Подпишитесь, чтобы быть в курсе

Главная > Статьи > Архивное дело > Общество > Глазами эксперта: история внеофисного хранения в США

Глазами эксперта: история внеофисного хранения в США

Прочитать позже   Отправить по e-mail

Глазами эксперта: история внеофисного хранения в США
Внеофисное хранение документов – услуга со своей историей. До сих пор, вопреки прогнозам защитников электронных технологий, спрос на удаленный бумажный «офис» продолжает расти. О том, как внеофисное хранение стало частью бизнес-реалий США, рассказывает ведущий эксперт отрасли Наталья Храмцовская.

Внеофисное хранение как отдельный вид деятельности возникло в США в конце 1940-х годов во многом как следствие резкого расширения и усиления государственного аппарата при президенте Рузвельте. Этому способствовали реализация программ в рамках президентского «Нового курса» (New Deal), рост бюрократического аппарата в связи со Второй мировой войной, а также увеличение экономической активности. Все эти факторы привели к значительному росту объемов производимых документов. Как следствие, в обществе появился интерес к услугам по внеофисному хранению.

Инновации Эммета Лихи и появление первых центров хранения документации

Развитие новой отрасли во многом связывают с именем Эммета Лихи (Emmett J. (Ed) Leahy, 1910-1964). Он первым начал задумываться об экономических последствиях роста объемов государственных документов и искать способы управления жизненным циклом документов в целом. Лихи начал испытывать свои идеи на практике, будучи сотрудником Национальных Архивов США (1935-1941), а в военное время в качестве директора по координации делопроизводства (director of records coordination) Министерства военно-морского флота (Navy Department). В поисках методов экономически более эффективного управления документами Лихи предложил концепцию высокоплотного хранения в центрах хранения документации (records centers), которая позволила сократить площади, необходимые для хранения неактивных документов.

Среди других его инициатив были инновации в управлении активными делами и корреспонденцией (использование типовых форм ответов на запросы и типовых блоков текста), а также микрофильмирование важных документов и микрофильмирования определенных объемных документов с уничтожением оригиналов. За четыре года работы в Министерства военно-морского флота «реформы» Лихи позволили сэкономить 21 миллион долларов – приличная сумма по тем временам. За это он удостоился почетной награды от ведомства.

После окончания войны Лихи продолжил работать в отрасли в качестве консультанта в частной компании, занимаясь разработкой концепции жизненного цикла документов и собирая статистические данные о затратах на делопроизводство. В период с 1947 по 1949 год, помогая в работе Комиссии по организации деятельности исполнительной ветви власти (Commission on the Organization of the Executive Branch of Government), Лихи отстраивал процесс управления документами (records management), на который он смотрел с точки зрения экономичности, эффективности и производительности, от традиционной архивации исторических документов. Его усилия в этой области привели к тому, что новый государственного орган – Федеральная служба делопроизводства (Federal Records Administration) – был создан в структуре Управления общих служб правительства (General Services Administration, GSA), а не Национальных Архивов. В 1948 году Лихи стал первым исполнительным директором Национального совета по управлению документами (National Records Management Council).

В 1948 году Лихи основал собственную компанию Leahy & Co., сотрудники которой консультировали местные органы власти, включая правительство Нью-Йорка, о том, как предотвратить неконтролируемый рост объемов документов. В 1949 году авиакомпания Eastern Airlines стала его первым корпоративным клиентом. Лихи смог убедить президента Эдди Рикенбекера (Eddie Rickenbacker) в неэффективных растратах на делопроизводственные процессы. Вскоре появились и другие крупные клиенты: du Pont, Bethlehem Steel и Американская алюминиевая компания (Alcoa).

В 1951 году, когда доходы от консультационной деятельности превысили 100 тысяч долларов, Лихи основал компанию по хранению документов «Деловые архивы Лихи» (Leahy Business Archives). Это была первая компания отрасли, предлагавшая организациям частного сектора услуги по хранению неактивных документов. Лихи неслучайно открыл офис в Нью-Йорке, где стоимость офисных площадей была относительно высокой. Лихи возглавлял обе компании и продолжал заниматься продвижением управления документами вплоть до своей смерти в 1964 году, когда ему было 54 года.

