Подпишитесь, чтобы быть в курсе

Главная > Статьи > Архивное дело > Информатизация архивного дела в РФ. Федеральная государственная информационная система. Часть II

Информатизация архивного дела в РФ. Федеральная государственная информационная система. Часть II

Прочитать позже   Отправить по e-mail

Во второй части статьи, начало которой вы можете прочитать в Документы Архивного фонда в собраниях музеев и библиотек. Информатизация архивного дела в РФ. Часть I, речь пойдет о федеральной государственной информационной системе в области учета документов архивного фонда.

Во второй части статьи, начало которой вы можете прочитать в Документы Архивного фонда в собраниях музеев и библиотек. Информатизация архивного дела в РФ. Часть I, речь пойдет о федеральной государственной информационной системе в области учета документов архивного фонда.

Окончательное юридическое и функциональное оформление эта система приобрела в рамках Программы информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений . В этом документе в качестве основного механизма реализации функции единого государственного учета документов Архивного фонда в электронной форме предполагается использование ведомственной Единой Автоматизированной Информационной системы (далее – ЕАИС), которая состоит из трех самостоятельных программных комплексов.

Архивный фонд

Программный комплекс (базовый уровень) «Архивный фонд» предназначен для использования непосредственно в архивах. В этом ПК реализованы классические археографические требования к учету и описанию документов Архивного фонда, что позволяет не только перевести учет в электронную форму, но, и что не менее важно, осуществить преемственность форм учета (традиционно-бумажная – электронная) и сохранить в полном объеме учетную информацию, не нарушая ее целостности.

В настоящий момент ПК АФ используют 14 федеральных архивов и архивные управления 84 субъектов Федерации, что обеспечивает единство учета документов Архивного фонда РФ на всей территории страны независимо от прав собственности на данные документы. Этот ПК развивается с середины 1990-х годов. В настоящее время введена в эксплуатацию версия ПК «Архивный фонд 4.3», в которой осуществлен перевод этого ПО на веб-интерфейс. Об идеологических возможностях, заложенных в структуре этого ПК и позволяющих осуществлять его модернизацию и перенастройку с целью решения различных задач (в т.ч. и с целью учета музейных предметов и книг из фонда редкой книги), уже говорилось.

Фондовый каталог

Программный комплекс «Фондовый каталог» предназначен для использования отделами (управлениями, агентствами) по делам архивов регионального уровня с целью аккумулирования массивов данных, выгруженных из ПК АФ, используемых в конкретных архивах. С начала 2012 г. Росархив получает в формате этого ПО аккумулированную на региональном уровне информацию для дальнейшей ее интеграции в рамках единой автоматизированной системы.

Центральный фондовый каталог

И наконец, программный комплекс «Центральный фондовый каталог» предназначенный для использования непосредственно в Федеральном архивном агентстве, куда загружаются сведения из БД федеральных архивов и (в скором будущем) массивы информации из фондовых каталогов регионов. В настоящее время идет процесс его пилотного развертывания в РГАНТД и представления на портале «Архивы России».

Собственно ЦФК есть та федеральная государственная информационная система, которая в полном объеме отразит информацию о составе Архивного фонда РФ.

При этом необходимо сказать, что ЦФК, венчающий триаду программных комплексов по учету документов АФ, как и два других ПК, обладает потенциалом представления в базах данных информации о любых хранящихся в архивах объектах и расширении набора дополнительных атрибутов для отражения в своей структуре учетной информации, например, из музейного или библиотечного учета, где хранятся и описываются архивные документы … Этот программно-идеологический подход был реализован в связи с законодательно закрепленной за Росархивом, как уполномоченным Российской Федерацией органом федеральной исполнительной власти в области архивного дела, обязанностью осуществлять «хранение, комплектование, учет и использование архивных документов и архивных фондов: а) федеральных государственных архивов, федеральных музеев и библиотек…» И соответственно, в недалеком будущем, Росархив будет обращаться к федеральным музеям и библиотекам, хранящим документы Архивного фонда, с просьбой о предоставлении информации в электронной форме о хранящихся у них архивных фондах с целью включения этой информации в ЦФК.

