Яндекс.Метрика Архивная обработка документов - Статьи об архивном деле, документообороте, делопроизводстве - Портал о документах naar.ru
Главная > Статьи > Архивное дело > Архивная обработка документов

Архивная обработка документов

Прочитать позже   Отправить по e-mail

Архивная обработка документов – это комплекс мероприятий, направленных на обеспечение порядка и систематизации документации, которая образуется в ходе осуществления деятельности предприятием любой формы собственности. Порядок архивации дел регламентируется действующим законодательством.

Архивная обработка документов

Архивная обработка документов – это комплекс мероприятий, направленных на обеспечение порядка и систематизации документации, которая образуется в ходе осуществления деятельности предприятием любой формы собственности. Порядок архивации дел регламентируется действующим законодательством.

Актуальные проблемы организации архивного дела

Руководство предприятия несет персональную ответственность за правильное хранение архивных документов. Несмотря на это, сотрудники и руководство современных компаний придают мало значения ведению архивного дела. Они руководствуются ошибочным мнением, что архивация – это бесполезный процесс, требующий значительных временных и финансовых затрат от предприятия.

Чтобы убедиться в обратном, достаточно проанализировать, сколько времени ежедневно тратится на поиски договоров, приказов и иной документации. Руководители фирм вряд ли поверят полученным цифрам. И это без учета проблем, которые регулярно возникают при проведении налоговой или аудиторской проверки фискальными органами.

Пренебрежительное отношение к архивации повышает риск утраты бумажных информационных носителей. Предприятия, которые сталкивались с необходимостью передачи дел в госархив, знают, что без соответствующей обработки документы не будут приняты на хранение. Неправильно оформленные дела возвращаются на доработку. В результате сотрудникам фирмы потребуется тратить дополнительное время на повторную разброшюровку, подготовку и переплет одного и того же документа.

Обеспечить удобную и прозрачную работу с документами на любом предприятии позволит грамотная организация архивной обработки.

Какие задачи решает архивация

Ключевым аспектом эффективного менеджмента является обеспечение порядка. Достаточно структурировать и упорядочить документацию предприятия и поиск очередного договора или подготовка квартального отчета перестанут быть проблемой.

Архивная обработка документов позволяет решить целый ряд задач:

  • Обеспечение правильного режима хранения.
  • Гарантия сохранности и безопасности документации.
  • Формирование архива.
  • Создание эффективной информационно-справочной системы.
  • Оптимизация и обеспечение удобства использования информационных носителей.
  • Ускорение поиска информации для подготовки отчета.
  • Восстановление потерянных данных на основе архивированных материалов.

Архивация позволяет эффективно решить проблему высвобождения офисных площадей путем одновременной ликвидации материалов, утративших практическую ценность или срок сбережения которых истек.

Основные этапы архивизации

Мероприятия, включенные в архивную обработку документов напрямую зависят от нужд предприятия и квалификации персонала. Прежде всего проводится экспресс-аудит корпоративного архива. Хранилище документов проверяется на соответствие требованиям законодательства, оценивается общий объем размещенной на хранение документации.

Выделяют несколько ключевых этапов архивизации:

  1. Экспертиза ценности. Специальной комиссией определяется практическая ценность материалов. Если бумаги представляют для фирмы определенную ценность, они подлежат процессу архивации.
  2. Систематизация бумаг и формирование дел. Выполняется формирование папок с материалами по личному составу, постоянного, временного и длительного сбережения.
  3. Описание и оформление дел. Выполняется прошивка и переплет, полистная нумерация, создание внутренней описи и обложки.
  4. Формирование описи. Составление систематизированного перечня справочного характера, включающего заголовки папок. Упрощает в будущем процесс поиска бумаг.

Кроме перечисленных выше, проводятся иные процедуры, связанные с подготовкой бумаг к списанию, передачей материалов на хранение в архив и т.д.

Активный документооборот способен ухудшить работу фирмы, если в ней отсутствует квалифицированный сотрудник, ведущий грамотный учет документации. Большинство государственных и коммерческих организаций, нуждающихся в структурировании и обработке документов, передает решение этой задачи на аутсорсинг.

Квалифицированные специалисты архивной компании b2b-doc избавят фирму от лишних бумаг, структурируют носители информации и подберут оптимальный метод систематизации. По желанию клиента осуществляется разработка электронного архива.

Полезная статья?
Да / Нет
Прочитать позже В избранное Отправить по e-mail
  • Поделиться в соцсетях:
Только зарегистрированные участники могут оставлять комментарии. Авторизуйтесь или зарегистрируйтесь
Сервисы

Все сервисы

Ваши идеи

Знаете как сделать портал лучше? Поделитесь идеей.