В память о Лихи была учреждена самая престижная в настоящее время премия, вручаемая за выдающийся вклад в развитие управления документами и информацией. Премия Лихи ежегодно присуждается Институтом сертифицированных специалистов по управлению документацией (Institute of Certified Records Managers, ICRM).  

Архивный бум: Iron Mountains и Pierce Business Archives

В период холодной войны высокая стоимость офисных площадей была не единственной причиной, заставляющей компании передавать свои документы на внеофисное хранение. В 1951 году Герман Ност (Herman Knaust) основал компанию Iron Mountain Atomic Storage (букв. «хранилище в Железной горе, обеспечивающее защиту от последствий ядерного удара»).

Именно с ее создания начинается история одного из лидеров архивной отрасли – компании Iron Mountain. Ее хранилища находились в заброшенной железорудной шахте около города Гудзон в штате Нью-Йорк. Для продвижения своих услуг компания использовала мотив ядерной войны. Это был первый в США защищенный центр хранения документации, рассчитанный на сохранение важнейших документов в случае ядерной катастрофы.  

В 1950-е годы появлялись новые компании по хранению документов.  В 1957 году Лео Пирс (Leo W. Pierce, Sr., 1918-2012 ) основал компанию L.W. Pierce Co., занявшуюся налаживанием систем хранения дел и поставкой соответствующего оборудования в районе Филадельфии. В 1969 году при ней было создана компания Pierce Business Archives. Открытие дочерней фирмы произошло после того, как один из корпоративных клиентов сначала попросил Пирса разобрать и привести в порядок «свалку в подвале», а впоследствии попросил взять эти документы на хранение. Свою деятельность этот поставщик услуг внеофисного хранения начал с капиталов в 9000 долларов и использовал подвал собственного дома Лихи.

В дальнейшем Пирс много лет был генеральным директором Pierce Business Archives. В 1997 году акции компании начали котироваться на Нью-Йоркской бирже. На пенсию Пирс ушел с должности председателя совета директоров в 2000 году в возрасте 82 лет. Iron Mountain, Leahy Business Archives и Pierce Business Archives были в числе немногих крупных компаний отрасли внеофисного хранения, в которой в основном действовали мелкие фирмы. В течение последующих 20 лет компания Пирса расширяла свою деятельность в США. В это же время фирма Лихи была куплена британской компанией Britannia Security Group и взяла на себя функции ее американского подразделения по управлению данными.

Создание государственных центров хранения документации

Американское правительство быстро подхватило идею внеофисного хранения документов и начало создавать сеть федеральных центров хранения документации (Federal Records Center, FRC), обслуживавших федеральные органы власти США. Первый такой центр открылся в 1950 году в Бруклине (Нью-Йорк). К 1955 году по всей стране заработали еще 9 таких центров, по мере того, как все новые федеральные органы власти соглашались сдавать в них свои документы на хранение.

В настоящее время действует сеть из 17 центров хранения, хранящих и обеспечивающих доступ в общей сложности к 25 миллионам архивных коробов.Начиная с 1999 года, система федеральных центров хранения была переведена на хозрасчет. В это же время федеральные органы власти поучили возможность выбирать способ хранения своих неактивных документов: у себя, в федеральном центре хранения документации либо у коммерческих поставщиков услуг внеофисного хранения.  

Развитие отрасли в 1950-1960 годах

Как отмечает в своей публикации по истории отрасли внеофисного хранения Майк Фабер (Mike Faber) , в 1950-1960 годы отрасль продолжала развиваться, преимущественно в северо-восточной части страны (город Нью-Йорк, штат Филадельфия) и в мегаполисах (Чикаго и Лос-Анджелес). В течение 25 лет после окончания Второй мировой войны экономика США устойчиво росла, но сравнительно медленно в сопоставлении с экспоненциальным ростом 1970-1980-х годов.

