Подпишитесь, чтобы быть в курсе

Главная > Статьи > Делопроизводство > Хранение кадровых документов

Хранение кадровых документов

Прочитать позже   Отправить по e-mail

Кадровые документы нередко становятся единственным основанием для начисления трудового стажа и некоторых других ситуаций, необходимых для обеспечения социальных прав граждан. Поэтому вопрос хранения кадровых документов должен быть решен грамотно и своевременно. Что из себя представляют кадровые документы и как они должны храниться в организации?

Что относится к кадровым документам?


Под кадровыми документами обычно понимают небольшую группу документов, куда входят приказы по личному составу, личные дела, личные карточки формы № Т-2, лицевые счета, ведомости по начислению зарплаты, трудовые договоры.

Помимо них, к кадровым документам относят:

  • документы о прохождении учебы и подтверждающие полученное образование (дипломы, аттестаты, сертификаты и т. п.);
  • документы по аттестации и установлению квалификации (аттестационные и квалификационные листы, удостоверения, протоколы заседания аттестационной комиссии и т. п.);
  • документы, подтверждающие вредные условия производства;
  • списки сотрудников, имеющих право на льготную пенсию (документы: ходатайства, справки, анкеты);
  • формы учета выданных документов (журналы, книги), записи в которых могут служить основанием для подтверждения трудового стажа, образования или льгот.

Все эти документы образуют так называемый класс документов по личному составу. Полный перечень таких документов с указанием сроков хранения кадровых документов приводится в Практически Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 6 октября 2000 г.

Возможно ли хранение кадровых документов с другими документами?


Согласно российскому законодательству, документы по личному составу нужно хранить отдельно от других документов. Самый оптимальный вариант для хранения кадровых документов – создать для них специальное хранилище.

Если в вашей организации нет такой возможности, то хранение кадровых документов можно организовать в общем хранилище, но обеспечив при этом обособленный сейф, шкаф и т.п. Такие меры необходимы в виду того, что эти документы имеют конфиденциальный характер, и доступ к ним возможен только для узкого круга уполномоченных лиц (см. закон «О персональных данных»).

Сохранность кадровых документов


Согласно п. 6 Положения об Архивном фонде РФ, которое было утверждено Указом Президента РФ от 17.03.1994 № 552, хранение документов по личному составу осуществляется на протяжении 75 лет (после момента увольнения) в той организации, где человек работал. Статья 24 Конституции Российской Федерации защищает права граждан на получение информации социального характера.

С целью обеспечения социальных прав граждан Правительство РФ приняло серию нормативных актов, которые определяют порядок хранения кадровых документов. Проблемной является ситуация, когда организация ликвидируется, и документы по личному составу могут кануть в небытие.

В этом случае кадровые документы могут быть переданы правопреемнику, а при отсутствии правопреемнику – в вышестоящий орган. В ином случае кадровые документы передаются на хранение Федеральной архивной службы, которая принимает меры по обеспечению сохранности.

Нарушение порядка хранения кадровых документов


Уголовный кодекс предусматривает ответственность за халатное и небрежное отношение к архивным сведениям, а также за умышленное уничтожение информации, составляющей основу кадровых документов.

Сотрудник кадровой службы, который наделен организационно-распорядительными функциями, несет ответственность как за надлежащее ведение, так и за правильность хранения кадровых документов.

На руководителя организации возложена ответственность за хранение документов, образующихся в деятельности организации, включая кадровые документы.

Полезная статья?
Да / Нет
Прочитать позже В избранное Отправить по e-mail
  • Поделиться в соцсетях:
Только зарегистрированные участники могут оставлять комментарии. Авторизуйтесь или зарегистрируйтесь

Материалы по теме:



Семинары

Все семинары

Сервисы

Все сервисы

Ваши идеи

Знаете как сделать портал лучше? Поделитесь идеей.

Информационный портал НААР создан сообществом экспертов архивной отрасли РФ. Целью портала является сбор и обобщение, а также анализ всей информации, размещенной в Интернете и в других источниках, имеющей отношение к документам.
На сайте размещены свежие новости и пресс-релизы архивных компаний России, СНГ и зарубежья.

© 2016 - архивный портал naar.ru