Подпишитесь, чтобы быть в курсе

Главная > Статьи > Архивное дело > Делопроизводство > Электронное делопроизводство > Как быстро и качественно решить поставленные перед архивистами задачи по оцифровке фондов

Как быстро и качественно решить поставленные перед архивистами задачи по оцифровке фондов

Прочитать позже   Отправить по e-mail

Как быстро и качественно решить поставленные перед архивистами задачи по оцифровке фондов
Спрос на цифровой контент институтов культурного наследия и некоторых других учреждений со стороны общества растет. Это является одной из причин оцифровки документов этими учреждениями с последующей их интеграцией в различные автоматизированные системы.

Архивное дело – задача государственного уровня

Взятый с принятием Государственной программы «Информационное общество (2011-2020 гг.)» курс на создание единой информационной среды поставил перед владельцами архивных документов различных форм собственности задачу – обеспечить удаленный доступ к цифровому контенту, включая исторические и социально значимые документы.

На сегодняшний день эти данные доступны в бумажном формате, что не всегда удобно и приемлемо потребителям информации. Эффективность доступа к данным – это решение ответственного за них учреждения или органа власти по переводу бумажных документов в электронный формат посредством оцифровки.

Как оцифровать большой объем данных?

Варианта два: отдать непрофильную работу на аутсорсинг или выполнить сканирование бумажных документов самим. Давайте разберем эти пути подробнее.

Работа с аутсорингом выглядит так: для перевода документов в цифровой вид вы нанимаете внешних исполнителей. Совсем не обязательно, что удастся сэкономить средства в целом, но можете рассчитывать на то, что избежите затрат на разработку технологии сканирования, организацию самого процесса и обучение персонала. Вам останется только обеспечить постоянный контроль выполняемых работ. 

В данном случае главная проблема состоит в том, что специализированные компании по сканированию документов и созданию электронных архивов, присутствуют не во всех регионах России. Часто работы по оцифровке вызываются провести компании, занимающиеся любой другой деятельностью: продажами или бытовыми услугами. Результат в таком случае непредсказуем.

Второй путь подходит, например, архивам и библиотекам, которые постоянно пополняют свои фонды, а процесс создания электронных коллекций и каталогов предусмотрен государственной программой развития. Или тем компаниям, которые имеют довольно серьезный бумажный или смешанный документооборот, но также должны иметь цифровые копии документов для полноценного электронного взаимодействия с другими компаниями или органами фискального контроля. 

Здесь главной проблемой можно считать необходимость приобретения оборудования с соответствующим программным обеспечением и обучения сотрудников сканированию. Сильной стороной является качество: свои сотрудники разбираются в документах и можно ожидать, что вероятность ошибок при сканировании будет минимальной. Остается правильно выбрать оборудование и грамотно организовать рабочий процесс.

От чего отталкиваться при выборе подходящей техники для оцифровки

Формула проста: соотношение «цена + качество + простота эксплуатации». Если вы выберете высокотехнологичное оборудование, то вопрос организации процесса отпадёт сам собой – хорошая техника позволит вам оптимизировать алгоритм оцифровки и освободит драгоценное время.

Несмотря на переполненность рынка предложениями иностранных компаний, качественная техника чаще всего очень дорогостояща и не отвечает на запрос простоты в использовании. Логично было бы предположить, что в этом случае отечественный производитель выведет в «масс-маркет» более удобную и доступную для эксплуатации технику. Но и здесь вам придется хорошенько напрячь поисковых роботов – не все российские компании, предлагающие сканирующее оборудование, являются его производителем. Некоторые, заявленные в данном сегменте, и вовсе предлагают потребителю только услуги оцифровки. 

Продукция российского бренда «Ваш Архив»

Компания «Ваш Архив» является официальным представителем «Czur Tek Co», LTD в России, разрабатывает и производит умные бесконтактные сканеры, предназначенные для российского пользователя.

Флагманская линейка ViAr – композиция современных технологий и простоты в использовании. Сканеры станут отличным решением для самостоятельной оцифровки объемных архивных фондов.

Модельный ряд продукции ViAr

1) ViAr – 80T – простое решение для поточного сканирования книг и сшитых документов

Самый быстрый и производительный визуализатор архива в модельном ряду компании. Скорость сканирования сшитых документов здесь достигает 80 листов в минуту. Основное преимущество данной модели - потоковое сканирование большого объема сшитых документов. ViAr - 80Т отлично подходит для работы в библиотечных, архивных, исторических фондах. 

2) ViAr 40S - бесконтактный умный сканер 

Оцифровка прошитых документов на модели 40S с последующим автовыравниванием изгибов листа не ограничена толщиной документа, а для фиксации сканируемого документа руками здесь предусмотрена функция «удаления пальцев». ViAr 40S широко применяется как при работе с архивными документами. Данная модель легко переводит в электронный вид старые и новые книги, журналы, техническую документацию, альбомы и другие документы россыпью. 

3) ViAr-500A - бесконтактный книжный сканер 

Самое простое, удобное и доступное решение для бесконтактной оцифровки документов. ViAr-500А подходит как для работы с россыпью, так и с прошитыми документами. Оцифровка прошитых документов здесь доступна толщиной до 1,5 см (около 100 листов). Модель успешно применяется во многих сферах, как на стадии приема документов, так и при оцифровке уже сформированных фондов. Если вам необходимо оперативно оцифровать данные – ViAr-500A станет лучшим решением данной задачи.

Для того, чтобы узнать подробную информацию о продукции компании и вариантах приобретения, предлагаем вам также посетить сайт компании «Ваш Архив».

Светлана Гобелко, 
генеральный директор «Ваш Архив»
Полезная статья?
Да / Нет
Прочитать позже В избранное Отправить по e-mail
  • Поделиться в соцсетях:
Только зарегистрированные участники могут оставлять комментарии. Авторизуйтесь или зарегистрируйтесь

Материалы по теме:

Сервисы

Все сервисы

Ваши идеи

Знаете как сделать портал лучше? Поделитесь идеей.

Информационный портал НААР создан сообществом экспертов архивной отрасли РФ. Целью портала является сбор и обобщение, а также анализ всей информации, размещенной в Интернете и в других источниках, имеющей отношение к документам.
На сайте размещены свежие новости и пресс-релизы архивных компаний России, СНГ и зарубежья.

© 2016 - архивный портал naar.ru