бизнес-подход к организации работы государственных архивов

Бизнес-подход к организации работы государственных архивов

Прочитать позже   Отправить по e-mail

Бизнес-подход к организации работы государственных архивов
В профессиональном сообществе архивистов все чаще возникает вопрос о самоокупаемости государственных архивов, достойных условиях труда и оплаты архивных работников. Бизнес-идеями об организации работы архивных госучреждений делится с читателями генеральный директор компании «Делис Архив» Д. Авдюшин.

Так случилось, что Росархив – ведомство непопулярное. С правительственной точки зрения, в предоставлении государственных услуг оно участвует ограниченно и бюджетные деньги тратит неэффективно*. По мнению подчиненных, это незавидный работодатель, который не отстаивает их права на высоком уровне**. 

В профессиональном сообществе архивистов все чаще возникает закономерный вопрос о самоокупаемости и прибыльности архивов, а также об обеспечении достойных условий труда и оплаты сотрудников архивных учреждений. Обычно архивы оправдываются несовершенством законодательства, нехваткой бюджетных денег и отсутствием необходимых полномочий для осуществления внебюджетной деятельности. Однако у меня есть свой взгляд на перспективы развития государственных архивных учреждений. 

От того почтения, с каким мы относимся к архивным традициям, денег на счетах архивов не прибавляется. Иждивенческие настроения также подрывают эффективность работы архивных учреждений. Как бы непривычно это ни звучало, но многое можно делать без господдержки. Для этого достаточно пополнить привычную профессиональную лексику несколькими магическими словами: «маркетинг», «конкуренция», «рыночные отношения» и «бюджет».

В архивном деле я не новичок, за плечами более 15 лет продуктивной работы на ниве архивного дела. Свою деятельность начинал и сейчас продолжаю в частной архивной компании. Но мне есть с чем сравнивать: я постоянно общаюсь с коллегами и бываю в государственных архивах. В отличие от госучреждений, коммерческим компаниям не от кого ждать финансовой и административной поддержки. Деньги мы зарабатываем, а не получаем: самостоятельно ищем клиентов и оказываем им традиционные архивные услуги, одновременно с этим разрабатывая и внедряя в архивную отрасль современные технологии. Для нас движение – это жизнь, и останавливаться нельзя ни на минуту.

Будучи активными участниками тендеров и электронных торгов, мы отлично представляем объем спроса на архивные услуги и структуру потребителей. Удовлетворить этот спрос может очень небольшое число поставщиков, профессионально оказывающих такие услуги. Вывод удручающий – рынок архивных услуг в России не развит, а государственные архивы в качестве игроков отсутствуют.

По моему мнению, оживлять архивный коммерческий сектор необходимо путем развития конкуренции между государственными архивами и частными компаниями. Конкуренция в любой сфере бизнеса стимулирует рынок, и чем она сильнее, тем более качественные и комплексные услуги получает потребитель. Архивная отрасль России не является исключением. Государственные архивы должны стать основными активными участниками зарождающегося архивного бизнеса в России. В результате совместных действий можно достичь увеличения спроса на архивные услуги со стороны потребителей, формирования профессионального и развивающегося сообщества, а также разработки стандартов оказания услуг, которые будут продиктованы рыночной ситуацией и принятыми в профессиональной среде нормами.

Способы привлечения внебюджетных средств в государственные архивы

Практика показывает, что государственные архивы занимаются не только традиционной для себя деятельностью в пределах выделенных бюджетом средств, но и самостоятельно зарабатывают деньги, оказывая платные услуги по обработке документов. Правда, в этом случае возникает вопрос о том, в каких пределах бюджетные и казенные учреждения могут распоряжаться полученными денежными средствами. Бюджетные учреждения имеют право свободно ими управлять, а казенные такого права не имеют – всю выручку они перечисляют в доход учредителя, то есть Росархива.

Говоря о принципиальной возможности государственных архивов зарабатывать, хочется отметить, что, во-первых, они обладают необходимыми площадями и оборудованием для хранения документов, которые тем не менее не всегда эффективно используются. Во-вторых, в архивных учреждениях есть штат профессиональных работников, чья квалификация гарантирует уровень экспертизы и услуг по обработке документов. В-третьих, архив располагает клиентской базой, сформированной за годы его работы. В-четвертых, финансирование из госбюджета, зачастую весьма ощутимое, покрывает первичные расходы.

Читатели могут возразить, что в большинстве случаев условия для хранения ужасные, площадей недостаточно, а новые не строят, заработные платы ничтожно малы, и необходимая инфраструктура отсутствует. Но поверьте, это отговорки. Сделать из госархива коммерчески успешный отраслевой проект посредством увеличения объема платных услуг – это реальность. Она подтверждается успешным опытом негосударственных архивных компаний и зарубежных архивов, которые сумели грамотно конвертировать архивный капитал в денежный.

