Что нужно знать об инструкции по делопроизводству

Итак, начнем с самого начала, с определения.

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) – это основной локальный нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в организации. Она устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними, закрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной организации. Наличие тех или иных разделов и сам текст инструкции строго не регламентированы, они составляются с учетом специфики каждой конкретной организации.

Кроме того, иметь инструкцию законодательно обязаны только государственные организации. Коммерческие структуры могут работать без подобного документа, но, как показывает практика, такой подход значительно усложняет и замедляет процесс делопроизводства.

Разработка инструкции по делопроизводству

Основой для составления инструкции по делопроизводству выступают Примерные и Типовые инструкции. Кроме того, инструкция по делопроизводству должна базироваться на действующем законодательстве в сфере документации и информации и отражать специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации.

Правовым основанием для разработки инструкции по делопроизводству являются:

• законодательные и иные нормативные правовые акты РФ в сфере информации, документации и архивного дела; 
• правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти; 
• методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Составлением инструкции обычно занимается служба документационного обеспечения при участии архива и юридической службы. Если же в организации нет службы ДОУ, то разработкой этого документа занимается сотрудник, отвечающий за организацию работы с документами, или же для ее составления приглашаются сторонние специалисты.

После того, как инструкция составлена и одобрена руководителем организации, ее необходимо утвердить. Утверждается инструкция нормативным правовым актом (приказом, распоряжением и др.), издаваемым руководителем организации или лицом, исполняющим его обязанности. По правилам гриф утверждения располагается в правом верхнем углу титульного листа инструкции и состоит из слова «УТВЕРЖДЕНА», наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Утвержденная инструкция должна быть доведена до сведения всех работников организации. В дальнейшем работники службы ДОУ вправе требовать от сотрудников организации работать с документами строго в соответствии с разделами инструкции.

Структура типовой инструкции по делопроизводству

Любой документ, который призван регламентировать те или иные процессы работы, имеет определенные разделы. Как мы уже отмечали, каждая организация создает свою инструкцию, чтобы она полностью отражала именно их специфику и учитывала все аспекты работы с документами. При этом, есть Примерные и Типовые инструкции, которые позволяют не пропустить важные составляющие, и создать действительно работающий документ.

Обычно инструкция включает общие положения, тематические разделы и приложения.

Раздел «Общие положения» устанавливает:

• сферу распространения инструкции (например, инструкция распространяется на все документы организации или только на определенную группу и т.п.);
• ответственность сотрудников за несоблюдение правил, установленных в инструкции; 
• подразделение или должностное лицо, отвечающее за единый порядок и организацию работы с документами в организации; 
• нормативно-методическую базу.

Тематические разделы являются важнейшими: в них прописаны все особенности работы с документами.

Раздел «Правила составления и оформления документов», который определяет:

• виды и разновидности документов, используемых в работе организации; 
• общие правила и стандарты подготовки и оформления документов; 
• правила подготовки отдельных видов документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания; 
• порядок изготовления и размножения документов; 
• правила оформления и заверения копий и приложений; 
• порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов;
• порядок работы исполнителей с документами.

При необходимости раздел может быть расширен дополнительными пунктами, которые помогут полностью охватить все аспекты работы с документами в конкретной организации.

Раздел «Организация документооборота и исполнения документов» включает в себя несколько подразделов:

«Документооборот»:

• регламентирует порядок приема, обработки, распределения входящей документации, а также порядок подготовки и отправки исходящих документов; 
• описывает правила транспортировки и передачи документов; 
• разъясняет правила и порядок учета объема документов.

«Регистрация документов» включает:

• порядок регистрации входящих, исходящих, внутренних документов; 
• формы и методы регистрации; 
• правила индексации документов.

«Организация справочной работы» закрепляет:

• принципы построения информационно-справочной работы в организации; 
• справочный массив (справочные карточки, электронные базы данных и др.); 
• технологию информационно- поисковой работы.

«Контроль исполнения документов» устанавливает:

• категории документов, подлежащих обязательному контролю; 
• порядок поставки документов на контроль;
• технологию контроля (формы контрольных карточек, применение отметок на документах и др.); 
• обязанности исполнителей;
• типовые сроки исполнения документов; 
• порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов; 
• порядок доклада руководителю об исполнительской дисциплине.

«Оперативное хранение документов» предписывает:

• правила хранения документов в службе ДОУ и в структурных подразделениях организации; 
• правила оформление дел; 
• порядок разработки и использования номенклатуры дел; 
• порядок систематизации и индексации дел; 
• ответственность определенных должностных лиц за сохранность документов.

«Подготовка документов к сдаче в архив» включает:

• порядок проведения экспертизы (отбор документов для хранения и уничтожения); 
• правила подготовки дел к хранению; 
• требования к описанию и оформлению дел;
• порядок передачи дел в архив.

Последний блок инструкции – это приложения, которые содержат справочный материал. Например, образцы бланков организации, примеры заполнения документов, перечень важных сроков, связанных с теми или иными документами. То есть, в конце инструкции дается подробная «шпаргалка», помогающая сотрудникам оперативно найти актуальную информацию для работы со всеми видами документов.

Безусловно, иметь или не иметь инструкцию по делопроизводству в своей организации, решает каждый конкретный руководитель самостоятельно. Наверное, для небольшой компании, документооборот которой ничтожно мал, отсутствие инструкции не будет серьезной проблемой. Но для крупных организаций инструкция по делопроизводству станет серьезным подспорьем в работе, сократит сроки обработки и поиска документов, приведет в подарок архив. Главное, чтобы это была действительно работающая инструкция, а не созданная «для галочки». Правильно составленная и доведенная до каждого сотрудника инструкция по делопроизводству позволит свести к минимуму ошибки в работе, а также унифицирует процессы, чем повысит их результативность.

Т.В. Войцехович