Главная > Статьи > Архивное дело > Делопроизводство > Интервью > Архивное хранение на аутсорсинге — услуга должна быть понятной

Архивное хранение на аутсорсинге — услуга должна быть понятной

Прочитать позже   Отправить по e-mail

Обсуждая вопрос эффективности архивного хранения документов, эксперты сошлись во мнении, что внеофисное хранение документов при взвешенном подходе может позволить заказчику оптимизировать существующие затраты и на новом уровне выстроить процессы работы с документами. Однако неосвещенными остались вопросы: как выбрать надежного поставщика услуг в области хранения документов? Что стоит предусмотреть и учесть до подписания договора хранения? Как обезопасить себя от всевозможных рисков? Ответить на эти вопросы мы попросили экспертов журнала «Административный директор», чья работа самым тесным образом связана с организацией архивного хранения.
Константин Шварцер

Эксперт Константин Шварцер, адвокат Московской Городской Коллегии адвокатов, консультант по юридическим вопросам Национальной ассоциации архивистов и делопроизводителей (НААР).

Отечественный рынок архивных услуг находится на стадии становления. Прежде всего это выражается в отсутствии единых стандартов оказания услуг, порядка ценообразования и регулирования отрасли в целом. Сколько архивных компаний — столько и принципов работы с заказчиком. Все это зачастую дезориентирует потенциальных клиентов, для большинства из которых основным критерием выбора поставщика услуг является наименьшая цена хранения и первичные затраты на передачу архива. Парадоксально, но именно потакая желанию заказчика экономить на всем, архивные компании извлекают сверхприбыли против воли самих заказчиков.

Как следствие, существуют два основных принципа взаимодействия аутсорсинговой компании с заказчиком. Первый — когда заказчику предлагаются низкие цены за услуги на этапе проведения закупки с последующей компенсацией недополученной прибыли за счет регулярного повышения стоимости сервисов, непрозрачности начисления платежей, искусственных ограничений и штрафных санкций при безвозвратном изъятии документов из архива, а также при расторжении договора. И второй — когда провайдер сразу показывает реальные цены, при этом все финансовые взаимоотношения прозрачны, отсутствуют штрафные санкции в случае досрочного изъятия документов из архива, в том числе при расторжении договора. Индексация стоимости таких договоров может происходить только по обоюдному желанию сторон и в пределах инфляции.

Но помимо цены и принципиальных условий договора при выборе подрядчика по архивному хранению рекомендую вам обратить внимание на следующие критерии и нюансы:

1. Проанализируйте судебную практику потенциального поставщика услуг как в роли истца, так и в роли ответчика по претензиям партнеров, клиентов и государственных органов. Данная информация позволит вам еще до начала сотрудничества своевременно выявить возможные риски при взаимодействии с данным поставщиком как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе.

2. Совершите экскурсию в архив и лично ознакомьтесь с условиями хранения, принципом работы архивной компании, внутренней системой безопасности, наличием свободных площадей, способных вместить ваши документы в перспективе 3–5 будущих лет. Если увиденное соответствует вашим ожиданиям, зафиксируйте адрес данного хранилища в договоре и предусмотрите финансовую ответственность архивной компании, в случае если она в одностороннем порядке изменит ранее обозначенное место хранения документов без предварительного одобрения такого изменения с вашей стороны. Кроме того, поездка в архив позволит вам лично просчитать время на дорогу, что бывает важно в случае экстренной работы с документами на территории архива.

3. До подписания договора запросите у архивной компании стандартные правила работы и/или стандартное соглашение об уровне сервиса, описывающие порядок оказания услуг заказчикам. Если данные правила частично или полностью не соответствуют вашим ожиданиям или бизнес-процессам, необходимо уточнить, готова ли архивная компания адаптировать существующий процесс оказания услуг конкретно под ваши требования. Наличие такого документа позволит вам зафиксировать все нюансы оказания услуг и получать результаты в сроки и с качеством, соответствующими вашим ожиданиям. Помимо этого, на основании полученных от архивных компаний правил вы сможете подготовить свое предварительное взвешенное техническое задание, которое позволит вам провести процедуры отбора поставщика услуг. В данном техническом задании должны быть указаны: состав и объем работ, требования к их выполнению и полученным результатам.