Если научиться продавать уникальные профессиональные навыки сотрудников и эффективно использовать имеющиеся площади архивохранилищ, то деятельность госархива будет прибыльной. В целях дальнейшего развития можно привлекать спонсоров. Понимаю, что для российской действительности это звучит фантастично, но чтобы решать социально-значимые задачи инновационными методами, надо мыслить по-новому.

Несомненно, для формирования серьезной стратегии по развитию потребуется время: время планирования и экспериментов. На первоначальном этапе важно правильно расставить приоритеты и регулярно проводить оценку промежуточных результатов для корректировки действий. Для достижения конечной цели – выйти на уровень самоокупаемости и прибыльности – в программу развития архива можно включить следующие мероприятия.

1. Сформировать перечень услуг, оказываемых на платной основе

В первую очередь, нужно определить максимальный перечень услуг, который архив готов оказывать на платной основе. При составлении данного перечня будет полезно «подсмотреть» услуги коммерческих архивных компаний, отечественных и зарубежных архивов. Для выявления иных возможностей необходимо творчески отнестись к организации консультационных, исследовательских и образовательных услуг в соответствии с профилем комплектования. Недаром во французских профессиональных стандартах архивных должностей закреплены требования (!) обладать вкусом, воображением и эстетическим чутьем, знать законы музеографии и сценографии, понимать ожидания публики.

Важно отметить, что основные и прогнозируемые доходы будут приносить традиционные архивные услуги массового спроса: архивная обработка, выполнение генеалогических запросов, хранение документов, методическая помощь и консультации и т.д. Именно продвижению данного спектра услуг необходимо уделять особое внимание. Для этого потребуются разумная политика ценообразования, применение современных маркетинговых технологий и, конечно, специалисты, в совершенстве владеющие навыками бизнес-администрирования и продаж.

2. Разработать документ, регламентирующий порядок оказания услуг

Процесс оказания услуг – это всегда последовательность действий, совершаемых коллективом сотрудников. Чтобы их работа была согласованной и эффективной, нужен организационный документ. Это могут быть Правила работы или Регламент. Главное, чтобы был четко прописан алгоритм выполнения каждой услуги, порядок взаимодействия между структурными подразделениями и сотрудниками, состав документов, сопровождающих все процедуры.

3. Создать продающий архивный веб-ресурс

Основа современного маркетинга – продающий сайт. По статистике основной поток потенциальных клиентов коммерческих архивных компаний приходит через интернет. Существующие в настоящее время сайты архивных учреждений продающими не являются, поскольку сейчас перед ними стоят другие задачи. Наличие информации о платных услугах ничего не меняет. При этом разработка продающего сайта не является непосильным делом. Сегодня крупные вендоры (именно им я отдаю предпочтение) предлагают за разработку и обслуживание сайтов доступные по цене инструментарии.

4. Принимать участие в совместных проектах с архивными компаниями

Следующий способ привлечь в архив дополнительные средства – коммерческие проекты в партнерстве с архивным бизнес-сообществом. Для этого необходимо развивать официальные партнерские отношения с негосударственными архивами и извлекать из этих отношений прибыль. Например, многие госархивы имеют уникальное оборудование (сканеры, микрофильмирующие установки, оборудование для реставрации и т.д.). Бизнес-партнеры госархива способны повысить интенсивность его эксплуатации за счет привлечения своих клиентов. Таким образом, госархивы могут выступать в роли субподрядчика на комплексы или отдельные виды работ по заказам клиентов частных архивных компаний.

DSC_0106.JPG

Наверное, найдутся и иные способы организации коммерческой деятельности: расширение спектра методологического контроля, сертификационные услуги. Было бы желание!

В заключении хочу сказать, что архивный бизнес очень консервативен, но это не плохо. Именно традиционные принципы и методы могут стать главной продающей силой. Несомненно, переход государственного учреждения на коммерческую стезю - сложный, трудоемкий и требующий творческого подхода процесс. Но, будем доверять народной мудрости: «если можешь взобраться на гору, не оставайся в долине».

Д. Авдюшин
генеральный директор компании "Делис Архив"
эксперт НААР

*итоговый отчет «О результатах деятельности экспертных групп по проведению оценки эффективности расходов федерального бюджета и представлению предложений по их оптимизации», подготовленный НИУ «Высшая школа экономики» и Российской Академией народного хозяйства и государственной службы при президенте РФ (см.http://www1.minfin.ru/common/img/uploaded/library/2013/09/
Itogovyy_otchet_ekspertov_VSHE_RANKHiGS.doc )
** Обращение сотрудников РГИА в Правительство РФ (см. http://forum.rusarchives.ru/showthread.php?t=4799)
Полезная статья?
Да / Нет
Прочитать позже В избранное Отправить по e-mail
  • Поделиться в соцсетях:
Только зарегистрированные участники могут оставлять комментарии. Авторизуйтесь или зарегистрируйтесь

Материалы по теме:

Сервисы

Все сервисы

Ваши идеи

Знаете как сделать портал лучше? Поделитесь идеей.