Необходимо сказать, что в целях организации единого автоматизированного учета документов Архивного фонда Росархив на протяжении последних 16 лет предпринял ряд практических шагов: в частности, были разработаны, и особо подчеркнем бесплатно (!) предоставлены всем архивам страны и органам управления архивным делом в субъектах федерации, и внедрены Программные комплексы «Архивный фонд» и «Фондовый каталог», являющихся в настоящее время обязательным для ведения автоматизированного учета во всех архивах Российской Федерации. В 2000 г. принят Временный порядок автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации , являющийся ныне неотъемлемой частью всех Правил по учету документов Архивного фонда. Эти шаги позволили на практике реализовать единство автоматизированного учета и описания документов Архивного фонда, хранящихся в архивах.

Безусловно, у реализованных в настоящий момент программных комплексов, имеется еще множество недостатков и проблем, главный из которых очевиден – эти программные продукты должны функционировать в режиме on-lain, т.е. через единый защищенный портал. Создание такого портала станет основным содержанием развития ЕАИС в ближайшее время.

Однако уже сегодня очевидно, что идеология «пирамиды» из трех ПК дает возможность со временем обеспечить полноценный и всеохватный автоматизированный учет документов Архивного фонда.

Но резонно поставить вопрос, а как, в каком виде информация об архивных документах, хранящихся в музеях и библиотеках, будет попадать, отражаться в этом государственном информационном ресурсе? Готовы ли федеральные музеи и библиотеки – хранители документов Архивного фонда РФ – предоставить в Росархив в машиночитаемом виде учетную информацию для включения ее в ЦФК, так как это предусмотрено нормативно-правовыми актами, в том числе законодательством РФ и действующими инструкциями?

Представляется, что настало время задуматься над этим вопросом.

Нельзя не коснуться еще нескольких направлений Программы информатизации Федерального архивного агентства, контекстно связанных с уже обозначенными проблемами.

Наряду с активным внедрением и наполнением ЕАИС (а это довольно длительный процесс, учитывая объем АФ на 01.01.2010 г. был более 494 млн. дел) запланировано также создание и использование различных тематических информационных ресурсов (информационно-справочных систем, баз данных, путеводителей и справочников), которые должны обеспечивать пользователей наиболее востребованной информацией (до уровня документа включительно), «заполняя» временной промежуток, необходимый для осуществления полномасштабного наполнения и функционирования системы.

К примеру, с целью предоставления широкого удаленного доступа к наиболее актуальному цифровому контенту, начата реализация межархивного проекта «Документы советской эпохи», в рамках которого предполагается осуществить объединение информационных (тематических, исследовательских и пр.) ресурсов, как уже созданных и функционирующих внутри федеральных архивов, так и создаваемых в настоящее время. В нем будут интегрированы электронные ресурсы, созданные в результате оцифровки основных коллекций архивных документов, хранящихся в федеральных архивах и находящихся в открытом доступе (Интербригады , Архив Коминтерна ), академические документальные публикации и актуальные монографические исследований. Созданный электронный ресурс будет представлен в качестве самостоятельного раздела портала «Архивы России».

Одна из ключевых задач Программы информатизации Росархива связана с необходимостью проведения работ по оцифровке оригиналов архивных документов.

Эта задача представляется чрезвычайно важной и сложной, поэтому в рамках Программы предполагается осуществление специальных научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ по определению стандартных требований к сканирующему оборудованию, применяемому для оцифровки фондов, с целью повышения сохранности оригиналов, а также разработке единых стандартов оценки и контроля качества электронных копий и носителей информации документов архивного фонда и, шире, всех объектов культурного наследия.

Не менее важными являются проблемы обеспечения адекватности электронных копий оригиналу, определения механизмов заверения подлинности копий и достоверности их информации; проблемы авторского права в отношении создаваемых электронных копий; вопросы организации хранения, безопасности, учета (в том числе и финансового – в качестве нематериальных активов) и использования электронных копий. Две НИР осуществляются уже в настоящее время. Первая посвящена изучению опыта оцифровки (сканирования) документов Архивного фонда в архивных учреждениях Российской Федерации, вторая имеет целью разработать методические рекомендаций по выбору сканирующего оборудования, способного удовлетворить потребности российских архивов.

