Яндекс.Метрика Что делопроизводителю полезно знать о бухгалтерских документах - Статьи об архивном деле, документообороте, делопроизводстве - Портал о документах naar.ru
Главная > Статьи > Делопроизводство > Что делопроизводителю полезно знать о бухгалтерских документах

Что делопроизводителю полезно знать о бухгалтерских документах

Прочитать позже   Отправить по e-mail

Что делопроизводителю полезно знать о бухгалтерских документах
Состав и содержание бухгалтерской документации — тема понятная для любого бухгалтера, но отнюдь не бесспорная для специалиста делопроизводственной службы. Поэтому прежде чем взяться за отбор документов постоянного и временного хранения и для уничтожения, давайте разберемся, какие виды документов формируются в бухгалтерском делопроизводстве.

Бухгалтерские документы: виды и подвиды

Все бумаги, с которыми работает бухгалтерия, можно разделить на две группы:

  • документы налогового учета и отчетности; 
  • документы бухгалтерского учета и отчетности.

К первой группе относятся:

  • формы налоговой отчетности;
  • налоговые регистры; 
  • документы, служащие основанием для расчетов по НДС (счета-фактуры, книги покупок и продаж).

Ко второй группе относятся:

  • формы бухгалтерской отчетности; 
  • регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы-ордера и т. п.); 
  • первичные документы, фиксирующие факт хозяйственных операций.

Есть еще целый ряд документов, которые не входят в классификацию, но также используются в работе бухгалтерии. Это доверенности на получение денег и ценностей, бухгалтерские справки, переписка о дебиторской и кредиторской задолженности, лицевые счета работников и т. п.

«Первичка» — всему голова

Основа основ в бухгалтерской работе и делопроизводстве – это первичные документы. Они готовятся для каждой сделки. Например, сначала составляется договор с покупателем. Затем выставляется счет на оплату. Если оплата идет наличными, то необходим кассовый, товарный чек или бланк строгой отчетности. В случае безналичного расчета у покупателя остается платежный документ, который заверен банком и подтверждает оплату. Когда необходимо отгрузить товар, то продавец выставляет товарную накладную, счет-фактуру. А при оказании услуг, по ее завершении, предоставляется акт оказания услуг или выполненных работ и счет-фактура. Получается, что каждый шаг компании бухгалтерия сопровождает определенным видом документа.

Основной перечень первичных документов:

  • договор;
  • счет;
  • платежные документы; 
  • товарная накладная;
  • акт о сдаче-приемке выполненных работ (оказания услуг), 

Но как распознать эту важную «первичку» человеку, который по образованию не бухгалтер? Все достаточно просто.

Каждый первичный документ имеет ряд обязательных реквизитов:

  • наименование документа, 
  • дату составления, 
  • название организации, от имени которой документ составлен, 
  • содержание хозяйственной операции, 
  • измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении, 
  • наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, 
  • личные подписи указанных лиц.

Эти реквизиты превращают запись о факте хозяйственной деятельности в юридический документ. А наличие вышеперечисленной информации указывает на то, что перед нами «первичка». Кроме обязательных реквизитов на первичном документе могут быть указаны: номер документа, адрес предприятия, основания для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом и другие данные, необходимые для учета и отчетности.

Соблюдаем сроки хранения

Каждый бухгалтерский документ необходим не только для текущей деятельности, но и для дальнейшей отчетности. Поэтому все их необходимо хранить. Для каждого документа законодательством предусмотрен свой срок хранения: что-то хранится пять лет, что-то десять, а некоторые бумаги хранятся бессрочно.

Ранее сроки хранения документов, в том числе бухгалтерских, содержались в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Федеральной архивной службой России 6.10.2000 г. В соответствии с приказом Росархива от 26.08.10 г. № 63 указанный Перечень утратил силу. 

На данный момент следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.10 г. № 558.

По сроку хранения все документы можно разделить на следующие группы:

  • документы с постоянным сроком хранения: например, сводная годовая (консолидированная) бухгалтерская (финансовая) отчетность, передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения, пояснительные записки к ним, свидетельства о постановке на учет и т.д.;
  • документы с долговременным сроком хранения (10 лет, 15 лет, 25 лет, 75 (50)) лет, например, документы по продаже движимого имущества, ведомости на выдачу компенсаций за причинение ущерба на финансовом и фондовом рынках, лицевые карточки, счета работников и т.д.;
  • документы с временным сроком хранения (1 год, 3 года, 4 года, 5 лет и т.д.): например, первичные бухгалтерские документы и учетные регистры, счета-фактуры и т.д.;
  • хранение до минования надобности: например, исполнительные листы работников; 
  • хранение до замены новыми документами: например, бланки форм статистической отчетности в организациях, не являющихся их разработчиками.

Как во всем этом не запутаться?

Специалисты советуют хранить документы:

  • не менее пяти лет, даже не смотря на то, что Перечнем могут быть установлены меньшие сроки хранения;
  • в течение сроков, установленных Перечнем, если он предусматривает период хранения, превышающий пять лет.

С какого момента начинается «срок хранения».

В Перечне отмечено, что началом срока хранения документов считают 1 января года, следующего за годом, в котором документы закончены делопроизводством. Но, не бывает правил без исключений. Так, у ряда документов срок хранения начинается в порядке, отличном от общего. Например, книги покупок и продаж: их хранят пять лет с даты последней записи. Договоры отправляются на хранение с момента истечения срока их действия. Свидетельства о постановке на учет в налоговой инспекции — с момента снятия организации с налогового учета. Полный список примечаний, комментирующих и уточняющих сроки хранения, представлен все в том же Перечне Росархива в 4-й графе.

Где хранить свое богатство?

Даже небольшая организация в короткие сроки «обрастает» огромным количеством бухгалтерских документов. При активной деятельности одной «первички» за месяц работы может скопиться несколько десятков папок. Где же хранить все эти ценные и важные бумаги? 

Конечно же, те документы, которые еще находятся в работе или которые может запросить налоговая инспекция или суд, для надежности разумнее хранить в архиве самой организации. Для этого необходимо оборудовать отдельное помещение и разместить там все самое ценное и востребованное. Принять необходимые меры безопасности.

Редко используемые в работе бумаги, которые составляют большую часть бухгалтерского архива, лучше доверить специалистам. Архивисты помогут нормативно верно отобрать и уничтожить документы с истекшим сроком хранения, оставшиеся систематизировать и сохранить в течение требуемого периода в собственных оборудованных архивах. Заключение договора на оказание услуги по внеофисному хранению позволит исключить утрату или порчу документов, а также освободить бухгалтера от непрофильной деятельности, связанной с подборкой и копированием документов по запросам инспектора, что, безусловно, положительно скажется на выполнении его основных задач. 

НААР.РУ ©

Полезная статья?
Да / Нет
Прочитать позже В избранное Отправить по e-mail
  • Поделиться в соцсетях:
Только зарегистрированные участники могут оставлять комментарии. Авторизуйтесь или зарегистрируйтесь

Материалы по теме:

Сервисы

Все сервисы

Ваши идеи

Знаете как сделать портал лучше? Поделитесь идеей.