Подпишитесь, чтобы быть в курсе

Главная > Статьи > Электронное делопроизводство > Что такое мобильная работа с корпоративными данными?

Что такое мобильная работа с корпоративными данными?

Прочитать позже   Отправить по e-mail

Что такое мобильная работа с корпоративными данными?
DOCFLOW – справочный ресурс по теории и практике электронного документооборота, управлению корпоративным контентом – выпустил новый сборник полезных рекомендаций и кейсов по теме «Мобильная работа с корпоративными данными». В обзоре ведущие эксперты отрасли дают свою оценку уровню проникновения мобильности в область управления информацией предприятия. Предлагаем познакомиться с самыми интересными моментами обзора.

Тренд или не тренд?

Под корпоративной мобильностью, чаще всего, понимают возможность сотрудников организации удаленно решать любые бизнес-задачи, используя либо собственные мобильные устройства (планшеты, смартфоны, ноутбуки, нетбуки), либо стационарные компьютеры, не подключенные к локальной сети организации.

Утверждение, что мобильность стала привычной возможностью для большинства организаций противоречиво. Несмотря на обилие обсуждений и маркетинговый шум, в реальности компании не спешат включаться в разработку специальных мобильных приложений. Как правило, это актуальный «бонус» к СЭД и ECM-решению от вендоров, стремящихся быть конкурентоспособными.

Два очевидных препятствия – безопасность и непрозрачность экономической выгоды. Есть и третье – не всегда понятно, на кого ориентировать функционал мобильной разработки: на узкий круг руководителей со специфическими запросами или же на всех сотрудников.

Тем не менее, IDC говорит, о том, что к 2017-му году, 60% ИТ-директоров будут использовать мобильные технологии в рамках стратегии управления корпоративным контентом. Исследования DOCFLOW показывают, что «мобильность» уже активно применяется для управления бизнесом в 53% компаний в России.

Безусловными «драйверами» использования мобильности является либо топ-менеджмент крупных компаний, либо сотрудники, чья работа связана с принятием решений и постоянными переездами. При этом, руководители среднего и крупного бизнеса чаще становятся потребителями заказных разработок. Для обеспечения мобильной работы рядовых сотрудников чаще достаточно коробочных решений. Общий тренд все же направлен в сторону расширения функционала, удешевления и неизбежного массового применения таких решений.

Как реализуется мобильность в управлении данными?

Можно говорить о двух типах мобильности – «старой» и «новой». «Старая» мобильность – это когда в качестве мобильного рабочего инструмента используется ноутбук, т.е., полноценный, с точки зрения эргономики, интерфейсов и функциональности приложений, персональный компьютер. «Новая» мобильность – это как раз то, что многие понимают под этим словом, т.е. использование планшетов и смартфонов.

В зависимости от основного пользователя выбирается подход: от мобильности сотрудников при работе с информацией (терминальный и веб-клиент) до использования приложений под мобильные устройства.

Одно из самых актуальных решений - это мобильные клиенты с возможностью офлайновой работы. Такой вариант реализует подход BYOD (Device) и даже BYOA (Application), позволяет сотруднику создать персонализированное мобильное бизнес-окружение без привязки к интернету.

Что могут короли системы?

Наиболее распространенный подход к работе с контентом с помощью мобильных устройств – «консьмеристкий» (получение уведомлений, просмотр, быстрое согласование, ЭП, относительно небольшие изменения метаданных документов, контроль поручений). Именно с этих сценариев начинается мобильная работа с контентом со стороны руководства.

Следующий этап – «контрибуторский», т.е., предоставление возможности пользователю полномасштабной разработки структуры и контента документа на мобильном устройстве. Однако далеко не все эксперты считают, что будущее корпоративной мобильности за полнофункциональными мобильными приложениями ИС. Есть мнение, что «мобильное создание» контента ограничится использованием преимуществ самих мобильных устройств (голосовой ввод, распознавание фото, фиксация геолокации).

Итак, что можно делать, имея мобильное приложение к корпоративной ECM-системе:

  • ознакомление с общим входящим потоком; 
  • рассмотрение и визирование документов ЭП;
  • выдачу и контроль исполнения поручений;
  • работа с архивом документов и поиск;
  • просмотр ленты новостей, подготовленной помощником; 
  • интеграцию с календарем для отслеживания сроков; 
  • доступ к файлам на портале; 
  • планирование встреч и совещаний; 
  • ввод документов и мультимедиа в электронные системы с мобильных устройств.

Что могут далеко не все мобильные приложения/клиенты, но за этим будущее:

  • перенос на мобильные устройства технологии адаптивного кейс-менеджмента и решение специфических задач автоматизации процессов; 
  • создание специализированных модулей для управления заседаниями и коллективной работой; управление контентом с использованием QR-кодов; 
  • получение мобильной аналитики.

Как рассчитать выгоду?