В значительной степени развитие центров хранения документации было связано с удовлетворением потребностей крупных корпораций и организаций, и в них хранились преимущественно неактивные документы. Практически все центры хранения действовали либо в одном месте, либо в пределах региона.

В ранний период развития отрасли хранением документов начали успешно заниматься компании, занимавшиеся перевозкой и хранением. Они оказались в идеальной ситуации: наличие складов и транспортной инфраструктурой в крупных городах, а также налаженные деловые связи со многими коммерческими организациями в своем районе давали им шанс на быстрый рост. Крупные компании регионального и общенационального масштаба стали появляться лишь в последующие десятилетия.

1970-е годы: развитие центров хранения документации ускоряется

Ряд перемен, произошедших в 1970-е годы, привел к быстрому росту деловой активности в сфере внеофисного хранения документов, не считая спада в конце десятилетия. Появление компьютерных систем обработки текстов и создание центров обработки текстов (word processing centers) в значительной степени повлияли на объемы создаваемых документов и на время, затрачиваемое на их подготовку. Одновременно продолжалось развитие и усложнение федеральной, региональной и местной законодательно-нормативной базы. В законную силу вступали положения, заставлявшие организации во исполнение требований законодательства и в интересах аудита сохранять разные виды документов.

Впервые многие сравнительно небольшие компании столкнулись с тем, что их дорогостоящие офисные площади буквально «съедаются» растущими объемами документов. Компании Пирса-Лихи и «Управление документами Бекинса» (Bekins Records Management, подразделение компании по перевозке и хранению Bekins Moving & Storage, позднее сменившее имя на Bell & Howell, а затем на Iron Mountain) были в числе первых центров хранения, появившихся в ряде американских городов. Используя ранние поколения компьютеров и программного обеспечения для обработки текстов, центры хранения получили возможность автоматической подготовки отчетов и индексирующей информации для клиентов.

В 1970-е годы деятельность американских центров хранения уже не сводилась к одному лишь складированию и возврату по запросу документов. Они смогли применить в своей практике новые компьютерные технологии для того, чтобы создать базы данных для внутреннего пользования и для клиентов.

Ряд центров приступил к набору персонала с целью создать огромные базы данных для индексирования, поддержки перекрестных ссылок и отслеживания местоположения, а также перемещения дел и коробов с документами. Между центрами хранения и их клиентами стали складываться новые отношения, ориентирование на использование новых технологических возможностей.

1980-е годы: продолжение быстрого роста и создание профессиональной ассоциации

В 1980-х годах наблюдалось взрывное развитие отрасли внеофисного хранения в США. На фоне появления персональных компьютеров и настольных принтеров американские коммерческие организации существенно увеличили потребление бумаги. В 1980 году была образована Ассоциация коммерческих центров хранения (Association of Commercial Records Centers, ACRC), в которой первоначально были представлены компании из США и Канады: Mohawk Business Records (Миннеаполис), Records Management Services Inc. (Чикаго), Leonard Brothers Records Service Center (Детройт), File Room (Чикаго), Iron Mountain Group (Бостон) и STACS Records Management (Канада). В течение этого десятилетия внеофисное хранение превратилось в отрасль национального масштаба. Один или несколько центров хранения были практически в любом крупном городе страны, а сочетание стремительного роста объемов создаваемых документов и ужесточения законодательства, требовавшего их сохранения, способствовало росту отрасли.

Кроме того, в 1980-е годы на рынке появилась технология штрихкодирования. Ярлыки со штрихкодами и сканеры штрихкодов стали широко использоваться для более эффективного отслеживания объектов, включая дела и короба с документами. Это позволило центрам хранения документов быстро и точно обрабатывать большие объемы, при этом существенно снизив уровень ошибок. Вскоре компании взяли на вооружение более продвинутые программные средства штрихкодирования, позволившие автоматизировать деятельность центров хранения. При условии хорошего управления прочими деловыми процессами, эффективное применения технологии штрихкодирования и программного обеспечения позволяли центрам хранения предлагать экономически привлекательную альтернативу хранению документов «на дому».

