Подпишитесь, чтобы быть в курсе

Главная > Статьи > Архивное дело > Хранение информации на различных носителях. Анализ затрат

Хранение информации на различных носителях. Анализ затрат

Прочитать позже   Отправить по e-mail

В настоящее время все большую актуальность приобретает проблема преимуществ длительного хранения информации на различных носителях и с использованием новых технологий. Нельзя не признать, что внедрение новых технологий связано с дополнительными расходами - замена устаревших систем стоит дорого. Попытаемся, с помощью традиционных методов, сопоставить затраты на хранение и использование информации в течение длительного времени (75 лет) на различных носителях: бумаге, дисках, ленте, пленке.

В настоящее время все большую актуальность приобретает проблема преимуществ длительного хранения информации на различных носителях и с использованием новых технологий. Нельзя не признать, что внедрение новых технологий связано с дополнительными расходами  замена устаревших систем стоит дорого.  С помощью традиционных методов сопоставим затраты на хранение и использование информации в течение длительного времени (75 лет) на различных носителях: бумаге, дисках, ленте и пленке.

Результаты проведенного анализа являются рамочными, предварительными. Для более точного определения себестоимости различных вариантов необходимо проведение более глубокого, многолетнего исследования, аналогичного проведенному ClipperGroup,Inc. в 2008 г.

При расчете себестоимости учитывались:

  1. Оплата труда и обучение/переобучение персонала, занятого на всех этапах хранения, учета и использования информации.
  2. Материальные затраты, связанные с приобретением и содержанием основных средств (стеллажей, дисковых (далее RAID-массив) и ленточных (далее – стример) накопителей, сканеров, компьютеров, микрофильмирую-щего оборудования и т.д.), расходных материалов (бумаги, дисков, лент, пленки и др.
  3. Затраты по содержанию или аренде помещений, зданий, сооружений, обеспечению вентиляции, охраны и пожарной безопасности. Особенно большую роль играют затраты, связанные с энергопотреблением.
  4. Программное обеспечение (с учетом обновления).

Накладные расходы приняты одинаковыми для хранения на бумаге и пленке и большими для хранения на дисковых и ленточных накопителях.

По нашим подсчетам, долговременное (в течение 75 лет) хранение, учет и использование 1 условной единицы хранения на бумажном носителе (100 листов) в настоящее время, при существующем уровне оплаты труда, тарифов на электроэнергию и т.д., в год обходится в среднем в 30 руб. Из них на обеспечение хранения расходуется около 23 руб., на учет и использование около 5 руб.

Часть затрат являются единовременными (на материалы и оплату работ по переплету, оформлению обложек дел, шифровке, нумерации листов, описанию, составлению учетных документов и т.д.), часть – повторяющимися через определенное количество лет. Например, наряду с единовременными работами по картонированию, практикуется периодическое перекартонирование, связанное с закупкой новых архивных коробок, оплатой труда работников. А это, в свою очередь, влечет за собой работы по перемещению, оформлению ярлыков и т.д. Довольно большую долю в себестоимости хранения «бумажного» дела имеют выдача и подкладка дел и часто проводимое обеспыливание. В зависимости от состояния НСА, трудоемким, а значит «дорогим» бывает поиск необходимых данных.

Поскольку все основные затраты, формирующие себестоимость «бумажного дела», постоянно растут (зарплата, аренда и стоимость содержания помещений, материалы и т.д.), его хранение с каждым годом становится все более дорогим. Если в первый год стоимость 1 усл. ед. хр. составляет 11,9 руб., то в конце срока хранения (даже при неизменных ценах и зарплатах) – 49 руб., т.е. в 4 раза дороже. 

Возможности для снижения себестоимости при хранении на бумажных носителях ограничены. Они реальны только с привлечением современных технологий, внедрением электронных поисковых систем, электронного учета и т.п., что трансформирует саму традиционную систему хранения, учета и использования документов на «бумажных» носителях.

Поиск путей снижения расходов на хранение «бумажных» дел может привести к использованию материалов более низкого качества, экономии на обеспечении условий хранения, и, как следствие, – к утрате документов.

Обратную картину дает хранение данных на пленке (микрофильмы, микрофиши). Начальный этап  – процесс микрофильмирования, обеспечение условий хранения – требуют серьезных материальных затрат. Единовременные затраты на микрофильмирование 1 усл. ед. хр. составляют более 800 руб. Они включают закупку дорогостоящего оборудования, обучение персонала, установку системы водоподготовки и др.Оборудование необходимо и для контроля качества, считывания информации с пленки. Значительную долю в себестоимости составляют расходы на покупку пленки, реактивов, очистителей, утилизацию отходов.