Количественные формулы вывести достаточно сложно, но оценить повышение производительности сотрудников, рост выручки, сокращение отклика на внешние запросы и рост удовлетворённости клиентов можно в каждом отдельном случае.

В сегодняшнем мире формула проста: ВРЕМЯ = ДЕНЬГИ. Соответственно если сотрудник компании с помощью мобильного приложения может делать свою работу в тот момент, когда он не в офисе и не за компьютером, а именно держать руку на пульсе бизнес-процессов, получать оперативную информацию и принимать на ее основании решения, то соответственно выше и его личная эффективность/ продуктивность и эффективность всей организации.

Если же попытаться сформулировать специфические эффекты от возможности мобильной работы именно с ЕСМ-системой, то они, сосредоточены в той сфере, которая в России еще не получила широкого применения – это работа с различными цифровыми активами (мультимедийный контент, изображения), которые создаются именно в момент и в месте присутствия пользователя, а также приложения оперативного кейс менеджмента (сбор информации на месте происшествия, например). Положительный эффект здесь возникает из-за скорости первичного ввода информации и документов в систему - с обеспечением максимально оперативного доступа к введенной информации для всех привлекаемых специалистов и экспертов, независимо от их местонахождения.

Пожалуй, самый главный аргумент в пользу мобильности – стратегический. Вовремя принятое или непринятое, благородя полученной информации, управленческое решение имеет значительный вес в денежном выражении.

Чем отличаются мобильные приложения систем ключевых игроков рынка ECM?

Что интересно, на вопрос Обзора отличаются ли их мобильные приложения ECM-систем от конкурентов, вендоры ответили по-разному.

Большая часть отметила, что критическими различия «коробочных» решений назвать нельзя. Отличаются интерфейсы, а функции по базовой работе с документами и бизнес-процессами реализованы примерно на одном уровне. Если же говорить о заказных решениях, про которые не особо распространяются и разработчики, и клиенты, то тут различия могут быть большие.

Другие отмечали, что мобильные клиенты – это одна из зон активной конкуренции на рынке СЭД/ECM. В этой связи все мобильные приложения значительно персонализированы, каждый производитель реализует собственные подходы – и в функциональности решений, и в их архитектуре.

Есть и «третья» точка зрения. Говорить о конкурентных преимуществах мобильных решений одних вендоров над другими неправильно, т.к. мобильное приложение является дополнительной опцией к функциональности, обеспечиваемой ядром основной системы и основными клиентскими продуктами. Приложения различных вендоров отличаются зрелостью и надёжностью самих базовых ECM/IM - решений.

Также в этом вопросе требуется чёткая дифференциация по отраслям, видам деятельности, масштабам организаций и должностному уровню пользователей мобильных решений.

Почему «российская мобильность» отличается от мирового опыта?

Отличия касаются более развитой технической инфраструктуры, и самого отношения бизнеса к мобильности. Сотрудники «там» более продвинуты и открыты новым методам работы. Частный пример - межкорпоративный документооборот. Только сейчас российский компании подошли к принятию электронного взаимодействия, как обязательного подхода к ведению дел.

К тормозящим факторам, как уже упоминалось выше, относят непонятную экономическую окупаемость. Требуется сначала серьезно пересмотреть отношение к текущему процессу делопроизводства (особенно в крупных компаниях), делегированию ответственности, построению иной системы безопасности при работе с информацией, учесть развитие законодательства, чтобы рассматривать мобильность как полноправный элемент работы компании.

Но есть позитивный тренд. Эксперты отмечают, что разрыв в готовности быть мобильным на работе и в жизни у нас с западом сокращается и уже сейчас составляет не более 3х лет.

Эти и другие выводы более подробно можно изучить в Обзоре рекомендаций «Мобильная работа с корпоративным контентом» от DOCFLOW. Для кого-то станет полезен вошедший в выпуск чек-лист по требованиям к мобильным приложениям ECM-систем, для других - сборник видео-презентаций кейсов. Все материалы выпуска бесплатны. А читать обзор с мобильных устройств удобнее, скачав pdf.

Благодарим за предоставленные материалы 
экспертный совет DOCFLOW 
www.docflow.ru 
Полезная статья?
Да / Нет
Прочитать позже В избранное Отправить по e-mail
  • Поделиться в соцсетях:
Только зарегистрированные участники могут оставлять комментарии. Авторизуйтесь или зарегистрируйтесь

Материалы по теме:

Архивы без границ в 21 веке
Сервисы

Все сервисы

Ваши идеи

Знаете как сделать портал лучше? Поделитесь идеей.

Информационный портал НААР создан сообществом экспертов архивной отрасли РФ. Целью портала является сбор и обобщение, а также анализ всей информации, размещенной в Интернете и в других источниках, имеющей отношение к документам.
На сайте размещены свежие новости и пресс-релизы архивных компаний России, СНГ и зарубежья.

© 2016 - архивный портал naar.ru