Подпишитесь, чтобы быть в курсе

Главная > Статьи > Архивное дело > Архив и бизнес-планирование. Используем опыт Национальных архивов Великобритании

Архив и бизнес-планирование. Используем опыт Национальных архивов Великобритании

Прочитать позже   Отправить по e-mail

Архив и бизнес-планирование. Используем опыт Национальных архивов Великобритании
С точки зрения стратегического планирования, архив – место удивительное. В учреждении, где хранятся тысячи документов, нет едва ли не самого главного – бизнес-плана. Нет, это не финансовый отчет и не инструкция к тому, как конвертировать архивные услуги в рубли. Бизнес-план архива – это компас, помогающий держать паруса по ветру даже в трудные времена. Мы заглянули к нашим британским коллегам, чтобы выяснить, куда держат путь Национальные архивы Великобритании и как скроен бизнес-план одного из самых успешных архивов в мире.

В общем смысле бизнес-план – это план или программа операций и действий, которые позволят организации или учреждению добиться эффективности. Если раньше под эффективностью главным образом понималось качественное выполнение архивом своих социальных обязательств, то сегодня Росархив и подведомственные ему службы все чаще заявляют о необходимости монетизировать архивные услуги с помощью новых моделей взаимодействия с аудиториями (см. О том, как в российских архивах жить хорошо. Создание информационного ресурса как важное направление деятельности архива). И, как показывает зарубежный опыт, развитие цифровых (электронных) архивов является наиболее питательной почвой для прилива финансовых потоков.

Взгляните на бизнес-план Национальных архивов Великобритании For the Record. For Good, охватывающий период с 2011 по 2015 гг. (в ред. март 2014 года). Согласно приведенным в нем данным, прибыль от инновационной коммерческой деятельности с 2006-2007 по 2009-2010 гг. удвоилась! Отчеты 2010 года бухгалтеры архива закрывали цифрой £10 млн (около 500 млн руб. по курсу 2010 года). Главным драйвером изменений британцы называют значительный рост сегмента семейной истории, который в основном поддерживается цифровыми архивами в онлайн-среде. Как мы покажем позже, оцифровка документов, их публикация в сети и совершенствование прикладных инструментов (например, сервисов загрузки, редактирования и пр.) составляют ядро британских инноваций. Благодаря агрессивному акценту на «цифре» и «комфортизации» традиционных услуг Национальные архивы Великобритании по праву называют себя одним из самых больших и успешных архивов в мире.

UK National Archives: бизнес-инструкция по применению

Структура бизнес-плана Национальных архивов Великобритании

Для тех, кто идеализирует жизнь зарубежных архивов, сразу следует сказать о том, что кризис последних лет ударил по британским службам урезанием бюджета. По сути бизнес-план 2011-2015 гг. – антикризисный. Он составлен с учетом ограниченного финансирования. При этом во вступительной части плана («Наша роль и обязанности») архивисты уверяют нас в том, что это никоим образом не сказалось на качестве архивных услуг и даже в трудные времена они выполняют свои обязательства перед обществом.

Во-первых, речь идет об исполнении нового правила 20 лет (20-year rule), переход к которому стартовал в 2013 году. Начиная с 1 января 2015 года (2 этап) правительственные службы должны передавать в архивы и, следовательно, делать публичными документы по истечении 20 лет с момента их создания, а не 30 лет, как это было ранее. Во-вторых, UK National Archives ответственны за формирование и поддержание базовой инфраструктуры современного архива. Она состоит из двух компонентов: цифровой и физической инфраструктуры. Цифровая инфраструктура обеспечивает управление больших массивов документов, их сохранность и, что немаловажно, способна к приращению. Главные характеристики физической инфраструктуры складываются из экологической устойчивости (британский бизнес-план не лишен «зеленой» окраски) и качества работы, которая бы обеспечивала сохранность документов и удовлетворяла потребности пользователей. О том, как приблизиться к созданию этой среды, рассказывают самые прагматичные части бизнес-плана «Стратегические приоритеты 2011-2015» и «Бизнес-приоритеты 2014-2015».

Для каждой из пяти стратегических линий разворачиваются цели, их общее описание и перечень сопутствующих мероприятий. Любопытно, что в формулировке стратегических приоритетов авторы избегают безличных конструкций вроде «информатизация», «инновация» и т.п. Вместо этого в бизнес-плане звучит уверенное заявление-обещание: «мы будем…», «мы расширим…» и пр. Но обо всем по порядку.

— Мы определим новый подход к будущим документам и их сбору.

