Главная > Статьи > Электронное делопроизводство > Электронными маршрутами. Как организовать взаимодействие с контрагентами и государством

Электронными маршрутами. Как организовать взаимодействие с контрагентами и государством

Прочитать позже   Отправить по e-mail

Электронными маршрутами. Как организовать взаимодействие с контрагентами и государством
2015-й приготовил для бухгалтеров ряд важных нововведений. Одно из главных связано с требованием сдавать в налоговую инспекцию книги покупок и продаж в составе электронной декларации по НДС. Налоговикам это позволит молниеносно выявлять факты неуплаты и проводить проверки по горячим следам. Компаниям же придется всерьез озаботиться вопросом удаленного взаимодействия с ФНС. Сегодня организация такого обмена возможна без внутренних технологических революций, что особенно актуально для компаний малого и микробизнеса.

Электронные счета-фактуры становятся стандартом деловой жизни по всему миру. В странах Скандинавии «общение» между госорганами и юридическими лицами осуществляется только через голубые мониторы. Компании Дании, Норвегии и Швеции работают с электронными документами и отправляют отчетность в контролирующие органы безбумажным способом – посредством телекоммуникационных сервисов. Планомерный переход к электронному документообороту по линии бизнес – власть начали не только ведущие европейские страны (Швейцария, Франция, Италия и др.), но и государства Латинской Америки (Чили, Боливия и др.).

Закон требует

Россия встала на рельсы электронного взаимодействия бизнеса и государства сравнительно недавно. Обмен юридически значимыми документами в электронном виде, при котором электронная копия документа уравнена в правах с бумажным оригиналом, находит все больше сторонников среди законодателей. Правда, доля электронного документооборота в общем потоке документов у российских компаний пока еще мала. По данным ФНС России, в 2013 году в стране были выписано более 15 млрд счетов-фактур, и лишь 10 млн из них были представлены в электронном виде. Ожидается, что благодаря изменениям в российском законодательстве показатели текущего года и ближайших лет покажут положительную динамику.

Какие это изменения? В 2014 году право сдавать декларацию по НДС в бумажном виде осталось у налоговых агентов, которые не являются налогоплательщиками и освобождены от уплаты налога (абз. 3 п. 5 ст. 174 НК РФ). Остальные налогоплательщики, начиная с отчетности за первый квартал 2014 года, обязаны представлять декларации по НДС исключительно электронным способом: по телекоммуникационным каналам связи, через оператора или официальный сайт налоговой службы. Кроме того, с 2015 года для плательщиков НДС установлено еще одно важное требование (правки внесены федеральным законом от 21.07.2014 года N 238-ФЗ):

С 2015 года книги покупок и книги продаж включаются в состав электронной декларации по НДС (в виде отдельных файлов-приложений) и представляются в налоговую инспекцию не позднее 20-го числа месяца, следующего за истекшим налоговым периодом, по установленному формату в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

Это означает, что до 20 апреля 2015 года все плательщики НДС дополнительно к декларации должны сдать сведения из книги покупок и продаж. При этом посредники (налоговые агенты), которые не являются плательщиками НДС, но выставляют или принимают счета-фактуры в интересах других лиц на основании агентского договора, должны будут вести журналы учета входящих и исходящих счетов-фактур и сдавать их налоговую в электронной форме. Формальное нарушение, то есть подача бумажной декларации (вместе с данными счетов-фактур) вместо электронной, наказуемо штрафом до 200 руб. за каждый непредставленный документ (ст. 119.1 НК РФ). Более убедительным выглядит аргумент, изложенный в п. 3 ст. 76 НК РФ: за невыполнение налоговых требований по истечении 10 дней ФНС вправе приостановить операции по расчетному счету компании-налогоплательщика (пп. 2 п. 3 ст. 76 НК РФ).

E-Invoicing – новый способ взаимодействия бизнеса и государства

Системы электронного документооборота (СЭД) главным образом подходят для внутреннего пользования компании, поскольку направлены на оптимизацию внутренних процессов между подразделениями или филиалами одного холдинга. Для организации внешнего документооборота с контролирующими органами и контрагентами используются сервисы обмена юридически значимыми электронными документами. В случае с электронными счетами-фактурами и другими бухгалтерскими документами речь идет о технологии E-Invoicing, которая положена в основу взаимодействия бизнеса и власти за рубежом. В отличие от своего старшего родственника СЭД, сервисы E-Invoicing изначально разработаны для управления внешними документационными потоками, то есть для обмена первичными бухгалтерскими документами с контрагентами и проверяющими органами. Однако это определение нельзя считать единственно верным.

E-Invoicing – явление относительно новое в российских реалиях. В глобальном же срезе, по оценке Gartner, большинство технологий этого направления уже прошли период стандартизации и крутятся на рынке от 5 до 10 лет. Нередко в России электронным «инвойсингом» называют сервисы интернет-банкинга для физических и юридических лиц, которые предлагаются в каждом десятом банке как ДБО – дистанционное банковское обслуживание. В 2012 году Альфа-Банк, объединившись с популярными российскими платежными сервисами, вывел на рынок услугу «Альфа.Клик», которая позволила клиентам банка проводить оплату товаров и услуг в интернете с помощью выставления электронных счетов. Массированным продвижением сервиса E-Invoicing для корпоративных клиентов с 2013 года занимается Сбербанк. Судя по всему, ему и предстоит сформировать понимание того, что такое E-Invoicing, применительно к специфике нашей страны. В руководстве пользователя сервисом находим первые смыслы нового сервиса:

«E-Invoicing – Электронный обмен документами» – услуга, предоставляющая клиентам банка и их контрагентам возможность электронного обмена юридически значимыми документами. Система разработана в соответствии с действующим законодательством. Главное назначение сервиса – это организация обмена и хранения электронных документов, а также работы с ними.

