Подпишитесь, чтобы быть в курсе

Главная > Статьи > Делопроизводство > Хранение кадровых документов

Хранение кадровых документов

Прочитать позже   Отправить по e-mail

Хранение кадровых документов
Кадровые документы являются основанием для начисления трудового стажа и используются для обеспечения социальных прав граждан. Поэтому вопрос их хранения должен быть решен грамотно и своевременно. Что из себя представляют кадровые документы и как они должны храниться в организации?

Что относится к кадровым документам?

Под кадровыми документами понимают группу документов, куда входят приказы по личному составу, личные дела, личные карточки формы № Т-2, трудовые книжки, лицевые счета, ведомости по начислению зарплаты, трудовые договоры (соглашения), табели/графики учета рабочего времени.

Помимо них, к кадровым документам относят:

  • документы об установлении персональных ставок, окладов, надбавок (ходатайства, анкеты, заявления и т.п.);
  • документы о прохождении учебы и подтверждающие полученное образование (дипломы, аттестаты, сертификаты и т. п.);
  • документы по аттестации и установлению квалификации (аттестационные и квалификационные листы, удостоверения, протоколы заседания аттестационной комиссии и т. п.);
  • документы о трудовой деятельности на работах с вредными, опасными и иными особыми условиями труда (положения, протоколы, решения, заключения, инструктажи, табели и т.п.);;
  • списки работников, имеющих право на льготную пенсию (документы: ходатайства, справки, анкеты);
  • документы о награждении работников (списки, ходатайства, представления и т.п.);
  • документы по оформлению служебных командировок (командировочные удостоверения, задания и пр.);
  • документы по воинскому учету;
  • учетные формы (книги, журналы, карточки) приказов по личному составу, личных дел, личных карточек, трудовых договоров(соглашений); выдачи (учета движения) трудовых книжек, выданных документов, записи в которых могут служить основанием для подтверждения трудового стажа, образования или льгот и др.;

Все эти документы образуют так называемый класс документов по личному составу. 

Полный состав видов данных документов приведен во 2 главе методических рекомендаций «Экспертиза ценности и отбор в состав Архивного фонда Российской Федерации документов по личному составу», разработанных совместно Росархивом и ВНИИДАДом и согласованных ЦЭПК при Росархиве 23 декабря 2014 г. 

Срок хранения кадровых документов

Согласно ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»: 

  • документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет; 
  • документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет

(после момента увольнения) в той организации, где человек работал.

Особое внимание нужно обратить на документы по личному составу, имеющие срок хранения «постоянно», например, на личные дела руководителей или документы о несчастных случаях на производстве.

Некоторые виды кадровых документов имеют кратковременный срок хранения и в меньшей степени играют роль в обеспечении социальных прав работников. При проведении экспертизы ценности документов по личному составу (а именно при определении сроков их хранения) необходимо руководствоваться Переченем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Министерством культуры Российской Федерации 25 августа 2010 г. 

По итогам экспертизы ценности выделяются дела с истекшим сроком хранения, на которые составляется акт о выделении дел к уничтожению. 

Порядок хранения кадровых документов

Согласно российскому законодательству, документы по личному составу нужно хранить отдельно от других документов. Самый оптимальный вариант для хранения кадровых документов – создать для них специальное хранилище.

Если в вашей организации нет такой возможности, то хранение кадровых документов можно организовать в общем хранилище, но обеспечив при этом обособленный сейф, шкаф и т.п. Такие меры необходимы в виду того, что эти документы имеют конфиденциальный характер, и доступ к ним возможен только для узкого круга уполномоченных лиц (см. закон «О персональных данных»).

Проблемной является ситуация, когда организация ликвидируется, и кадровые документы передаются правоприемнику или в вышестоящий орган, при благоприятном раскладе – в государственный архив. Гораздо хуже, когда документы принимает на хранение организация, чье «родство» с ликвидированным предприятием юридически не установлено, и исполнение социально-правовых запросов на основании данных документов – дело доброй воли нового хранителя. 

Росархив ведет работу по созданию общероссийской справочной системы «База данных по местам хранения документов по личному составу». Предполагается, что открытая часть массива данных будет размещена на портале «Архивы России» и официальных сайтах субъектов РФ.


© НААР.РУ

Полезная статья?
Да / Нет
Прочитать позже В избранное Отправить по e-mail
  • Поделиться в соцсетях:
Только зарегистрированные участники могут оставлять комментарии. Авторизуйтесь или зарегистрируйтесь

Материалы по теме:

Сервисы

Все сервисы

Ваши идеи

Знаете как сделать портал лучше? Поделитесь идеей.

Информационный портал НААР создан сообществом экспертов архивной отрасли РФ. Целью портала является сбор и обобщение, а также анализ всей информации, размещенной в Интернете и в других источниках, имеющей отношение к документам.
На сайте размещены свежие новости и пресс-релизы архивных компаний России, СНГ и зарубежья.

© 2016 - архивный портал naar.ru