Кадровое делопроизводство. Ждем в гости трудовую инспекцию

Уполномоченный орган

Государственная инспекция труда (далее-ГИТ) – контрольно-надзорный орган, который обладает большими возможностями и полномочиями. К его компетенциям относятся контроль за соблюдением компаниями требований трудового законодательства, расследование несчастных случаев на производстве, оценка условий труда, решение трудовых споров, возникающие между работником и работодателем, консультирование по вопросам трудовых отношений.

ГИТ является территориальным органом Федеральной службы по труду и занятости и имеет представительства в каждом регионе. Например, государственная инспекция труда по Московской области или государственная инспекция труда в Республике Саха (Якутия), города федерального значения имеют свои инспекции в Москве и Санкт-Петербурге. Они и проверяют компании на местах в строгом соответствии с Административным регламентом исполнения Федеральной службой по труду и занятости государственной функции по осуществлению федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, утвержденным приказом Минтруда России от 30.10.2012 N 354н. 

Готовимся к проверке

Процедура проведения проверки интересует и руководителей компаний, и сотрудников кадровой службы, а опыт прохождения подобного испытания - весьма полезная запись в резюме соискателя. Чтобы избежать стресса от общения с чиновниками, познакомимся с процедурой подробнее.

Итак, о проверках ГИТ. Они бывают: плановые или повторные, совместные и внеплановые (целевые).

Плановая проверка проводится в соответствии с планом, утверждаемым ежегодно и размещаемым в открытом доступе на сайте регионального ГИТ. Эта информация является открытой, и каждая компания может самостоятельно узнать о планируемом в ее отношении визите государственных инспекторов.

Надо отметить, что плановая проверка ГИТ является наиболее доверительной формой взаимодействия между участниками. Для компании - потому что проверку ждут и к ней готовятся. Для ГИТ - потому что мероприятие спланировано и на осуществление этой работы выделены ресурсы. Плановые проверки могут проводиться один раз в три года.

О предстоящем плановом визите компанию обязательно известят за три рабочих дня, с уведомлением под расписку, с указанием цели проверки и списком затребуемых документов. 

Чаще всего запрашивают следующие документы:

1. Учредительные документы; 
2. Приказ о назначении руководителя; 
3. Штатное расписание; 
4. Правила внутреннего трудового распорядка; 
5. Форму трудового договора и дополнительных соглашений к нему; 
6. Приказы о приеме, переводе и увольнении работников с работы; 
7. Личные карточки работников; 
8. Другие документы, соответствующие заявленной цели проверки, например, трудовые книжки.

Надо знать, что срок проведения плановой проверки юридического лица не может превышать один месяц, хотя возможно общаться вживую придется всего 1-2 дня. Остальное время инспектор изучает полученные копии документов "дома".

Если в ходе проверки возникает необходимость в проведении каких-либо дополнительных процедур (экспертизы), то сроки проверки могут быть продлены, но не более чем на один месяц.

Встречаем гостей

В назначенное время к началу рабочего дня к вам в офис пожалует уполномоченный инспектор. Но не спешите распахивать перед ним двери офиса, удостоверьтесь, что ваш гость - уполномоченное должностное лицо: попросите его удостоверение, ознакомьтесь с приказом на проведение проверки, подписанным руководителем ГИТ.  Не смущайтесь сравнить удостоверение пришедшего к вам инспектора с предъявленными им приказом. Проверку в компании имеет право проводить тот инспектор, который указан в приказе.

Представитель ГИТ обязан иметь при себе служебное удостоверение, распоряжение о проведении проверки в данной компании, подписанное руководителем региональной ГИТ,  перечень полномочий ГИТ, дабы не смущать вас незаконными просьбами. 

Список запрашиваемых для проверки документов должен четко соответствовать цели проверки. Например, если проверяется система оплаты труда, сроки выплаты заработной платы и обоснование ее размеров, то проверяющий вправе запросить Положение об оплате труда, табели учета рабочего времени, расчетные ведомости и другие документы, подтверждающие законность выплат.

По окончании проверки инспектор должен оформить соответствующий акт, в котором будут отражены выявленные факты. А в случае выявленных нарушений законодательных актов (только тех, которые включены в приказ о проведении проверки) вам будет выдано предписание, подлежащее обязательному исполнению. Проигнорируете - административное наказание: штрафы, приостановка деятельности компании или дисквалификация ее руководителя. За нарушения выплат заработной платы и других платежей в пользу работников могут привлечь к уголовной ответственности. 

Не забудьте предоставить проверяющим Журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля. Запись в журнале должны делать проверяющие. 

Как видите, процедура хлопотная и затратная во времени, но не обязательно стрессовая - уже в процессе подготовки к плановой проверке сотрудники кадровой службы устраняются многие недостатки самостоятельно.

Повторная плановая проверка, подчеркну, плановая, не может быть осуществлена ранее установленного срока. Но если поступит сигнал о других нарушениях трудового законодательства, то инспекторы могут провести другую целевую проверку.

Теперь поговорим о внеплановых проверках. Если цель такой проверки не исполнение выданного предписания об устранении ранее выявленных нарушений, то инспекторы пожаловали к вам на порог в связи с возникшей конфликтной ситуацией. А именно:

• получение ГИТ из тех или иных внешних источников информации о каких-либо происшествиях, в результате которых может быть причинён вред жизни и здоровью людей, а также окружающей среде;
• подача в ГИТ жалобы работников о нарушениях со стороны работодателя с предъявлением надлежащих доказательств.

Организационные процедуры в целом те же, но времени подготовиться у вас уже не будет. Кроме того, инспекторы ГИТ имеют право посетить организацию совместно с налоговиками, представителями прокуратуры, органов соцстраха, если жалоба затрагивает интересы работников, связанных с выплатой заработной платы или осуществлением компанией обязательного социального страхования. Расширится перечень проверяемых законодательных актов, соблюдение которых ваша компания должна обеспечить и список документов, которые государственные визитеры захотят изучить.

В заключение хочется отметить, что если изначально компанией соблюдаются все требования трудового законодательства, грамотно оформляется вся кадровая документация и есть настрой на взаимодействие с проверяющими органами, то проверка будет выдержана с честью и без потерь для деловой репутации.