Подпишитесь, чтобы быть в курсе

Главная > Статьи > Электронное делопроизводство > Использование электронного архива в организациях

Использование электронного архива в организациях

Прочитать позже   Отправить по e-mail

Что если бы удалось найти формулу успеха эффективного хранения документов? Вот что смогла выяснить архивная компании Oce Business Services, опросившая примерно 372 сотрудника, ответственных за делопроизводство на предприятии, о том, насколько эффективен их способ хранения документов.

Результатом опроса стал доклад «Формула успеха: использование основных составляющих архивного хранения документов» (A Winning Formula: Leveraging the Essential Components of Record's Management) из которого следует, что у большинства опрошенных специалистов достаточно традиционный взгляд на хранение документов. Не все задумываются о модернизации архива и оцифровке документов.

Базовый подход

Большинство компаний утверждает, что их подход к хранению документов эффективен. Вот что организации читают основными составляющими эффективного архива:

  • график документооборота (95%),
  • надежный персонал (94%),
  • хранилища для документов на бумажных носителях (91%).

Однако когда вопрос зашел об электронных архивах, только 70% компаний подтвердили, что используют их. При этом они не всегда понимают, какую выгоду они могут извлечь.

Реализация цифровой обработки изображений

Оцифровка документов с последующей загрузкой их скан-образов в электронный архив компании может значительно сэкономить денежные средства и улучшить производительность труда сотрудников. Тем не менее, опрос показал, что лишь половина участников считает, что организация получает выгоду от электронного архива. Более того, только 21% предприятий использует графическое представление документов для увеличения дохода и повышения конкурентоспособности.

Цели внедрения электронного архива Процент опрошенных
Повышение производительности труда 77%
Повышение эффективности работы службы поддержки клиентов 72%
Сокращение расходов на бумажные носители 70%
Сокращение расходов 56%
Повышение конкурентоспособности 21%
Увеличение прибыли 21%
Прочее 16%
Целостный подход

В последнее время различные организации все активнее используют электронный архив. Оцифровка документов во всей компании, а не только в ее отделах, может значительно увеличить эффективность бизнеса. Приведенная ниже таблица указывает, в каких отделах западные компании чаще всего используют электронный архив.

Использование электронных архивов в компании Процент опрошенных
Архивохранилище 57%
Отдел кредиторской задолженности 51%
Отдел кадров 44%
Отдел управления бизнесс-процессами 43%
Отдел предоставления суду документов и доказательств в электронном виде (Electronic Discovery) 24%
Отдел обработки корреспонденции 9%
Другое 10%
Все плюсы

Хотя многие организации рассматривают оцифровку документов как способ решения некоторых ведомственных задач, графическое представление документов — это более масштабный проект.

Архивистам и другим сотрудникам, имеющим отношение к делопроизводству, следует обратить более пристальное внимание на создание электронного архива. На первый взгляд, преимущества могут не быть столь очевидными, но в совокупности всех составляющих бизнеса, они более чем заметны: оцифровка документов экономит время, деньги и снижает риски.

Полезная статья?
Да / Нет
Прочитать позже В избранное Отправить по e-mail
  • Поделиться в соцсетях:
Только зарегистрированные участники могут оставлять комментарии. Авторизуйтесь или зарегистрируйтесь

Материалы по теме:



Семинары

Все семинары

Сервисы

Все сервисы

Ваши идеи

Знаете как сделать портал лучше? Поделитесь идеей.

Информационный портал НААР создан сообществом экспертов архивной отрасли РФ. Целью портала является сбор и обобщение, а также анализ всей информации, размещенной в Интернете и в других источниках, имеющей отношение к документам.
На сайте размещены свежие новости и пресс-релизы архивных компаний России, СНГ и зарубежья.

© 2016 - архивный портал naar.ru