Главная > Статьи > Электронное делопроизводство > А нужны ли кассовые документы в электронном виде?

А нужны ли кассовые документы в электронном виде?

Прочитать позже   Отправить по e-mail

А нужны ли кассовые документы в электронном виде?
Считается, что исключая из бухгалтерского учета бумагу как главное средство фиксации фактов хозяйственной жизни при оформлении первичных учетных документов, повышается эффективность управления информацией и оперативность взаимодействия между сторонами. Но, к сожалению, переход к электронному формату не решает в полной мере вопрос организации бухгалтерского делопроизводства. И в первую очередь это связано с удобством пользования. Своим опытом делится аналитик сервиса Synerdocs Александр Валеев.

Недавно мне «повезло» столкнуться с интересным случаем. На производстве вышла из строя машина, потребовалось срочно купить за наличные нужную деталь. Подотчетному лицу выписали в бухгалтерии расходный кассовый ордер, но руководителя и главного бухгалтера нет на месте – подписать документ некому. Без подписей кассир деньги не выдает. Чтобы производство не простаивало, сотрудники (в том числе и кассир) скинулись на покупку недешевой детали из личных денег. Такое, к сожалению, бывает.

А что было бы, если б расходный кассовый ордер создали в электронном виде, а главный бухгалтер и руководитель подписали его, используя средства электронной подписи? Возможен ли перевод кассовых документов в электронный вид? 

В указании Банка России от 11 марта 2014 г. N 3210-у «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» предусматривается работа со следующими видами кассовых документов:

  • приходный кассовый ордер; 
  • расходный кассовый ордер; 
  • кассовая книга; 
  • журнал регистрации кассовых документов; 
  • книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств.

В этом же документе (п.4.7. Указания Банка России) разрешается ведение кассовых документов в электронном виде:

«Документы, предусмотренные настоящим Указанием, могут оформляться на бумажном носителе или в электронном виде.

Документы в электронном виде оформляются с применением технических средств с учетом обеспечения их защиты от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации. Документы, оформленные в электронном виде, подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями Федерального закона от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи». 

Значит в электронный вид можно перевести все кассовые документы. Но какие требования предъявляются к электронным документам и будет ли это действительно удобно?

Простая электронная подпись (ЭП) отпадает сразу, поскольку технически не позволяет отследить искажения и исправления подписанной информации. А при использовании неквалифицированного сертификата ЭП, необходимо заключать соглашение с каждым, кто обратится в кассу с приходом или расходом. Очевидно, подписывать электронные кассовые документы следует квалифицированной электронной подписью.

Итак, каждый, кто подписывает документы, должен иметь сертификат квалифицированной электронной подписи (руководитель, главный бухгалтер и кассир), что не так уж сложно, если речь не идет о кассовых ордерах. Например, расходный кассовый ордер должен подписать получатель денежных средств, а он не всегда может иметь квалифицированный сертификат.

В случае получения денежных средств необходимо выдать квитанцию от приходного кассового ордера лицу, вносящему денежные средства. Конечно, электронная квитанция может формироваться автоматически, но как она должна выглядеть и как ее передать лицу, внёсшему деньги - загадка. В указании Банка России об этом не говорится. Как вариант, можно передавать электронную квитанцию, подписанную квалифицированной электронной подписью, через оператора ЭДО, который может обеспечить доступ физических лиц к электронным документам и их хранение.

Несмотря на то, что кассовые документы можно переводить в электронный вид уже давно, об успешной практике не слышно. Возможно, время электронных кассовых ордеров еще не настало – слишком много открытых вопросов, слишком мало владельцев сертификатов квалифицированной электронной подписи среди физических лиц. Но что мешает перевести в электронный вид кассовую книгу, журналы регистрации кассовых документов и книгу учета денежных средств? Намного быстрее и проще сформировать электронный документ и подписать его сторонами (учитывая, что все стороны – сотрудники одной организации), чем ежедневно распечатывать и подшивать кассовые бумаги, которые еще надо где-то хранить. Тем более оправдано использование электронных кассовых документов и сервисов электронного обмена, если используются услуги удаленной бухгалтерии.

Возвращаясь к нашему примеру из жизни, представим себе ситуацию: требуемый документ, созданный в электронном виде, отправлен на подпись руководителю и главному бухгалтеру. Они его тут же подписывают (убедившись, в том, что деньги пойдут на нужды производства, а в кассе достаточно средств). Деталь оперативно куплена и установлена. Производство не простаивает, а сотрудники не потрошат свои кошельки. Цена вопроса – стоимость одного сертификата электронной подписи для подотчетного лица.

А. Валеев 
 аналитик сервиса Synerdocs
Полезная статья?
Да / Нет
Прочитать позже В избранное Отправить по e-mail
  • Поделиться в соцсетях:
Только зарегистрированные участники могут оставлять комментарии. Авторизуйтесь или зарегистрируйтесь

Материалы по теме:

Сервисы

Все сервисы

Ваши идеи

Знаете как сделать портал лучше? Поделитесь идеей.