Прочитать позже Отправить по e-mail
Самая простая система электронного архива стоит около 150 тысяч рублей, цена суперсовременной версии может доходить до 5 миллионов. Парадокс, но некоторые компании просто не нуждаются в профессиональных решениях, так как не представляют, как ими пользоваться. Особенно это касается небольших фирм: у них просто нет сотрудников, способных качественно внедрить такую программу в рабочий процесс. Когда руководитель задумывается об электронном архиве, он не всегда понимает, как это будет работать, окупятся ли на практике затраты и т.д. Даже при условии, что можно пообщаться с разработчиками электронного архива, сомнения всегда остаются и успех никак не гарантирован.
Проверяем соответствие своего компьютера минимальным требованиям к конфигурации. Ресурсы компьютера потребуются минимальные, соответствующие стандартному офисному компьютеру:
| Компоненты | ||
| Процессор | Intel или AMD 2,0 Ггц или выше | |
| Память | 4 ГБ RAM | |
| Дисковое пространство | Не менее 300 ГБ. Зависит от объема отсканированных документов. Из расчета 1 Мб на 1 страницу (при цветном сканировании) или 0,1 Мб на 1 страницу (при черно-белом сканировании). | |
| Дополнительное оборудование | Сканер формата А4, обладающий возможностью сканирования с разрешением не ниже 300 dpi в формате PDF. | |
Проверяем программное обеспечение своего компьютера:
Итак, если шаг первый и второй шаги сделаны, то переходим собственно к созданию электронного архива.
Теперь нужно ознакомиться с принятой нами терминологией, чтобы правильно понять инструкции для верной настройки электронного архива.
| Термин | Определение | |
| Сканирование | процесс получения цифровой копии бумажных страниц документов, результатом которого являются файлы в формате PDF, сохраненные на диск или загруженные в электронный архив | |
| Индексирование | процесс получения цифровой атрибутивной (описательной) части документов в виде поисковой таблицы; результатом индексации является поисковая таблица, содержащая описательную информацию об отсканированных документах в виде заполненных поисковых полей (например: Тип документа, Номер документа, Дата документа и прочее). | |
| Страница | единица измерения количества работ по сканированию. | |
| Документ | единица измерения объема индексирования, один документ состоит из одной или множества страниц. | |
| Дело/папка | контейнер, для хранения документов. | |
| Отсканированный документ | результат сканирования одного документа, сохраненный в формате многостраничного файла PDF. | |
| Файл PDF | цифровой файл, сохраненный в формате PDF, содержащий графические изображения отсканированных страниц одного документа. | |
| Графическое изображение | одна электронная страница в файле PDF. | |
| Массив отсканированных документов | результат сканирования массива документов, в виде файлов PDF. | |
| Информационный ресурс | массив цифровых данных, состоящих из результатов сканирования и (или) индексирования. | |
| Электронный архив | программа или комплекс программ, позволяющий осуществлять работу (в основном поиск и хранение) с цифровыми копиями отсканированных/проиндексированных документов. | |
Сохраняем его на рабочий стол и распаковываем с помощью архиватора.
В результате проделанных операций на рабочем столе должна появится папка с названием «Электронный архив Excel».
До начала создания электронного архива необходимо понять, какие файлы и папки являются частью электронного архива. В корневой папке «Электронный архив Excel» есть файл «Электронный архив.xlsx» - это непосредственной файл электронного архива Excel. Так же в данной папке есть папка «СКАН» – это папка, в которую должны сохраняться отсканированные файлы PDF.
Важное правило!
Все файлы PDF, созданные в течение дня, нужно сохранять в отдельные директории, которые должны быть названы по ДАТЕ создания файлов PDF (на иллюстрации это 2014-06-16, 2014-06-17 и т.д.):
Т.е. если Вы хотите отсканировать и загрузить новые документы в электронный архив, вам нужно сначала создать папку с Датой и только после этого сохранить туда файлы PDF:
Даты должны обязательно записываться в виде ГГГГ-ММ-ДД. В качестве разделителя должен использоваться знак «-». Запрещается: использовать точки и прочие символы в качестве разделителей, писать сначала день, потом месяц, потом год.
Верно: 2014-06-16
Не верно 2014.06.16; 16-06-2014.
Рекомендация.
Вам необходимо ежедневно контролировать, чтобы на диске С: оставалось свободное место (не менее 100 Мб). Для этого Вам нужно открыть «Мой компьютер» (см. рисунок) и посмотреть информацию о свободном месте на диске С:
Важное правило!
Папки с отсканированными образами удалять нельзя, поскольку файл Excel ссылается на них. Удаление файлов приведет к утрате отсканированных документов.
Открываем в программе Exсel файл «Электронный архив» и видим на экране файл шаблона для создания электронного архива.
Рекомендация.
Если система безопасности компьютера предупреждает о запуске активного содержимого, то необходимо нажать кнопку «включить содержимое».
Затем следует нажать кнопку «Загрузить PDF». Откроется диалоговое окно «Выберите папку», после чего необходимо выбрать папку с той датой, которая была создана Вами на шаге 4. Важно: папку не нужно открывать, а именно выбрать ее и нажать кнопку «Выбрать»:
Загрузка файлов PDF, содержащих отсканированные изображения документов, произойдет автоматически.
Файл таблицы EXCEL примет следующий вид:
Теперь необходимо провести индексацию документов в Exсel, т.е. вручную заполнить описательные поля документа (тип документа, номер, дата и т.п.). По любому из этих полей можно отсортировать таблицу (в примере ниже отсортировано по дате).
Для этого нажимаем на первый документ в списке, не имеющий описания (ссылку в поле «Ссылка на PDF»), – откроется файл PDF, содержащий отсканированное изображение документа.
Рекомендация.
Для удобства индексации рекомендуется разместить окно файла Excel и окно файла PDF рядом друг с другом.
Для этого нужно:
В результате проделанных действий, на экране окно Excel будет расположено слева, а окно файла PDF будет расположено справа. Такое расположение позволит с легкостью видеть документ PDF и заполнять индексные поля в файле Excel.
Сохраняем файл таблицы Exсel и завершаем работу.
Поздравляем. У Вас все получилось. Вы только что создали своими руками первый электронный архив!
Рекомендация.
Надёжность файла Excel можно обеспечить, регулярно создавая копии исходного файла. Это можно сделать стандартным способом Windows, кликнув правой клавишей на имя файла Excel и выбрав меню [Отправить] – [Сжатая ZIP-папка].
В случае если с электронным архивом необходимо работать двум и более пользователям сети, вы можете попросить своего администратора переместить всю папку «Электронный архив Excel» с рабочего на сетевой сервер. Но важно понимать, что одновременно с файлом сможет работать только один пользователь.
Получится ли внедрить такое нововведение – зависит полностью от вас. В самом электронном архиве нет ничего сложного, 50 процентов успеха – грамотное построение файла, другие 50 – как он будет внедрен в жизнь коллектива. В этом очень много зависит от руководителя. Ведь даже самая дорогая и эффективная программа не принесет пользы, если не объяснить сотрудникам, зачем она, как она работает, какие результаты можно получить с ее помощью. Успехов!
Скачать пример Электронного архива>>>
1. Как правильно провести служебное расследование: этапы, сроки и формы документов
2. Делопроизводство от А до Я. Работа с обращениями граждан
Ваши идеи
Знаете как сделать портал лучше? Поделитесь идеей.