Следует отметить, что в словарном смысле invoice – это счет-фактура. В практике Сбербанка к электронным инвойсам относятся первичные документы и ряд других документов, сопровождающих покупку товаров и услуг. В таблице ниже приведем перечень документов, с которыми позволяет работать система E-Invoicing:

ВОЗМОЖНОСТИ СОЗДАНИЯ РАЗНЫХ ТИПОВ ДОКУМЕНТОВ В СИСТЕМЕ СБЕРБАНКА    
 «E-INVOICING – ЭЛЕКТРОННЫЙ ОБМЕН ДОКУМЕНТАМИ»


Типы структурированных документовТипы неструктурированных документов
  • Счет-фактура 
  • Корректировочный счет-фактура* 
  • Товарная накладная 
  • Счет 
  • Акт о выполнении работ (оказании услуг) 










* На основании документа Счет-фактура могут быть созданы Исправления (Исправленный счет-фактура) и Корректировки (Корректировочный счет-фактура)
  • Товарная накладная (неструктур.) 
  • Документ 
  • Акт о выполнении работ (оказании услуг) 
  • Дополнительное соглашение
  • Уведомление о расчете суммы премии (вознаграждения) 
  • Отчет 
  • План 
  • Акт взаимозачета 
  • Приложение к акту о выполнении работ (оказании услуг)
  • Акт о выполнении работ (оказании услуг) (неструктур.)
  • Уведомление о расчете скидки
  • Уведомление о выставлении штрафных санкций
  • Счет (неструктур.)
  • Прайс-лист согласование 
  • Прайс-лист
  • Договор
  • Акт сверки

Для взаимодействия с госорганами в системе предусмотрен модуль экспорта документов. В руководстве пользователя пока заявлена только электронная коммуникация с налоговыми органами. В новостной ленте Сбербанка появилась информация о том, что аналогичное взаимодействие можно наладить не только с ФНС, но и ПФР, ФСС и Росстатом.

Как работает E-Invoicing Сбербанка? Для начала компании необходимо зарегистрироваться в системе интернет-банкинга «Сбербанк Бизнес Онлайн». Функционал системы расширяется в настройках, где пользователь может выбрать сервис E-Invoicing. Для подписания электронных документов, то есть придания им статуса юридически значимых, используются либо стандартные USB-токены либо «облачная» электронная подпись с авторизацией через SMS, не привязанная к какому-либо физическому носителю и не требующая установки на компьютере. Далее за абонентскую плату 295 руб. в месяц (по состоянию на декабрь 2014 года) клиент получает возможность отправлять и получать неограниченное количество электронных документов, а также осуществлять над ними следующие действия: создание, поиск, подписание, отправка печать, просмотр истории, отклонение, удаление и отзыв.

ПРИМЕР КАРТОЧКИ СЧЕТА-ФАКТУРЫ В СЕРВИСЕ E-INVOICING СБЕРБАНКА

Карточка электронного документа в системе E-Invoicing Сбербанка

Очевидно, что автоматизация работы с электронными счетами и другими документами, образующимися при взаимодействии с контрагентами и госорганами, положительно сказывается на ее скорости (быстрое принятие решений), качестве (оперативный поиск документов, устранение ошибок, соответствие документов законодательным требованиям) и контроле (в том числе со стороны руководства). Не последним достоинством E-Invoicing является денежная сторона. По некоторым оценкам, вместо 30-120 руб., которые поглощает процессинг одного бумажного документа, электронный инвойсинг в России позволяет сократить стоимость одной транзакции до 15 руб. В Италии такую экономию оценивают в 17-18 евро или до 1 млрд евро в общем измерении. Примечательно, что в Турции, где система E-Invocing применяется с 2010 года, удалось сохранить не только 293 млн долларов, но и 100 тыс. деревьев.

Несмотря на ряд преимуществ организации внешнего электронного документооборота, вопрос доверия к системе, поданной под непривычным англоязычным соусом, для многих бухгалтеров остается открытым. Каковы сроки доставки документов? Что если документ потеряется «по дороге»? Будет ли сервис обновляться по мере изменения законодательных требований? Вопросительная интонация может перейти в утвердительную в момент подписания договора SLA, который обычно заключается между компанией и оператором. В нем также прописываются все условия по срокам отправки и формирования документов, которые должны соответствовать Приказу Минфина от 25 апреля 2011 года N 50н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи». 

Несмотря на консерватизм бухгалтеров, сервис E-Invoicing набирает популярность среди небольших компаний. По данным «Аргументы и факты» (по состоянию на 31 июля 2014 года), в нашей стране электронным документооборотом через E-Invoicing успели воспользоваться более 10 тыс. клиентов Сбербанка малого и микробизнеса. И чаще всего инициатором этих изменений становится директор, который может противопоставить консерватизму сотрудников реальные бизнес-выгоды.

НААР.РУ ©

Полезная статья?
Да / Нет
Прочитать позже В избранное Отправить по e-mail
  • Поделиться в соцсетях:
Только зарегистрированные участники могут оставлять комментарии. Авторизуйтесь или зарегистрируйтесь

Материалы по теме:

Сервисы

Все сервисы

Ваши идеи

Знаете как сделать портал лучше? Поделитесь идеей.