Подпишитесь, чтобы быть в курсе

Закон в помощь: делопроизводство и архивы

Прочитать позже   Отправить по e-mail

Архивное законодательсто и основные делопроизводительные акты нередко упускаются из виду уполномоченными сотрудниками организации. Для того чтобы не паниковать, когда настанет момент архивной обработки, предлагаем вам заранее ознакомиться с законодательной базой, знание которой необходимо для работы архивного отдела.

Грамотная обработка документации крайне важна для успешного развития современного предприятия. Любые операции с документами должны проводиться в соответствии с нормами архивного законодательства. Незнание нормативной базы и законов, регламентирующих архивное дело, на первый взгляд упрощает процесс обработки, хранения и уничтожения документации, но в то же время такой подход чреват негативными последствиями.

Нарушение архивного законодательства

Нарушение архивного законодательства влечет за собой гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации (гл. 7, ст. 27 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Чтобы избежать проблем с законом и больших финансовых потерь, необходимо хорошо знать архивное законодательство.

В настоящее время делопроизводство и документооборот регулируются федеральным законом об архивном деле, законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами. Кроме того, существует инструкции, перечни, положения и правила, касающиеся делопроизводства в различных госструктурах.

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» с изменениями от 13.05.2008 г.


Федеральный закон определяет основные категории документов (гл. 1, ст. 3); полномочия субъектов Российской Федерации, муниципальных образований в области архивного дела (гл. 1, ст. 4); понятие архивного фонда (гл. 2). Он также определяет документы, относящиеся к государственной (гл. 2, ст. 7), муниципальной (гл. 2, ст. 8), частной собственности (гл. 2, ст. 9).

Также закон регулирует управление архивным делом в РФ (гл. 3), в частности создание архивов (ст. 13). В тексте документа вы найдете информацию о хранении и учете архивных документов (гл. 4); комплектовании архивов архивными документами (гл.5); сроках хранения документов (гл.5, ст.22); доступе к архивным документам и их использовании (гл.6).

Стоит учитывать, что федеральный закон регламентирует работу только государственных архивов и не содержит положений об архивах организаций.

Вышеуказанный федеральный закон является основным среди других актов архивного законодательства. Иные законы и нормативные правовые акты РФ, субъектов РФ, муниципальные правовые акты об архивном деле не должны противоречить ему (гл. 1, ст. 2, п.2 ФЗ № 125 от 22.10.2004 г.).

Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива 06.02.2002 г.)


Документ регламентирует работу ведомственных архивов. Правила содержат информацию о видах архивов, их основных задачах и функциях (гл. 1). Информация об экспертизе ценности документов изложена в главе 2. Из нее можно узнать, на основании чего и как проводится экспертиза ценности, посмотреть подробное описание задач и функций экспертизы ценности.

Комплектование архива описано в главе 3; в ней в частности содержатся положения об источниках комплектования архивов (п. 3.2), составе документов, подлежащих передаче в архив (п. 3.3), номенклатуре дел (п. 3.4), порядке и оформлении дел (п. 3.5) и их описей (п. 3 .7).

Также в Правилах есть информация об обеспечении сохранности документов архива (гл .4), организации (гл. 5) и учете документов в архиве (гл. 6); научно-справочном аппарате к документам архива (гл. 7); использовании документов архива (гл. 8); порядке передачи документов архива на постоянное хранение (гл. 9); организации работы архива (гл. 10).

Правила также включают ряд приложений. Ниже приведены некоторые из них:

  • форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения;
  • форма годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения;
  • форма годового раздела сводной описи дел по личному составу;
  • форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
  • форма номенклатуры дел организации;
  • форма внутренней описи документов дела;
  • форма акта о выдаче дел во временное пользование;
  • форма журнала учета поступления и выбытия электронных документов;
  • форма акта приема-передачи документов на государственное хранение;
  • форма акта о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;
  • форма акта о технических ошибках в учетных документах;
  • форма журнала регистрации выданных копий, выписок, справок, тематических материалов;
  • форма годового плана работы архива.

Государственный стандарт Российской Федерации «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (ГОСТ Р 51141-98)


В ГОСТе содержатся дефиниции, классифицированные по нескольким главам. Помимо стандартизированных терминов в ГОСТе дано точное определение всех понятий, связанных с делопроизводством документированием, организацией работы с документами, архивным делом, обеспечением сохранности документов, научно-информационной деятельностью архивов. Так, открыв данный документ, можно быстро найти определение нужного термина, например, узнать, что такое кинодокумент или гриф согласования.

Государственный стандарт Российской Федерации 7.50-2002 «Консервация документов»


ГОСТ «Консервация документов» включает информацию о режиме хранения документов, их стабилизации и реставрации, изготовлении копий документов.

В Приложении 1 (обязательном) указаны требования к помещениям для хранения документов, включая информацию о том, чем обязательно должны быть оборудованы архивохранилища и что, напротив, устанавливать в них нельзя. Также в Приложении 1 указано, как нужно размещать дела, какое расстояние должно быть между стеллажами и т.п.

В Приложении 2 излагаются средства измерения и регулирования температурно-влажностного режима хранения документов.

Приложение 3 заключает положения по борьбе с биофактором.

В Приложении 4 описаны виды повреждений документов и методы их устранения.

Приложение 5 включает в себя информацию о реставрационных материалах, средствах стабилизации и оформления документов.

Отраслевой стандарт ОСТ 55.6-85 «Документы на бумажных носителях. Правила государственного хранения. Технические требования»


Этот документ архивного законодательства регламентирует вопросы, касающиеся технической стороны хранения документации.

Глава 3 содержит информацию об обеспечении сохранности документов при их поступлении на хранение: что нужно сделать с делами, поступившими в архив, как правильно провести контрольно-профилактические мероприятия.

Обеспечение сохранности документов при их хранении регламентирует глава 4. Она также включает пункты, касающиеся температурно-влажностного (4.4.5), светового (4.5) и санитарно-гигиенического режимов (4.6).

Из главы 5 можно узнать о контроле физического состояния документов, в том числе, какие документы нужно выявить и как отреставрировать поврежденные документы.

Кроме этого, в ОСТе есть положения об обеспечении сохранности документов при их использовании (гл. 6), перемещении и транспортировании (гл. 7), а также обеспечении сохранности особо ценных документов (гл. 8).

Что касается персональных данных, принципов и условиях их обработки и передачи, то они регулируются Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Также существует Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», в частности ст. 11 «Документирование информации».

Информацию о документальном оформлении всех хозяйственных операций можно найти в Федеральном Законе от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», в частности, в Главе II «Основные требования к ведению бухгалтерского учета. Бухгалтерская документация и регистрация» и статье 17 данной главы «Хранение документов бухгалтерского учета».

Полезная статья?
Да / Нет
Прочитать позже В избранное Отправить по e-mail
  • Поделиться в соцсетях:
Только зарегистрированные участники могут оставлять комментарии. Авторизуйтесь или зарегистрируйтесь

Материалы по теме:

Нормативные акты


Семинары

Все семинары

Сервисы

Все сервисы

Ваши идеи

Знаете как сделать портал лучше? Поделитесь идеей.

Информационный портал НААР создан сообществом экспертов архивной отрасли РФ. Целью портала является сбор и обобщение, а также анализ всей информации, размещенной в Интернете и в других источниках, имеющей отношение к документам.
На сайте размещены свежие новости и пресс-релизы архивных компаний России, СНГ и зарубежья.

© 2016 - архивный портал naar.ru