Прочитать позже Отправить по e-mail
У каждого есть свои маленькие секреты и большие тайны. И чем крупнее компания, тем выше риски и цена утраты важных конфиденциальных данных. Но даже на предприятиях малого и среднего бизнеса вопрос о хранении конфиденциальных документов всегда остается актуальным. Как обеспечить максимальную защиту таких сведений и какой способ их хранения является наиболее оптимальным?
Нередко сотрудники организации хранят важную информацию на домашнем или рабочем компьютере в общедоступных папках, а иногда небрежно бросают документы в большой ворох офисных бумаг. Но нужно отдавать себе отчет в том, что от сохранности этих данных зависит не только благополучие отдельно взятого человека, но и успех компании в целом.
Если о ценности хранящихся сведений знаете не только вы, то в самый раз задуматься о грамотном хранении конфиденциальных документов, безопасность которых является задачей номер для делопроизводителя или архивиста.
Сегодня много говорится о защите данных на электронных носителях, и при этом авторы незаслуженно забывают о главном – обеспечении безопасности информации, которая хранится в бумажном виде. Речь идет о безопасном хранении (бумажных) конфиденциальных документов, требующих особого внимания со стороны руководителей.
Для начала стоит развеять миф о том, что, обеспечивая хранение документов на своей территории – будь то офис или склад, арендованный гараж или дача, можно оградить документы и содержащуюся в них информацию от посторонних глаз.
Любой опытный сотрудник службы безопасности знает, что до 70% случаев утечки информации происходит по вине работников организации или халатного обращения с документами. Не секрет, что некоторых сотрудников легко можно подкупить. Даже если вы уличили кого-то в передаче или разглашении конфиденциальной информации, практически невозможно привлечь его к ответственности, соразмерной нанесенному им вреду. И к сожалению, соглашение о неразглашении конфиденциальных данных, заключенное с работником, не спасет ситуацию. Это подтверждает практика рассмотрения таких дел судами общей юрисдикции.
Единственный верный способ позаботиться о хранении конфиденциальных документов – сделать так, чтобы о наличии, содержании и фактическом месте их нахождения знали только вы или ограниченный круг лиц. Другой радикальный способ – вообще не создавать документы конфиденциального характера, что невыполнимо в условиях ведения полноценных бизнес-процессов. Какие же способы хранения конфиденциальных документов являются наиболее оптимальными с точки зрения безопасности информации? Сегодня на рынке услуг представлено два основных варианта, которые помогут защитить важные документы компании от несанкционированного доступа.
Недостатком данного метода хранения документов является небольшая вместимость ячейки и высокая стоимость ее аренды. Есть в банковском сейфе и другое значительное неудобство: доступ к ячейке предоставляется исключительно в соответствии с графиком работы самого банка.
Документы можно хранить в удобном для вас виде (россыпь, папки, коробки, мешки). Безопасность ячейки обеспечивается службой безопасности архивной компании. Помимо этого, архивные ячейки оснащены системой SMS-оповещения заказчика в случае ее несанкционированного вскрытия или возгорания.
Доступ к ячейке обычно предоставляется только заказчику. В этой ситуации он самостоятельно осуществляет закладку и изъятие конфиденциальных документов из ячейки. За пользование ячейкой взимается ежемесячная плата.
В отличие от самостоятельной организации архива, вы ни копейки не инвестируете на приобретение стеллажей и внедрение комплексной системы безопасности, необходимой для хранения конфиденциальной документации.
Документы можно отправлять на хранение сразу после подписания соответствующего договора и акта приема-передачи площадей. Дальнейшее обслуживание документов на территории архива, а также обеспечение контроля их использования и сохранности могут осуществлять доверенные работники вашей организации.
Благодаря такому подходу достигается разобщенность документов заказчиков в архиве. Это в значительной степени затрудняет процедуру их несанкционированного изъятия. Помимо этого, кроме уникального штрихкода, короба не имеют никаких других идентификаторов или описания. Доступ посторонним к месту хранения документов, кроме работников самого архива, ограничен.
Необходимые для работы документы выдаются заказчику в специальной рабочей комнате или доставляются по указанному адресу строго после того, как его полномочия подтвердит собственник документов (процедура авторизации). Плата с заказчика взимается пропорционально переданным на хранение коробам.
Как и банковские организации, архивная компания берет на себя обязательства перед заказчиком по обеспечению сохранности документов. В случае утраты документов или разглашения конфиденциальной информации, архивная компания выплатит клиенту компенсацию за возникшие по ее вине убытки.
Важно: Помните, что вне зависимости от того, где вы храните конфиденциальные документы, это не является основанием для их непредставления по запросам государственных органов в рамках требований законодательства.
Денис Авдюшин
эксперт НААР
1. Как правильно провести служебное расследование: этапы, сроки и формы документов
2. Делопроизводство от А до Я. Работа с обращениями граждан
Знаете как сделать портал лучше? Поделитесь идеей.