Электронный архив своими руками. Семь шагов к успеху

Самая простая система электронного архива стоит около 150 тысяч рублей, цена суперсовременной версии может доходить до 5 миллионов. Парадокс, но некоторые компании просто не нуждаются в профессиональных решениях, так как не представляют, как ими пользоваться. Особенно это касается небольших фирм: у них просто нет сотрудников, способных качественно внедрить такую программу в рабочий процесс. Когда руководитель задумывается об электронном архиве, он не всегда понимает, как это будет работать, окупятся ли на практике затраты и т.д. Даже при условии, что можно пообщаться с разработчиками электронного архива, сомнения всегда остаются и успех никак не гарантирован.

Шаг первый

Проверяем соответствие своего компьютера минимальным требованиям к конфигурации. Ресурсы компьютера потребуются минимальные, соответствующие стандартному офисному компьютеру:

Шаг второй

Проверяем программное обеспечение своего компьютера:

• Операционная система: MS Windows XP, 7, 8, 10. 
• Пакет офисных программ MS Office (Excel) 2007, 2010, 2013. Adobe Reader 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11 или аналог.
• Программа сканирования, идущая в комплекте со сканером или её аналог, например, NAPS2.

Итак, если шаг первый и второй шаги сделаны, то переходим собственно к созданию электронного архива.

Шаг третий

Теперь нужно ознакомиться с принятой нами терминологией, чтобы правильно понять инструкции для верной настройки электронного архива.

Скачиваем по ссылке архив >>> 

Сохраняем его на рабочий стол и распаковываем с помощью архиватора.

В результате проделанных операций на рабочем столе должна появится папка с названием «Электронный архив Excel».

Шаг четвертый

До начала создания электронного архива необходимо понять, какие файлы и папки являются частью электронного архива. В корневой папке «Электронный архив Excel» есть файл «Электронный архив.xlsx» - это непосредственной файл электронного архива Excel. Так же в данной папке есть папка «СКАН» – это папка, в которую должны сохраняться отсканированные файлы PDF.

Важное правило!

Все файлы PDF, созданные в течение дня, нужно сохранять в отдельные директории, которые должны быть названы по ДАТЕ создания файлов PDF (на иллюстрации это 2014-06-16, 2014-06-17 и т.д.):

Т.е. если Вы хотите отсканировать и загрузить новые документы в электронный архив, вам нужно сначала создать папку с Датой и только после этого сохранить туда файлы PDF:

Даты должны обязательно записываться в виде ГГГГ-ММ-ДД. В качестве разделителя должен использоваться знак «-». Запрещается: использовать точки и прочие символы в качестве разделителей, писать сначала день, потом месяц, потом год. 

Верно: 2014-06-16 

Не верно 2014.06.16; 16-06-2014.

Рекомендация.

Вам необходимо ежедневно контролировать, чтобы на диске С: оставалось свободное место (не менее 100 Мб). Для этого Вам нужно открыть «Мой компьютер» (см. рисунок) и посмотреть информацию о свободном месте на диске С:

Важное правило!

Папки с отсканированными образами удалять нельзя, поскольку файл Excel ссылается на них. Удаление файлов приведет к утрате отсканированных документов.

Шаг пятый

Открываем в программе Exсel файл «Электронный архив» и видим на экране файл шаблона для создания электронного архива.

Рекомендация.

Если система безопасности компьютера предупреждает о запуске активного содержимого, то необходимо нажать кнопку «включить содержимое».

Затем следует нажать кнопку «Загрузить PDF». Откроется диалоговое окно «Выберите папку», после чего необходимо выбрать папку с той датой, которая была создана Вами на шаге 4. Важно: папку не нужно открывать, а именно выбрать ее и нажать кнопку «Выбрать»:

Загрузка файлов PDF, содержащих отсканированные изображения документов, произойдет автоматически.

Файл таблицы EXCEL примет следующий вид:

Шаг шестой

Теперь необходимо провести индексацию документов в Exсel, т.е. вручную заполнить описательные поля документа (тип документа, номер, дата и т.п.). По любому из этих полей можно отсортировать таблицу (в примере ниже отсортировано по дате).

Для этого нажимаем на первый документ в списке, не имеющий описания (ссылку в поле «Ссылка на PDF»), – откроется файл PDF, содержащий отсканированное изображение документа.

Рекомендация.

Для удобства индексации рекомендуется разместить окно файла Excel и окно файла PDF рядом друг с другом.

Для этого нужно:

• перейти в окно Excel и на клавиатуре нажать комбинацию клавиш Win и стрелку влево 
• перейти в окно PDF и на клавиатуре нажать комбинацию клавиш Win и стрелку вправо

В результате проделанных действий, на экране окно Excel будет расположено слева, а окно файла PDF будет расположено справа. Такое расположение позволит с легкостью видеть документ PDF и заполнять индексные поля в файле Excel.

Шаг седьмой

Сохраняем файл таблицы Exсel и завершаем работу.

Поздравляем. У Вас все получилось. Вы только что создали своими руками первый электронный архив!

Рекомендация.

Надёжность файла Excel можно обеспечить, регулярно создавая копии исходного файла. Это можно сделать стандартным способом Windows, кликнув правой клавишей на имя файла Excel и выбрав меню [Отправить] – [Сжатая ZIP-папка].

В случае если с электронным архивом необходимо работать двум и более пользователям сети, вы можете попросить своего администратора переместить всю папку «Электронный архив Excel» с рабочего на сетевой сервер. Но важно понимать, что одновременно с файлом сможет работать только один пользователь.

Получится ли внедрить такое нововведение – зависит полностью от вас. В самом электронном архиве нет ничего сложного, 50 процентов успеха – грамотное построение файла, другие 50 – как он будет внедрен в жизнь коллектива. В этом очень много зависит от руководителя. Ведь даже самая дорогая и эффективная программа не принесет пользы, если не объяснить сотрудникам, зачем она, как она работает, какие результаты можно получить с ее помощью. Успехов!

Скачать пример Электронного архива>>>