Яндекс.Метрика Безбумажный офис: в плену старых мифов - Статьи об архивном деле, документообороте, делопроизводстве - Портал о документах naar.ru
Главная > Статьи > Делопроизводство > Электронное делопроизводство > Безбумажный офис: в плену старых мифов

Безбумажный офис: в плену старых мифов

Прочитать позже   Отправить по e-mail

Безбумажный офис: в плену старых мифов
В последние 30 лет эксперты и ученые предсказывали грозное приближение безбумажного офиса. Но даже после важных технологических достижений мечты о безбумажном офисе едва ли стали реальнее, чем в те времена, когда Стиви Рэй Вон (Stevie Ray Vaughan – всемирно известный американский певец и гитарист. – Прим. НААР) распевал куплеты своей дебютной песни «Texas Flood» на концертных подмостках Antone’s в Остине. Тогда, на заре 1980-х, я был студентом колледжа Техасского университета. Впрочем, спустя 30 лет я опять здесь.

С момента развития компьютерных технологий появилось громадное число догадок о том, каким будет «офис будущего». В те ранние годы сотрудники офисов дни напролет сныряли среди бесчисленных папок с документами, заполняющими бесконечные ряды в архивах. А в мечтах уносились туда, где документы запрыгивали к ним в руки за считанные секунды. Они воображали светлое будущее, в котором компьютеры создадут особую рабочую среду – с порядком и без бумаги.

Будущее настало. Нашлось ли в нем место безбумажному офису? Сомневаюсь. Более того, и многие умышленно об этом умалчивают, в обозримой перспективе большинство компаний не освободится от бумажного бремени в полном объеме. Мечты о безбумажном офисе уходят под воду, и идеал paper-free больше не может быть нашей бизнес-мишенью. Объясню почему.

Правда изменений

Спросите себя, почему вокруг идеи безбумажного офиса поднялась такая шумиха? Отчасти в этом повинны те, кто, отказавшись от бумаги, всерьез решил сохранить деревья и спасти Землю. Я живу в городе, где пластиковые пакеты в супермаркетах запрещены. И мне вполне понятны экологические аргументы сторонников paper-free. Но все же это не главный драйвер популярности безбумажной идеологии. На деле реальной причиной изменений становится бизнес-необходимость: организации нацелены на то, чтобы повышать эффективность, оптимизировать бизнес-процессы и сокращать издержки.

Когда в восьмидесятые многие компании впервые начали переход от бумажного к электронному документообороту, объем потребления бумаги изначально сократился. Однако сегодня правда такова, что мы расходуем больше бумаги, чем в эпоху Пэт Рока (Pet Rock – созданный в 1975 году каменный сувенир с шутливой инструкцией по уходу. – Прим. НААР). Взгляните на цифры, которыми говорит с нами статистика:

  • 1 миллиард фотокопий создается каждый день (источник: Forrester Research).
  • 25 % – ежегодный прирост объема бумаги в среднестатистической компании (источник: Gartner).
  • Более 4 триллионов бумажных документов – в одних только США, и с каждым годом эта цифра увеличивается на 22 %, или около 880 миллиардов документов (источник: Coopers and Lybrand).

О сложностях перехода к безбумажному офису

Бизнесом до сих пор правит контент-хаос.
Даже если у вас есть электронные документы

В эпоху оперативных данных информация нужна нам по первому требованию, и ни секундой позже. К сожалению, переход от бумажного документооборота к системам управления электронными документами не решил в полной мере вопрос беспорядка и быстрого поиска необходимых документов. Зачастую компании, сохраняя ту же логику управления, просто переносят файловую систему с бумаги в «цифру» и продолжают страдать от привычных «пожирателей» продуктивности.

Мы все так же ломаем голову, пытаясь вспомнить, в какую папку сохранили тот «проклятый» договор. Появление облачных технологий и растущая популярность мобильных устройств выглядят многообещающими для управления информацией. Но это всего-навсего перенос старых дурных привычек управления на новую платформу. Вряд ли изнурительный поиск документа, похороненного в хаосе папок на крошечном экране смартфона, можно считать тем светлым будущим, на которое мы все так уповали.

Компании с эффективной системой управления информации (в облаке или в локальном хранилище) демонстрируют куда более высокий уровень эффективности по сравнению с «классическим» подходом, отправляющим нас назад в прошлое к громоздким шкафам и картотекам. 

Новый подход: от безбумажного офиса к облегченному

Многим компаниям никогда не светит безбумажное будущее. По крайней мере, не в ближайшее время. Будут те, кто считает важным распечатать «раздатку» для выставочного стенда. Будут те, кому нужно получить «живую» подпись на контракте. Будут те, кому удобнее держать документ в руках и делать пометки на полях бумажной копии.

Учитывая все «будут», наиболее реалистичным выглядит подход paper-light («бумажно облегченный»). Во-первых, он исключает необходимость чрезмерной опоры на бумагу как на главное средство при реализации функций управления информацией. Во-вторых, ускоряет поиск документов. В-третьих, помогает сотрудникам работать «умнее» и эффективнее. И, наконец, что не менее важно, стратегия облегченного офиса позволяет компании принимать более взвешенные решения и обеспечивать клиентов лучшим качеством сервиса (за счет более высокого уровня реагирования).

Настало время очнуться от грез. Время стряхнуть с себя старые иллюзии о безбумажном офисе и направить энергию на создание облегченной прагматичной среды, развернуть которую можно в любой организации за относительно короткие сроки.

Мы должны использовать с выгодой для себя всю силу и ценность информации наиболее реалистичным и доступным для нас способом.

Грэг Милликен

Источник: Wired «The Paperless Office: 30-Year Old Pipe-Dream?»

Полезная статья?
Да / Нет
Прочитать позже В избранное Отправить по e-mail
  • Поделиться в соцсетях:
Только зарегистрированные участники могут оставлять комментарии. Авторизуйтесь или зарегистрируйтесь

Материалы по теме:

Сервисы

Все сервисы

Ваши идеи

Знаете как сделать портал лучше? Поделитесь идеей.