Применение перечней для определения сроков хранения документов, образованных до 2010 года

Основным нормативным документом при определении сроков хранения документов являются перечни. Обязательность их применения установлена ст. 17 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». 

Также перечни упоминаются в качестве инструмента при проведении экспертизы ценности в Основных правилах работы архивов организации (М., 2002 г.) и в Основных правилах работы ведомственных архивов (М., 1986 г.), которые до сих пор остаются официально действующими документами. Аналогичная информация содержится в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (М., 2007 г.).

Юридическая сила вышеперечисленных правил разная: одни имеют регистрацию в Минюсте, другие утверждены либо одобрены коллегией Росархива. Однако все они являются нормативными регуляторами архивных процессов, в том числе проведения экспертизы ценности документов. Право устанавливать такие правила закреплено за Росархивом. Следует лишь обратить внимание, что ни в Федеральном законе, ни в указанных правилах ни слова не говорится о порядке, механизме ввода в действие перечней.

Такие указания можно найти в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения 2000 года (пункт 3.13). Звучат они следующим образом:

С введением в действие настоящего Перечня часть 1-ю "Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения" (М., 1989), утвержденного Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15 августа 1988 г., считать утратившей силу применительно к указанным в данном Перечне управленческим документам, начиная с середины 90-х годов ХХ в. (с 1995 года). Для отбора управленческих документов за более ранний период времени (80-е - первую половину 90-х годов), а также специфической (отраслевой) документации применяется "Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения" (М., 1989). 

Наряду с ними следует применять "Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР" (М., 1973), систему перечней по научно-технической документации, а также ведомственные перечни, примерные номенклатуры дел организаций, решения ЦЭПК Росархива о сроках хранения определенных документов.

К сожалению, перечень 2010 года не сдержит никаких указаний по его применению. Минюст в инициативном порядке исключил эту информацию из документа. Но в подготовленном проекте нормативного акта был пункт, содержащий механизм применения перечней  (пункт 3.12):

С введением в действие настоящего Перечня «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения « (М., 2000) утрачивает силу. Для отбора управленческих документов за период времени с 80-х годов до первой половину 90-х годов, а также отраслевой документации применяется 1-я часть «Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения» (м., 1989). Для отбора документов с 1995 по 2010 гг. применяется «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2000). 
Наряду с ними следует применять «Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР» (М., 1973), систему перечней по научно-технической документации, а также ведомственные перечни, примерные номенклатуры дел организаций, решения ЦЭПК Росархива о сроках хранения определенных документов.

Конечно, эти указания, не увидевшие свет, никакой юридической силы не имеют, но они дают представление, как принято в архивной практике применять перечни в отдельные хронологические периоды.

Отдельно стоит сказать о юридической коллизии, связанной с перечнем 2010 года. По закону перечень вступал в силу по истечении десяти дней после его официального опубликования.

Минюст 8 сентября 2010 г. (регистрационный № 16380) зарегистрировал перечень и опубликовал приказ Минкультуры РФ о его утверждении в Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти № 38 от 20 сентября 2010 г. (с. 159), но приказ был опубликован без приложения, т.е. собственно перечня.

В соответствии с Указом Президента РФ от 23 мая 1996 г. № 763 «О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти» нормативные акты федеральных органов исполнительной власти подлежат официальному опубликованию в «Российской газете» или Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти в течении 10 дней после дня их регистрации. Официальным опубликованием считается первая публикация их полных текстов.

На сайте Росархива перечень имеет отсылку именно к упомянутому нами Бюллетеню, и соответственно считалось, что с 30 сентября 2010 г. перечень вступил в силу и соответственно номенклатуры дел в организациях на 2011 год должны были составляться уже в соответствии с новым перечнем.

Факт вступления в силу этого нормативного документа оспорили ряд коммерческих фирм. По их мнению нельзя было считать перечень вступившим в силу в связи с тем, что полный текст собственно документа не был опубликован, а только приказ о его утверждении. Спор решался в судебном порядке. В результате этот приказ Минкультуры РФ с приложением (перечнем) был еще раз опубликован в Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти № 38 от 19.09.2011 г. (с. 3-166).

В связи с таким поздним опубликованием перечень вступил в силу с 29.09.2011 г. Получается, что только в номенклатурах дел на 2012 год могли были быть указаны новые сроки хранения документов организации и применять их следует по отношению к документам, созданным с 1 января 2012 г.