Большие надежды возлагались на еще одну технологию середины 1980-х годов – оптические диски. Первые оптические диски диаметром 14 дюймов (почти в три раза больше, чем нынешние CD, DVD и Blue-Ray) имели емкость, позволявшую записать более 80 тысяч страниц документации. Новая технология могла стать точкой отсчета новой эры безбумажного офиса, также предполагавшей отказ от широко использовавшегося в США микрофильмирования. Многие поставщики услуг внеофисного хранения создавали центры услуг по переводу бумажных документов в графические образы для последующей записи и хранения на оптических носителях.

До сих пор ряд центров хранения оказывает своим клиентам услуги по преобразованию бумажных документов в графические образы на современных оптических носителях. Однако по сравнению с первоначальными прогнозами этим способом оцифровывается лишь очень небольшая часть неактивных и полуактивных документов.

1990-е годы: взрывной рост и новые технологии

Американцы считают1990-е годы одним из самых феноменальных десятилетий в своей экономической истории. Рост отрасли внеофисного хранения отражал происходящий экономический бум. В 1991 году Ассоциация коммерческих центров хранения документации (Association of Commercial Records Centers, ACRС, ныне известная как Professional Records and Information Services Management, PRISM, т.е. ассоциация профессиональных поставщиков услуг в области управления документами и информацией) насчитывала 380 компаний. К концу 1990-х годов число членов ассоциации достигло 500. По состоянию на март 2012 года в ассоциации состояло 580 членов.

География членов ассоциации PRISM (по состоянию на март 2012 года)  

География членов ассоциации PRISM (по состоянию на март 2012 года)

Что стало причиной бурного роста? Во-первых, сохранялась ситуация, когда документов создавалось все больше, и одновременно принимались новые законы и нормативные акты, устанавливающие более длительные сроки хранения и/или для большего числа видов документов. В итоге темпы уничтожения документов с истекшими сроками хранения отставали от темпов принятия на хранения вновь созданных документов. Помимо этого, ключевым фактором, способствовавшим росту отрасли в 1990-е годы, стала тенденция к использованию аутсорсинга.

Многие компании осознали экономические преимущества передачи на субподряд или на аутсорсинг таких административных услуг, как печать, копирование, курьерская доставка и управление малоактивными документами. Деятельность по хранению документов стала рассматриваться в качестве идеального кандидата для передачи на аутсорсинг. Компании, ранее не пользовавшиеся внеофисным хранением, стали хранить свои неактивные документы и управлять ими в центрах хранения.

Важной тенденцией, сложившейся в этот период, стало стремление к консолидации или приобретению мелких компаний более крупными. Во второй половине 1990-х годов этот процесс резко ускорился, и его кульминацией стало слияние компаний Iron Mountain и Pierce-Leahy. Соединение двух компаний было оформлено в феврале 2000 года, в результате чего появилась компания стоимостью в 1,1 миллиарда долларов, имевшая 115 тысяч клиентов. Эта тенденция вызвала опасения того, что исчезнет конкуренция и как следствие вырастут цены и снизится качество обслуживания. С другой стороны, сторонники консолидации отмечали, что другие отрасли и виды деятельности (авиаперевозки, автомобилестроение, коммунальные услуги, банковские услуги) прошли подобную консолидацию без снижения качества услуг. К концу 1990-х годов начали исчезать барьеры, ранее разделявшие отрасль внеофисного хранения и деятельность по уничтожению документов и информации. Это также привело к ряду корпоративных слияний и поглощений.