В основе нового подхода – растущие потребности нового общества: «Наша роль – четко определить потребности государственных служб в цифровую эпоху и обеспечить эффективное хранение даже в трудные времена». Суть нового подхода уже была озвучена во введении. Это правило 20 лет и создание инфраструктуры цифровых документов. Что предлагается сделать по двум этим направлениям? Для министерств будут разработаны четкие стандарты, руководства и рекомендации по переходу к 20-year rule, а также опубликованы отчеты с результатами (уже реализовано). Кроме того, к 31 марта 2015 года планируется «заселить» цифровые документы на платформу Digital Records Infrastructure (DRI). Главные заявленные принципы этой линии работы (впрочем, как и всей деятельности архива) – прозрачность и планомерность.

— Мы внедрим инновации, чтобы обеспечить сохранность бумажных и цифровых документов.

Поле инноваций Национальных архивов Великобритании обширно. Оно охватывает все основные источники данных, включая веб-сайты, интранеты, почтовые системы, системы управления документами и др. При этом самым большим участком инновационной зоны является «цифра». Цифровое направление архива включает выполнение следующих задач:

  • Архивирование фондов гуманитарных наук: к 31 марту 2015 года планируется завершить исследование организаций и исполнителей в этой области с целью определить коллекции, которые необходимо сохранить в архиве и выгрузить в онлайн-среду.
  • Перевод всех образов «суррогатных» оцифрованных документов, хранимых на различных носителях, включая магнитные ленты и жесткие диски, в Digital Records Infrastructure, с целью предотвратить их утрату или порчу, а также обеспечить быстрое и эффективное копирование. По замыслу архива к концу марта не должно остаться ни одного суррогатного образа на отдельном физическом носителе.
  • Трансформация инфраструктуры дата-центра Национальных архивов Великобритании, к которой относятся миграция услуг на новые современные платформы с большей вместимостью и замена оборудования с истекшим сроком службы. Так, к 31 марта 2015 года планируется осуществлять ИКТ-услуги с меньшим числом (сокращение на 25%) физических серверов и с использованием виртуальных серверов. Физические серверы, купленные до 2006 года или с истекшим сроком службы, будут списаны к этому же сроку.
  • Работа с данными правительственного веб-архива Government Web Archive – через обеспечение доступа к публичным цифровым документам и безопасное сохранение копий.

Стоит замолвить несколько слов и о «зеленом» направлении. Национальные архивы Великобритании внятно доказывают, что экологичность и устойчивое развитие для них не просто вербальная дань моде, а реальное положение дел. Судите сами: к концу этого месяца архив намерен достигнуть сокращения выбросов углерода на 25%. И он знает, как это сделать. По плану – снижение потребления воды на 20%, замена 60% компьютеров на более технологичные машины (с использованием технологии «тонкого клиента»), замена градирен в главном здании архива и выполнение обязательств по программе Greening Government.

— Мы расширим финансовую базу, чтобы гарантировать поддержку архивам в трудные времена.

Помимо поиска партнеров и благотворителей, это направление стратегического развития включает развитие собственных «мощностей»: знаний, способностей и навыков, которые повышают шансы на победу в советах финансирования. Часть средств ожидается получить через официальные публикации, а также путем:

  • Улучшения онлайн-возможностей. Внедрение более эффективного сервиса закачки документов и разработка новых продуктов, обеспечивающих прибыль от закачек. К 31 марта также планируется обеспечить к закачкам удаленный доступ для групп (институциональных пользователей). Содержание новых продуктов в бизнес-плане не уточняется.
  • Запуска услуги исторического дизайна – сервиса, позволяющего дизайнерам (а также студентам-дизайнерам) получить доступ к более чем 1000 документов по дизайну (мода, искусство, интерьер и др.). Услуга предоставляется платно: годовая подписка стоит £150.

— Мы будем гибки, уверенны, благонадежны и результативны.

Это ценностный уровень бизнес-плана. Британцы хорошо понимают, что декларация принципов – это только полдела, поэтому большое внимание уделяется «инвестициям» в человеческие ресурсы. «Развивать людей и культуру» – обозначено в качестве одной из целей подраздела. Реальные шаги на пути к этому – дальнейшее развитие корпоративного обучения Civil Service Learning и разработка современного плана обучения (завершено к 30 июня 2014 года). Отметим, что Национальные архивы Великобритании участвуют в исследовании Civil Service Engagement, показывающем увлеченность и удовлетворенность гражданских служащих своей работой. И, конечно, в интересах архива удерживать позиции высокой эффективности. Не исключено, что регулирование среднесписочной численности сотрудников и уровня заработной платы, намеченных к 31 марта 2015 года, являются частью этого интереса.

— Мы обеспечим большую открытость и востребованность документов, а также гарантируем, что они не будут дискриминировать интересы отдельных групп.