Планируется также провести широкомасштабную работу по определению приоритетов в оцифровке документов, создать перспективный поэтапный план проведения оцифровки документов Архивного фонда.

И только после этого – осуществить массовый перевод в современный цифровой формат и организацию доступа к электронным копиям особо ценных и наиболее используемых фото-, фоно-, кино- и видео-документов, документов на бумажной основе.

Очевидно, что в этих вопросах вновь возникает необходимость интеграции усилий различных ведомств с целью выработки единых подходов, направленных как на осуществление задач предоставления не просто широкого, но, прежде всего, качественного (с точки зрения информации) доступа к культурному наследию, так и на решение проблем физической сохранности фондов.

При этом необходимо отметить, что понятие «широкого доступа» в архивной сфере трактуется не только как доступ к цифровым ресурсам через Интернет. Поэтому Программой информатизации предусмотрены не только разработка программного обеспечения для формирования, внедрения и функционирования единого «Электронного читального зала» с «личными кабинетами исследователей», установленного на портале «Архивы России» и обеспечивающего возможность удаленного доступа к ресурсам федеральных архивов, но и создание компьютеризированных читальных залов на базе терминалов в самих архивах.

Очевидно, что возникновение ресурсных центров потребует создания и внедрения полномасштабных систем безопасности и технической поддержки аппаратно-программных комплексов и электронных ресурсов.

И, наконец, учитывая перспективу лавинообразного возрастания объемов цифровой информации, в том числе за счет внедрения систем электронного документооборота и межведомственного электронного оборота, полномасштабный переход на безбумажные технологии, сознавая необходимость организации специальных условий для хранения электронных документов и электронных копий документов Архивного фонда и выполняя поручение президиума Совета при Президенте РФ по развитию информационного общества, Росархив разработал Концепцию создания на базе уполномоченного архива Центра хранения электронной документации.

Ю. Ю. Юмашева

кандидат исторических наук
заведующая межкафедральной Археографической лаборатории
Исторического факультета МГУ им. М. В. Ломоносова


15. Проект ведомственной «Программы информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011–2020 гг.» (согласован с Минкомсвязью РФ. Письмо Минкомсвязи России от 10.10.2011 г. № ИМ-П8-17455).http://archives.ru/programs/informatization.shtml

16. http://212.34.41.11/CFC-search/ На 12.03 2012 г. в ЦФК загружены данные из 12 федеральных архивов о более чем 73 фондах.

17. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

18. Временный порядок автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах (утвержден приказом Росархива от 23.10.2000 № 64) (http://www.rusarchives.ru/lows/vp.shtml)

19. http://interbrigades.inforost.org/

20. http://www.rusarchives.ru/projects/comintern_end.shtml

21. См.: ОТЧЕТ о выполнении научно-исследовательской работы (НИР) на тему: «Разработка методических рекомендаций по выбору сканирующего оборудования, способного удовлетворить потребности российских архивов» (http://archives.ru/documents/recomendacii-vybor-scan-oborudovanija-2011.shtml)

Полезная статья?
Да / Нет
Прочитать позже В избранное Отправить по e-mail
  • Поделиться в соцсетях:
Только зарегистрированные участники могут оставлять комментарии. Авторизуйтесь или зарегистрируйтесь

Материалы по теме:



Семинары

Все семинары

Сервисы

Все сервисы

Ваши идеи

Знаете как сделать портал лучше? Поделитесь идеей.

Информационный портал НААР создан сообществом экспертов архивной отрасли РФ. Целью портала является сбор и обобщение, а также анализ всей информации, размещенной в Интернете и в других источниках, имеющей отношение к документам.
На сайте размещены свежие новости и пресс-релизы архивных компаний России, СНГ и зарубежья.

© 2016 - архивный портал naar.ru