Однако со временем хранение 1 усл. ед. хр. на пленке становится все более дешевым, а затем стабилизируется на одном уровне, и в дальнейшем будет мало изменяться.

Что касается учета и использованиямикрофильмов и микрофишей, то (за исключением необходимости в специальных довольно дорогих читальных аппаратах) здесь не так много отличий от «бумажного» варианта. Все зависит от особенностей НСА.

В результате, по нашим оценкам, средняя стоимость хранения, учета и использования 1 усл. ед. хр. на пленке (хранится в течение 75 лет) составляет около 40 руб. Но пленка храниться гораздо дольше (по сравнению и с бумагой, и с дисками, и с лентой), а сравнительно высокая себестоимость компенсируется высокой сохранностью и компактностью хранения. Кроме того, современные технологии позволяют маркировать пленки штрих-кодами и метками для последующей машинной обработки и автоматизации поиска данных, а также осуществлять одновременную оцифровку данных.

Соотношение затрат на хранение, учет и использование близко к «бумажному» варианту: из 40 руб. на хранение расходуется около 30 руб., на учет и использование – примерно 6 руб.

В 2008 г. в издании ClipperNotes были опубликованы результаты расчетов по сравнению стримеров (ленточных накопителей) и дисковых массивов. Согласно их выводам стример имеет значительные преимущества перед RAID-массивом по стоимости и энергопотреблению при длительном хранении и больших объёмах хранимых данных.

Стоимость хранения на дисках почти в 23 раза больше, чем на ленте, а стоимость энергии при хранении на дисках почти в 290 раз выше, чем на ленте.Так, например, для поддержания в постоянном доступе архива размером 6,6 петабайт в течение 5 лет, стоимость дисковой системы (RAID-массивов, контроллеров, разветвителей, дисков, питания, охлаждения и пр.) составит 14,7 млн долларов (в том числе стоимость электроэнергии — 550 тыс. долларов), в то время как стоимость ленточной библиотеки — менее 700 тыс. долларов (в том числе стоимость электроэнергии – 304 доллара). Исходя из этих расчетов хранение 1 усл.ед.хр. в течение 1 года в RAID-массиве стоит 5, 35 руб; в стримере – 2,5 руб.

По времени расходы распределены неравномерно. Большая их часть и в том, и в другом случае приходится на начальный этап хранения, когда приобретается все необходимое оборудование. Затем происходит сокращение затрат в расчете на 1 ед. хр. информации.

Наши расчеты показали, что хранение, учет и использование 1 усл. ед. хр. (400 Мбт) на дисках в течение 75 лет в среднем в год обойдется в 25 руб. Подтверждаются выводы ClipperNotes, что основной объем затрат приходится на начальный этап хранения и использования. В отличие от хранения информации на бумаге и пленке, значительную долю в себестоимости составляет программное обеспечение. Повышается доля затрат на оборудование в учете и использовании, так как при хранении информации на ленточных или дисковых накопителях иные, традиционные, методы ведения учета уже невозможны. Одновременно может произойти значительное сокращение, и как следствие, снижение расходов на оплату труда персонала.

Проблемы, с которыми связано хранение документов в электронной форме, хорошо известны: возможная несовместимость с новыми устройствами или новым программным обеспечением; недолговечность носителей (дисков), а значит необходимость перезаписи; вирусы и т.д.

В целях обеспечения большей сохранности и наиболее удобного и быстрого доступа к информации, в настоящее время все чаще начинают использоваться комбинированные способы хранения. Например, COM-системы позволяют переводить на микропленку любые форматы цифровых данных. С другой стороны, практикуется перевод данных с пленки в цифру. Появление подобных устройств (систем) свидетельствует, что наиболее эффективным (с точки зрения обеспечения сохранности и стоимости) будет сочетание хранения данных в дисковых или ленточных накопителях и на пленке.

Т. И. Любина,
директор ГБУ МО «Государственный архив
историко-политических документов
Московской области» 

Полезная статья?
Да / Нет
Прочитать позже В избранное Отправить по e-mail
  • Поделиться в соцсетях:
Только зарегистрированные участники могут оставлять комментарии. Авторизуйтесь или зарегистрируйтесь


Семинары

Все семинары

Сервисы

Все сервисы

Ваши идеи

Знаете как сделать портал лучше? Поделитесь идеей.

Информационный портал НААР создан сообществом экспертов архивной отрасли РФ. Целью портала является сбор и обобщение, а также анализ всей информации, размещенной в Интернете и в других источниках, имеющей отношение к документам.
На сайте размещены свежие новости и пресс-релизы архивных компаний России, СНГ и зарубежья.

© 2016 - архивный портал naar.ru