Росту отрасли способствовало появление ряда инновационных услуг, таких как хранение документов и информации в высокозащищенных хранилищах (vault storage), создание электронных хранилищ, рост внимания к обеспечению непрерывности деловой деятельности и восстановлению после катастроф, услуги по созданию центров «горячего резерва». В ряде случаев для целей инвентаризации и отслеживания движения документов вместо или вместе со штрихкодами начали применяться более дорогие, но открывающие целый спектр новых возможностей радиометки (RFID).

Защищенные хранилища обеспечивали высокий уровень безопасности, в том числе надежную противопожарную защиту, а также стабильный микроклимат в зоне хранения. Они впервые появились в середине 1980-х годов, но именно в 1990-х годах стали более распространенными в связи с резким расширением использования компьютерных технологий и потребностью организаций в резервировании данных.

Электронные хранилища представляли  собой установленный на стороне поставщика услуг центральный компьютер, который ежедневно опрашивал сеть организации и создавал для клиента 30-дневную резервную копию. Электронные хранилища по-разному были приняты различными секторами рынка. Однако, несомненно, они стали еще одной важной услугой, которую центры хранения могли предложить своим клиентам. В мае 2000 года компании Iron Mountain и Computer Network Technology заговорили о создании электронного хранилища национального масштаба.

Кроме того, в отрасли стали использовать GPS-технологии. В реальном времени стало возможным отслеживать местонахождение транспортных средств, перевозящих документы,  а при желании – и отдельных коробов. Благодаря GPS не только вырос уровень безопасности, но и появилась возможность оптимизировать вывод и доставку документов, особенно в городских зонах, страдающих от частых заторов.

По оценкам, по состоянию на 2001 год в США действовало более 2000 центров хранения документов, с учетом малых и специализированных организаций.

Развитие отрасли в XXI веке

В новом веке продолжилась тенденция активного освоения новых технологий и предложения клиентам новых услуг, хотя и традиционное хранение бумажных документов никуда не исчезло.

В мае 2000 года на конференции в Акапулько (Мексика) известный американский специалист Дэвид Стефенс (David O. Stephens) из компании Zasio Enterprises в своем докладе о будущем отрасли внеофисного хранения предсказал, что, несмотря на ожидавшийся экспоненциальный рост использования электронных документов, традиционное внеофисное хранение будет стабильно существовать в течение, по крайней мере, ближайших 10-15 лет. И сейчас уже очевидно, что срок действия этого прогноза можно продлить еще как минимум на такой же срок.

Все чаще организации доверяют поставщикам услуг внеофисного хранения не только хранение бумажных документов, но и их первичную обработку (сканирование и/ввод данных в базы данных). По желанию клиента управление документов и контроль над ними могут осуществляться не только традиционным образом – на уровне коробов, но и на уровне дел и отдельных документов.

Продолжилась тенденция к поглощению мелких местных и региональных центров хранения транснациональными гигантами. Усложнение экономической обстановки в конце первого десятилетия нового века стало причиной более жесткой конкуренции на рынке и ценовых войн, вследствие которых базовые расценки на хранение бумажных документов заметно снизились.

Ожидается, что тенденция к поглощению мелких компаний крупными сохранится и в ближайшие годы, поскольку ведущие игроки рынка будут стремиться к увеличению своей доли. Одновременно эксперты прогнозируют, что в отрасли будет создаваться больше новых компаний.

Тем не менее, у американского потребителя по-прежнему сохраняется выбор: он может использовать как услуги местных небольших компаний, которые больше дорожат клиентами и часто готовы подстраиваться под их нужды, так и услуги крупных фирм, способных предложить очень широкий выбор услуг и оказывать их в рамках единого контракта по всей стране и за рубежом.

Постепенно в практику взаимодействия клиента с компанией вошли интернет-технологии. При этом оно не ограничивается размещением заказов на доставку, выпиской и оплатой счетов и предоставлением доступа к учетной информации. Распространенной услугой стало сканирование документов по запросу и доставка их электронных копий через Интернет.