4. Запросите у потенциальных поставщиков архивных услуг информацию о том, из каких конкретно видов работ будет формироваться стоимость на тот или иной комплекс услуг (например: выдача коробов/дел/документов в архиве, доставка их в офис, возврат в архив, подбор и сканирование документов по заявке с учетом возврата, уничтожение документов и прочее). На основании полученной информации вы сможете объективно выбрать лучшее ценовое предложение и спрогнозировать бюджет на актуальные сервисы архивной компании. Также такой подход позволит вам не сравнивать отдельные виды работ архивных компаний с разными наименованиями по прайс-листам, а сравнивать стоимость целого комплекса услуг вне зависимости от того, какие виды работ в него входят. Описание порядка формирования цены на ту или иную комплексную услугу рекомендуется оформить соответствующим приложением к договору, помимо прайс-листа. Наличие такого приложения сделает финансовые отношения с поставщиком более прозрачными и прогнозируемыми.

5. Желательно ограничить срок действия договора в рамках одного года с возможностью его автоматической пролонгации. Также необходимо предусмотреть ваше право на одностороннее расторжения договора без какой-либо финансовой ответственности перед архивной компанией.

6. Внимательно изучите условия ежегодной индексации цен на услуги и расходные материалы. Обычно провайдеры указывают «одностороннее повышение», «индексация на основании дополнительного соглашения» либо «цены зафиксированы на весь срок действия договора». Если клиенту не удается зафиксировать цены на весь срок договора, хорошо бы договориться о фиксации предела возможного повышения стоимости (например, на уровне инфляции).

7. Определите дополнительную ответственность поставщика услуг в случае утраты или повреждения переданных ему на хранение документов. Следует оговорить размер компенсации, которую архивная компания должна оплатить вам помимо его ответственности, определенной перед вами законодательством РФ.

8. Принимая во внимание сложившуюся экономическую ситуацию в РФ, лучше оплачивать услуги не авансовыми платежами, а ежемесячно по мере их оказания. Это позволит вам не переплачивать, а расчитываться за качественные и реально оказанные услуги по мере выставления счетов.

9. В договоре необходимо прописать четкое количество передаваемых вам за один день коробов в случае окончания или расторжения договора хранения, выдаче коробов для работы в архиве, а также при их доставке к вам в офис. Это очень важный вопрос, так как зачастую архивные компании вводят ограничение по количеству коробов, ежедневно выдаваемых заказчику, в связи с чем заказчик несет большие затраты на организацию логистики и зачастую теряет доступ к своим документам до момента окончательной передачи. При заключении договора постарайтесь избежать ограничений. Если не получится договориться, следует обозначить оптимальный вариант — 1000 и более архивных коробов в день (данный объем архивных коробов заполняет полную фуру).

10. Выявляйте и полностью исключайте из договора любые виды штрафов или иных специальных выплат (например, безвозвратное изъятие) в случае досрочного расторжения договора хранения по вашей инициативе. Внимательно изучайте все приложения к договору, условия оказания услуг, звездочки и ссылки, поскольку зачастую все кабальные для заказчика условия содержатся именно в них, а не в основном тексте договора.

11. Если вам предлагают архивные короба или иные расходные материалы в бесплатное пользование на весь срок действия договора, необходимо четко понимать, в какой момент и в каком размере вам их придется оплачивать. Как правило, стоимость выкупа таких «бесплатных» подарков в четыре раза превышает их рыночную стоимость.