В архиве, где помимо половозрастных характеристик учитывается разнородность персонала (национальность, физическая ограниченность, количество женщин на руководящих должностях), политика в отношении документов не менее дифференцирована. На идеях открытости и толерантности строятся модели работы с новыми аудиториями и партнерами, формируются новые подходы и технологии, лучшие из которых становятся трамплином для последующих изменений. Метод отбора нового основан на поиске «лучших практик». Это все те кейсы и истории успеха, которые в том числе можно найти на сайте самого архива (см. 8 способов привлечь посетителей в архив). Возвращаясь к практической части бизнес-плана, можно отметить следующие мероприятия, стоящие на фундаменте открытости и общедоступности архивных материалов:

  • Закончить оцифровку и публикацию полного комплекта карт Naval Records, включающего около 60 тыс. документов (31 марта 2015 года), а также завершить второй этап Unit War Diaries (с участием волонтеров).
  • Улучшить онлайн-сервисы архивной отрасли: создать и протестировать инструменты, позволяющие редактировать и осуществлять автоматическую выгрузку архивного каталога и ресурсов, имеющих отношение к системе Discovery. Оказать помощь архивам в применении новых инструментов (бета-тестирование к 31 марта 2015 года).
  • Улучшить доступ к legislation.gov.uk (ресурс нормативно-правовых документов) путем обновления законодательной базы. Для этого были привлечены эксперты – члены правительства. Повысить показатель внутренней продуктивности планируется за счет прямого внесения поправок (редактирования) базы.
  • Сделать обзор существующих услуг с перспективой на будущее: реализовать пилотные проекты к 31 марта 2015 года. Среди прочих: использование посетителями собственных устройств в читальном зале главного здания архива, улучшение сервиса копирования документов и др.
  • Внедрить эффективные решения для повторного использования информации публичного сектора в коммерческих и иных целях – в сотрудничестве с чиновниками Шотландии, Уэльса, Северной Ирландии. Выполняется в рамках обязательства № 20 The National Action Plan for the Open Government Partnership, которым установлено, что документ должен храниться в читабельном машинном формате, материалы – воспроизводиться на правах лицензии открытого правительства и др.
  • Обеспечить доступ к официальным публикациям: проверить новую модель работы к 31 марта 2015 года.

Расходы архива и информационная стратегия

Разделы «Ведомственные расходы» и «Общие статьи расходов» позволяют оценить то, насколько эффективно архив расходует общественные средства. В таблице ниже приведены фактические и запланированные расходы бюджетных средств по нескольким категориям: административные расходы (включая затраты на работу Национальных архивов Великобритании), программные и капитальные (например, на здания, новое оборудование) расходы.

ТАБЛИЦА РАСХОДОВ НАЦИОНАЛЬНЫХ АРХИВОВ ВЕЛИКОБРИТАНИИ С 2010 ПО 2016 ГОДЫ

£млнИсходный
показатель
2010-2011
Итог
2011-2012
Итог
2012-2013
Дополнительные
бюджетные
ассигнования
2013-2014
Основные
бюджетные
средства
2014-2015
Основные
бюджетные
средства
2015-2016
Административные 11.97.77.57.78.18.5
Программные25.124.222.321.421.419.9
Капитальные2.13.84.52.32.01.2
Итого из бюджета выделено:39.135.734.331.431.529.6

Итоговые расходы из бюджета с 2010 по 2016 годы

На сайте архива также можно познакомиться с тем, сколько денег было затрачено на ИКТ, кадровый, финансовый отделы, отдел снабжения и на выплаты третьим лицам. Архив публикует онлайн-отчеты о контрактах, тендерах, покупках выше £10 тыс., потреблении электроэнергии и др. Это часть информационной стратегии и прозрачности, в которую помимо указанного входит раскрытие данных о разнородности персонала, больничных, времени, затраченном на доставку документов пользователям, удовлетворенность персонала работой многое др. (последний раздел «Информационная стратегия и прозрачность»).

Размах большой. И, кажется, гигантский организм архива успешно справляется с намеченными планами. В трудные времена. В подвижной среде, где выживает маневренность, гибкость и энергичность. «Компетенция и энтузиазм наших сотрудников – поистине наше самое большое достоинство. И каждый из нас гордится быть частью Национальных архивов», – заявляют авторы бизнес-плана. Загляните на сайт архива (см. The National Archives UK в сети: «Вход свободный. Бронь не нужна») и убедитесь в том, что на внятных планах вырастают убедительные действия.

НААР.РУ ©

Полезная статья?
Да / Нет
Прочитать позже В избранное Отправить по e-mail
  • Поделиться в соцсетях:
Только зарегистрированные участники могут оставлять комментарии. Авторизуйтесь или зарегистрируйтесь

Материалы по теме:

Информационный портал НААР создан сообществом экспертов архивной отрасли РФ. Целью портала является сбор и обобщение, а также анализ всей информации, размещенной в Интернете и в других источниках, имеющей отношение к документам.
На сайте размещены свежие новости и пресс-релизы архивных компаний России, СНГ и зарубежья.

© 2016 - архивный портал naar.ru