Хранение конфиденциальных документов

У каждого есть свои маленькие секреты и большие тайны. И чем крупнее компания, тем выше риски и цена утраты важных конфиденциальных данных. Но даже на предприятиях малого и среднего бизнеса вопрос о хранении конфиденциальных документов всегда остается актуальным. Как обеспечить максимальную защиту таких сведений и какой способ их хранения является наиболее оптимальным?

Нередко сотрудники организации хранят важную информацию на домашнем или рабочем компьютере в общедоступных папках, а иногда небрежно бросают документы в большой ворох офисных бумаг. Но нужно отдавать себе отчет в том, что от сохранности этих данных зависит не только благополучие отдельно взятого человека, но и успех компании в целом.

Если о ценности хранящихся сведений знаете не только вы, то в самый раз задуматься о грамотном хранении конфиденциальных документов, безопасность которых является задачей номер для делопроизводителя или архивиста.

Сегодня много говорится о защите данных на электронных носителях, и при этом авторы незаслуженно забывают о главном – обеспечении безопасности информации, которая хранится в бумажном виде. Речь идет о безопасном хранении (бумажных) конфиденциальных документов, требующих особого внимания со стороны руководителей.

Для начала стоит развеять миф о том, что, обеспечивая хранение документов на своей территории – будь то офис или склад, арендованный гараж или дача, можно оградить документы и содержащуюся в них информацию от посторонних глаз.

Любой опытный сотрудник службы безопасности знает, что до 70% случаев утечки информации происходит по вине работников организации или халатного обращения с документами. Не секрет, что некоторых сотрудников легко можно подкупить. Даже если вы уличили кого-то в передаче или разглашении конфиденциальной информации, практически невозможно привлечь его к ответственности, соразмерной нанесенному им вреду. И к сожалению, соглашение о неразглашении конфиденциальных данных, заключенное с работником, не спасет ситуацию. Это подтверждает практика рассмотрения таких дел судами общей юрисдикции.

Единственный верный способ позаботиться о хранении конфиденциальных документов – сделать так, чтобы о наличии, содержании и фактическом месте их нахождения знали только вы или ограниченный круг лиц. Другой радикальный способ – вообще не создавать документы конфиденциального характера, что невыполнимо в условиях ведения полноценных бизнес-процессов. Какие же способы хранения конфиденциальных документов являются наиболее оптимальными с точки зрения безопасности информации? Сегодня на рынке услуг представлено два основных варианта, которые помогут защитить важные документы компании от несанкционированного доступа.

Хранение конфиденциальных документов в банковской сейфовой ячейке

Один из самых надежных способов хранения ценной документации и любых других ценностей. Доступ к ячейке имеет исключительно ее владелец, а сохранность обеспечивается силами службы безопасности кредитной организации. В случае утраты содержимого ячейки банк в рамках договора предоставления ячейки возместит все доказанные и документально подтвержденные убытки.

Недостатком данного метода хранения документов является небольшая вместимость ячейки и высокая стоимость ее аренды. Есть в банковском сейфе и другое значительное неудобство: доступ к ячейке предоставляется исключительно в соответствии с графиком работы самого банка.

Хранение конфиденциальных документов на территории архивной компании

Представляет собой такой способ организации архивного хранения, который предполагает их хранение за пределами офиса (внеофисное хранение документов). Преимуществом этого подхода является то, что в зависимости от значимости и ценности информации вы можете выбрать для себя оптимальный по конфиденциальности и цене метод хранения документов, а также согласовать удобный для вас график доступа к документам.

Хранение документов в архивном сейфе (ячейке)

 Аналогичен описанной выше услуге предоставления банковской ячейки. Основное отличие состоит в допустимом объеме хранимых документов: самая большая ячейка банка может вместить не более 5 папок «Корона» с толщиной корешка до 8 см, в то время как вместимость ячейки, предоставляемой архивными компаниями составляет порядка 3 кубических метров. Этого достаточно для размещения 500 папок «Корона». 

Документы можно хранить в удобном для вас виде (россыпь, папки, коробки, мешки). Безопасность ячейки обеспечивается службой безопасности архивной компании. Помимо этого, архивные ячейки оснащены системой SMS-оповещения заказчика в случае ее несанкционированного вскрытия или возгорания.

Доступ к ячейке обычно предоставляется только заказчику. В этой ситуации он самостоятельно осуществляет закладку и изъятие конфиденциальных документов из ячейки. За пользование ячейкой взимается ежемесячная плата.

Аренда оснащенных архивных площадей

Подойдет в том случае, если вы рассматриваете вариант аренды и оснащения под хранение документов специальных площадей. Это оптимальный по цене, сроку и качеству вариант. Выгода данного предложения состоит в том, что за небольшую ежемесячную плату вы получаете в пользование обособленный современный архив повышенной вместимости. При этом архивные площади всегда можно как увеличить, так и уменьшить.

В отличие от самостоятельной организации архива, вы ни копейки не инвестируете на приобретение стеллажей и внедрение комплексной системы безопасности, необходимой для хранения конфиденциальной документации.

Документы можно отправлять на хранение сразу после подписания соответствующего договора и акта приема-передачи площадей. Дальнейшее обслуживание документов на территории архива, а также обеспечение контроля их использования и сохранности могут осуществлять доверенные работники вашей организации.

Передача документов на хранение в архивных коробах

Является стандартным предложением участниками архивных услуг. Основной принцип данной услуги заключается в том, что хранение документов осуществляется в архивных коробах, которые размещаются в архиве по принципу свободной ячейки.

Благодаря такому подходу достигается разобщенность документов заказчиков в архиве. Это в значительной степени затрудняет процедуру их несанкционированного изъятия. Помимо этого, кроме уникального штрихкода, короба не имеют никаких других идентификаторов или описания. Доступ посторонним к месту хранения документов, кроме работников самого архива, ограничен.

Необходимые для работы документы выдаются заказчику в специальной рабочей комнате или доставляются по указанному адресу строго после того, как его полномочия подтвердит собственник документов (процедура авторизации). Плата с заказчика взимается пропорционально переданным на хранение коробам.

Как и банковские организации, архивная компания берет на себя обязательства перед заказчиком по обеспечению сохранности документов. В случае утраты документов или разглашения конфиденциальной информации, архивная компания выплатит клиенту компенсацию за возникшие по ее вине убытки.

Важно: Помните, что вне зависимости от того, где вы храните конфиденциальные документы, это не является основанием для их непредставления по запросам государственных органов в рамках требований законодательства.

Денис Авдюшин
эксперт НААР