Если клиент не хочет разбираться в специфике и «подводных камнях» договоров архивного хранения, он может запросить у поставщиков шаблоны их договоров и среди них выбрать наиболее гибкий и понятный документ, отвечающий его интересам, а затем дополнить его техническим заданием и включить в состав тендерной документации. Таким образом он защитит себя от рисков, связанных с недобросовестным поведением поставщиков.

Также следует убедиться в том, что архивная компания способна удовлетворить все потребности заказчика в качестве оказания услуг и менеджерского сопровождения. Это должно быть зафиксировано в двухстороннем соглашении об уровне сервисов. Особенно это актуально для больших объемов документов, передаваемых на хранение. Без соглашения об уровне сервисов вам будет очень сложно требовать от поставщика качества услуг, соответствующего вашим ожиданиями и первичным договоренностям.

Ольга Грукачева

Эксперт Ольга Грукачева, менеджер по закупкам компании Siemens Energy

В настоящее время помимо обязанности обеспечить хранение документов в течение установленных сроков для организаций, кроме государственных и муниципальных архивов, на федеральном уровне не определены требования к порядку хранения документов. Таким образом, вопрос организации хранения документов решается в каждом учреждении самостоятельно.

При выборе сторонней компании предлагаю учитывать базовые критерии выбора поставщика услуг, а именно:

  • опыт работы на рынке (базовый принцип выбора компании с опытом работы более трех лет); 
  • правоустанавливающие документы (разрешительные документы); 
  • опыт сотрудников (текучесть кадров в компании плохой признак, в данном случае необходимо учитывать риск утечки информации, постоянное налаживание контактов с новыми сотрудниками и прочее); 
  • рекомендации (иногда список клиентов также служит хорошим показателем надежности); 
  • наличие опыта работы с государственными служащими (понимание требований закона); 
  • ценовая политика в соотношении со сроком хранения; 
  • возможность зафиксировать цены от одного до трех лет;
  • гибкость менеджмента сторонней компании (необходимо учитывать внутренний регламент своей компании и соотносить возможность данных требований для контрагента);
  • умение контрагента налаживать коммуникацию — на мой взгляд, это один из самых важных пунктов при выборе сторонней компании, поскольку даже если контрагент будет по всем пунктам подходить, но не в состоянии наладить контакт с людьми, могут возникнуть трения либо разногласия, которые впоследствии способны привести к расторжению договора и проведению повторного тендера по выбору поставщика услуг.
Виктория Чеботова

Эксперт Виктория Чеботова, начальник отдела документационного обеспечения ЗАО «Сибирская Сервисная Компания»

Сегодня, обращаясь в специализированную фирму, заказчик вправе ожидать более широкого спектра услуг, консультаций и методической помощи в части выполнения всех необходимых требований законодательства относительно формирования и сохранения архивного фонда организации, а также правильности выстраивания всего бизнес-процесса — архивного хранения. Но зачастую в организациях договоры подготавливает менеджер, сопровождающий тот или иной процесс, и предусмотреть все нюансы и риски он не в состоянии. А руководство обеих сторон, подписав договор, предполагает, что детали и нюансы могут быть решены в рабочем порядке. Здесь и начинается самое интересное.

Рассмотрим пример: заказчик решил, что скопилось слишком много документов и надо как-то упорядочить этот объем. Штатного архивиста в организации не было, поэтому пригласили архивную фирму. Оказывая услуги, подрядчик руководствовался исключительно указаниями представителей заказчика — бухгалтерии и кадровой службы, которые были достаточно просты: «Сделайте так, как нам удобно». Именно таким образом работа и была выполнена. Однако, как оказалось позже, дела были сформированы с некоторыми нарушениями и отступлениями от требований законодательства. Если в случае с бухгалтерскими документами, которые в большинстве имеют пятилетний срок хранения, отступления могут пройти незамеченными, то с документами кадровой службы сроки хранения значительно больше, вплоть до «постоянного», и риски гораздо выше. Что и произошло: при смене сотрудника кадровой службы необходимые документы в период проверки не были своевременно найдены, в связи с чем организации пришлось оплатить штрафы и провести повторное упорядочение и переформирование дел, но уже с помощью другого подрядчика.

