Подпишитесь, чтобы быть в курсе

Главная > Статьи > Делопроизводство > Электронное делопроизводство > Электронный документооборот в кадровом делопроизводстве. Дистанционные работники

Электронный документооборот в кадровом делопроизводстве. Дистанционные работники

Прочитать позже   Отправить по e-mail

Электронный документооборот в кадровом делопроизводстве. Дистанционные работники
Современное корпоративное «мироустройство» допускает дистанционную форму работы, при которой обмен информацией и результатами труда между работодателем и работником осуществляется при помощи современных средств связи. Такие трудовые отношения регламентированы российским законодательством. Об особенностях модели удаленной работы рассказывает эксперт по кадровому делопроизводству Алла Рузаева.

В 2013 году Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) был дополнен главой о дистанционной работе, регулирующей трудовые отношения с работниками, находящимися вне стационарного рабочего места, но под контролем работодателя. В соответствии с ее положениями дистанционные работники включаются в штат организации обычным порядком. Их ключевым отличием от работников других категорий становится взаимодействие с работодателем посредством информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети «Интернет». Это касается как выполнения трудовой функции, так и обмена документами, необходимыми для полного кадрового сопровождения трудовой деятельности.

Как осуществляется дистанционное взаимодействие

Для придания официального статуса электронным документам в кадровом делопроизводстве используется усиленная квалифицированная электронная подпись. Это установлено статьей 312.1 ТК РФ и согласуется со статьей 6 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи», закрепляющей равную силу между информацией в электронной форме, подписанной квалифицированной электронной подписью, и документом на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью.

Помимо этого каждая из сторон взаимодействия обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения информации и документов от другой стороны в срок, который определен и указан в трудовом договоре. Форму подтверждения ознакомления и согласия дистанционного работника с документами, полученными от работодателя, также можно предусмотреть в трудовом договоре, заключаемом между сторонами.

Какие документы могут существовать в электронном виде

  • Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему. 
  • Все виды заявлений, служебных записок, объяснительных и отчетов о выполненной работе.
  • Организационно-распорядительная документация.

При приеме на работу работник должен быть ознакомлен с локальными нормативными актами организации: положениями и правилами, регулирующими тот или иной аспект деятельности, с должностной инструкцией, актами по охране труда, относящимися к дистанционным работникам и др. Сделать это можно путем доступа к документам в корпоративной сети или путем направления работнику сканов документов. Лист ознакомления должен быть подписан работником усиленной квалифицированной электронной подписью.

Ограничения на использование электронных документов

К сожалению, в кадровом делопроизводстве электронное взаимодействие все еще подкрепляется бумажными документами. В частности, работодатель направляет дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением экземпляр трудового договора на бумажном носителе. Делается это в течение 3-х календарных дней со дня заключения трудового договора.

По требованию работодателя высылаются по почте заказным письмом с уведомлением предусмотренные статьей 65 ТК РФ нотариально заверенные копии документов, обязательных к предъявлению при приеме на работу.

В оригинале высылаются работодателю листки нетрудоспособности для получения пособий – по почте заказным письмом с уведомлением.

В обратную сторону работник может запросить заверенные копии документов, связанных с работой (копии приказов о приеме, переводах, увольнении и т.п.), которые высылаются не позднее 3-х рабочих дней со дня подачи заявления.

В соответствии со статьей 312.5 ТК РФ работодатель направляет работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленную надлежащим образом копию приказа о прекращении трудового договора, даже если работника ознакомили с электронной версией приказа.

Отдельно отмечу такой важный аспект в кадровом делопроизводстве, как ведение трудовой книжки дистанционного работника. Согласно главе 49.1. ТК РФ работодатель может заключить с работником соглашение о невнесении в трудовую книжку записей о трудовой деятельности. В этом случае основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже дистанционного работника является экземпляр трудового договора о дистанционной работе. В случае если стороны не закрепили подобного соглашения, работник предоставляет работодателю трудовую книжку лично или направляет ее по почте заказным письмом с уведомлением.

Вопросы, которые все усложняют

Не каждое физическое лицо, поступающее на работу, имеет усиленную квалифицированную электронную подпись и понимание ее обязательности при трудоустройстве на дистанционную работу. Кто-то считает процедуру получения слишком сложной, кого-то смущают лишние денежные траты.

Есть свои сомнения и у сотрудников службы персонала. Именно они отвечают за защиту и хранение персональных данных работников организации, что определяется ТК РФ и Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных». А Постановление Правительства от 1 ноября 2012 г. № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных» установило, что большинство мер по защите носят технический характер. Но не всегда информационно-техническая служба организации готова помогать в решении таких сложных для кадровика задач.

Дистанционным работникам периодически требуются справки с места работы, касающиеся дохода, периода работы или иных сведений. Традиционно организации, запросившие такие справки, принимают их в бумажном виде. Поэтому и в этом случае ограничиться электронным документооборотом не получится.

Важным остается вопрос применения электронных документов как доказательной базы при возникновении трудовых споров. Есть ряд документов, с которыми законодательство обязывает ознакомить сотрудника под роспись, и которые, в свою очередь, являются основными в качестве доказательства исполнения требования норм закона со стороны работодателя и обязательств перед работником. К ним можно отнести графики сменности, графики отпусков, уведомления о возможности отказа от работы в выходной день, отказа от направления в командировку, иные документы, связанные с предоставлением особых условий работы, требования о предоставлении объяснений и иные документы, связанные с дисциплинарной ответственностью.

В век современных технологий весьма заманчивой становится возможность ведения кадрового делопроизводства в электронной форме. Преимущества, которые на поверхности: легкий поиск и упорядоченное хранения документов, уменьшение количества бумаги и необходимости содержания бумажного архива. Однако формирование и ведение электронного архива требует от специалиста по кадрам понимания аспектов хранения информации в электронном виде. Внедрять ли элементы электронного документооборота в кадровое делопроизводство или вести его в традиционном виде – решать читателям с учетом общей бизнес-политики их организации. Крупные и прогрессивные организации, к которым относится компания, где я работаю, стремятся по-максимуму уйти от бумаг. Для всех законодательно разрешенных инициатив мы находим технические решения, что полностью соответствует нашей корпоративной политике.


Полезная статья?
Да / Нет
Прочитать позже В избранное Отправить по e-mail
  • Поделиться в соцсетях:
Только зарегистрированные участники могут оставлять комментарии. Авторизуйтесь или зарегистрируйтесь

Материалы по теме:



Семинары

Все семинары

Сервисы

Все сервисы

Ваши идеи

Знаете как сделать портал лучше? Поделитесь идеей.

Информационный портал НААР создан сообществом экспертов архивной отрасли РФ. Целью портала является сбор и обобщение, а также анализ всей информации, размещенной в Интернете и в других источниках, имеющей отношение к документам.
На сайте размещены свежие новости и пресс-релизы архивных компаний России, СНГ и зарубежья.

© 2016 - архивный портал naar.ru