Заметное влияние на отрасль оказала усиливающаяся тенденция к использованию облачных вычислений. Облачное хранение и обработка электронных документов и информации можно рассматривать как разновидность услуг внеофисного хранения в отношении электронных материалов. При этом сильной стороной поставщиков услуг внеофисного хранения является то, что они в состоянии предложить комплексное обслуживание, охватывающее как бумажные, так и электронные документы клиента, в том числе возможность полной или выборочной оцифровки бумажных документов.

В условиях постоянного ужесточения как общих, так и отраслевых законодательно-нормативных требований к управлению документами, поставщики услуг внеофисного хранения предлагают консультационные услуги по налаживанию в компании соответствующей установленным требованиям системы управления документами.

Разнообразие оказываемых услуг стало сейчас столь велико, что заниматься всем сразу оказалось невыгодно даже таким гигантам, как компания Iron Mountain, которая в 2004 году создала специальное подразделение по оказанию электронных услуг (после приобретения фирмы Connected Corporation – прежнего лидера по онлайн-резервированию данных и защите распределенных данных). В 2011 Iron Mountain продала свой бизнес, связанный с резервным копированием и восстановлением данных, электронной архивацией и раскрытием корпоративных данных в случае расследований и судебных разбирательств (e-Discovery) корпорации Autonomy.

О масштабе деловой активности в области внеофисного хранения можно судить по финансовым показателям одного из ее крупнейших представителей – компании Iron Mountain. В III квартале 2012 года компания сообщила о выручке в 748 миллионов долларов и прибыли в 438 миллионов долларов. При этом 58% своих доходов компания получает от деятельности по хранению, и 42% – от оказания услуг. Годовая выручка ожидается порядка 3 миллиардов долларов. Основными конкурентами Iron Mountain финансовые консультанты считают компании Brambles и Cintas Corporation.

По данным IBISWorld, в целом объем рынка оценивается в 5 миллиардов долларов (включены компании, оказывающие услуги внеофисного хранения документов, а также услуги по уничтожению и оцифровке) . В этом секторе работает порядка 1500 компаний с общим числом сотрудников 30 тысяч человек. В последние пять лет наблюдался рост отрасли в среднем на 1,9% в год.

Учитывая взрывной рост в США объемов создаваемых электронных документов и стабильный объем ежегодно производимых бумажных документов, ужесточение законодательно-нормативных требований, а также то, что в нынешние непростые экономические условия подталкивают как коммерческие, так и государственные организации к максимальному использованию аутсорсинга  (включая облачные вычисления), можно уверенно сказать о том, что у отрасли внеофисного хранения есть хорошие перспективы для стабильного развития как вширь, так и вглубь.

Наиболее интересные возможности, безусловно, лежат в сфере оказания услуг по обработке, хранению и уничтожению электронной информации и документов, включая обеспечение долговременной сохранности юридически значимых документов.

Аналитики IBISWorld также отмечают, что сейчас на рост отрасли существенное влияние оказывает растущий спрос со стороны поставщиков медицинских услуг, переходящих на использование в оперативной деятельности электронных документов.  С 2015 года те поставщики медицинских услуг, которые не перейдут на современные технологии, начнут нести существенные финансовые потери – им будут сокращены компенсационные выплаты за оказанные услуги.

Наталья Храмцовская,
кандидат исторических наук,
ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС»,
член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International

фото: capitan.dp.ua

Полезная статья?
Да / Нет
Прочитать позже В избранное Отправить по e-mail
  • Поделиться в соцсетях:
Только зарегистрированные участники могут оставлять комментарии. Авторизуйтесь или зарегистрируйтесь

Материалы по теме:



Семинары

Все семинары

Сервисы

Все сервисы

Ваши идеи

Знаете как сделать портал лучше? Поделитесь идеей.

Информационный портал НААР создан сообществом экспертов архивной отрасли РФ. Целью портала является сбор и обобщение, а также анализ всей информации, размещенной в Интернете и в других источниках, имеющей отношение к документам.
На сайте размещены свежие новости и пресс-релизы архивных компаний России, СНГ и зарубежья.

© 2016 - архивный портал naar.ru