Представить это как ошибку подрядчика и попытаться возместить ущерб уже не представлялось возможным, поскольку все акты с формулировкой «стороны претензий друг к другу не имеют» были подписаны. Такое вряд ли было бы возможным, если бы существовали единые стандарты формирования архивного фонда организации, оказания архивных услуг, порядка их ценообразования и регулирования этой отрасли в целом. Отсутствие этих стандартов оставляет серые зоны для заказчика.

К сожалению, главной целью многих поставщиков является не поиск точек взаимовыгодного сотрудничества, а желание угодить заказчику; не готовность продемонстрировать свои реальные возможности, а намерение подстроиться под клиента, особенно на этапе проведения тендера, что значительно мешает достижению цели, причем обеими сторонами, и создает дополнительные риски.

Наша компания, как, впрочем, и многие другие, при взаимодействии с поставщиками должна быть уверена в их профессионализме. И дабы избежать рисков, мы заранее знакомим провайдера с условиями, на которых мы готовы заключать договор, а также просим оказывать нам услуги только при помощи квалифицированных специалистов в области ДОУ, архивистов с опытом работы в коммерческом и желательно нефтедобывающем секторе. Такие специалисты смогут разработать как номенклатуру дел, регламент формирования архивного фонда с учетом специфики самой организации, так и ее документации, в том числе в условиях использования существующих программных комплексов или системы электронного документооборота заказчика. Они смогут провести и обучающие (разъяснительные) мероприятия, поскольку зачастую со стороны заказчика, а в итоге и конечных пользователей услуги (сотрудников) имеет место недооценка важности, целесообразности соблюдения определенного порядка работы с документацией и последующих процессов, связанных с формированием, использованием и обеспечением сохранности архивного фонда организации.

В свою очередь, мы как заказчики также должны понимать, что все манипуляции относительно работы по тем или иным заказам должны контролироваться обеими сторонами. К примеру, в архивном помещении одной компании были подготовлены дела под переплет. Туда же в срочном порядке поступил значительный дополнительный объем необработанной документации из другого офиса в коробках и папках. Требовались срочная обработка этого массива и переплет дел, подлежащих хранению. Однако подрядчик прислал на объект только переплетчика, который и произвел переплет всех документов. Как позже выяснилось, он все же пытался уточнить и у сотрудников организации-заказчика, и у своего диспетчера необходимость переплета стопок с разносортицей, но оперативно ему никто не смог предоставить ответ. В итоге заказчик не принял оказанные услуги, и подрядчику пришлось признать брак и переделать необходимый комплекс работ. Хотя если бы менеджер провайдера приостановил работы и уточнил заказ, его компания не понесла бы дополнительные затраты, а клиенту не пришлось бы передвигать сроки исполнения других мероприятий.

Данный пример еще раз доказывает, что помимо стандартного, а чаще типового перечня товаров/услуг/работ для провайдера всегда следует сформулировать их подробный список, порядок получения и взаимодействия с курирующим вашу организацию менеджером. Запросы клиента также всегда должны быть понятны и обеспечены подрядчиком. При этом частая смена подрядчиков в связи с несоответствием высоким требованиям заказчика тоже может не принести желаемого эффекта, так как основой взаимодействия всегда являются люди: их компетенции, мотивация и, что немаловажно, порядочность и ответственность за свою работу и результат.

Полезная статья?
Да / Нет
Прочитать позже В избранное Отправить по e-mail
  • Поделиться в соцсетях:
Только зарегистрированные участники могут оставлять комментарии. Авторизуйтесь или зарегистрируйтесь

Материалы по теме:

Сервисы

Все сервисы

Ваши идеи

Знаете как сделать портал лучше? Поделитесь идеей.