Подпишитесь, чтобы быть в курсе

Главная > Статьи > Архивное дело > Как составить справочный аппарат к описи дел

Как составить справочный аппарат к описи дел

Прочитать позже   Отправить по e-mail

Справочный аппарат – неотъемлемая часть описи дел и одновременно навигатор по ее содержимому. Собственно, в этом и есть главное назначение данного вида справочника: обеспечить поиск сведений и предоставить дополнительную информацию по фонду. О том как грамотно составить поисковый инструментарий, рассказывает к.и.н., доцент, заведующая кафедрой архивоведения ИАИ РГГУ Е.М. Бурова.        

Основными элементами справочного аппарата являются:

  • титульный лист; 
  • содержание; 
  • предисловие; 
  • список сокращений; 
  • указатель.
Также возможны дополнительные элементы, например, переводные таблицы шифров.

Титульный лист

На титульном листе указывается полное название фонда организации с перечислением всех переименований, если они были. В круглых скобках указывается сокращенное наименование. Далее: номер фонда; номер описи; название описи, состоящее из наименования структурной части или годы, за которые дела включены в опись.

Соблюдайте порядок перечисления названий организации или ее подведомственность. В случае если они менялись в течение времени, за которое составлена опись, первым указывается последнее название организации, а затем последовательно все переименования в хронологической последовательности.

Возможен вариант, когда на титульном листе дается последнее название, а вся история переименований, в т.ч. и названий вышестоящей организации, приводятся в листе переименований, который помещается за титульным листом.

Содержание

В содержании (оглавлении) разделов описи и справочного аппарата к ней перечисляются: 

  • предисловие, 
  • список сокращений, 
  • названия всех разделов, подразделов, включенных в опись, 
  • указатели, 
  • переводные таблицы шифров. 

Против каждого названия ставятся номера соответствующих листов описи. Алгоритм построения содержания такой же, как и для книг.

Предисловие

Предисловие включает в себя:

  • историю организации-фондообразователя, 
  • историю фонда, 
  • аннотацию состава и содержания документов в описи и состава справочного аппарата к описи. 

Составитель своей подписью заверяет достоверность информации.

Предисловие по включенным в него сведениям похоже на историческую справку (в составе дела фонда). Отметим, что историческая справка первична, а предисловие – вторично, и историческая справка ведется за весь период деятельности организации, а предисловие включает в себя те же сведения, но за хронологический период, за который в данную опись помещены дела. При составлении предисловия можно пользоваться сведениями из исторической справки.

Список сокращений

Список сокращений представляет собой алфавитный перечень встречающихся в описи сокращенно написанных слов. Список расшифровывается полным наименованием сокращенных слов. Сокращения вводятся в целях экономии места для часто встречающихся слов в тексте описи, а также для раскрытия аббревиатур в составе справочного аппарата и достижения единообразия в передаче содержания документов.

Общепринятые сокращения, не требующие специальных разъяснений (т.е., т.д., пр.), обозначающие название мер веса, времени, пространства, относящиеся к цифрам или каким-либо наименованиям и не вызывающим двоякого толкования (кг, мин, см, м), а также вошедшие в разговорную и письменную речь (профком), в список сокращений не включаются. Недопустимо включать в список сокращения такого рода: «р.- родился», у. - умер», «п. - протокол», «м. - материалы» и тому подобное. Если такие варианты встречаются, необходимо пересоставить опись.

Указатели

Указатели к описи представляют собой перечень предметных понятий, встречающихся в описи, с необходимыми пояснениями и ссылочными данными. Их задача — ускорить и облегчить труд пользователя по работе с описью. Указатели могут быть предметными (общими и специальными), именными, географическими (как разновидности предметных), хронологическими и др. Возможны комбинированные указатели при незначительном количестве личных имен, географических названий и предметов.

Составить именной и географический указатели не составляет труда, в них включаются все понятия, встречающиеся в тексте описи.

Методика составления предметного указателя

Предметный указатель представляет собой алфавитный перечень научных понятий, исторических фактов, явлений, учреждений и т.п. Предметный указатель может быть общим — включающим понятия различного характера, специальным — включающим однородные понятия (указатель фабрик и заводов). 

Составить предметный указатель сложнее, чем географический или именной. Сложность состоит в отборе понятий для включения в него. В предметный указатель следует включать только наиболее существенные, раскрывающие основные вопросы и направления деятельности фондообразователя.

Основным элементом указателя является рубрика, состоящая из предметного понятия и поисковых данных.

В зависимости от назначения указателя рубрика может быть: 

  • простой, т.е. не иметь подрубрик;
  • сложной, т.е. иметь одну подрубрику или определение; 
  • гнездовой, т.е. иметь две или несколько подрубрик.

Рубрика простая  .......
Газета 7
Рубрика сложная .......Газеты, тираж 7, 8, 9
Рубрика гнездовая.......Газеты: «Известия», 7, 8, 9
«Независимая» 10
«Спид-инфо» 14,16

Подрубрики располагайте либо в алфавитной, либо в логической, систематической последовательности. Например:

Образование:
низшее.......25,26
среднее.......5,9
высшее.......12,13,35

Не включайте в предметный указатель виды документов. Специально указатель видов документов составляется к перечням документов, которые служат для определения сроков их хранения.

Понятия в предметном указателе могут быть однословными и многословными. При введении в указатель многословных понятий помните, что все слова несут разную смысловую нагрузку. Например, в понятии «избирательная компания» основное смысловое значение имеет слово «компания». Это слово является ударным или ключевым.

Выявление ударного слова необходимо для правильной организации сведений в указателе. В дальнейшем это облегчит поиск информации по основным вопросам и направлениям деятельности фондообразователя. При включении многословного понятия в указатель ударное слово ставится на первое место, т.е. осуществляется инверсия и к нему указываются поисковые данные. А второе слово превращается в пояснение, дополнение к первому: Рельсы, их дефекты....... 4, 6, 8.

Невозможно предугадать заранее мысли исследователя, поэтому включайте в указатель многословное понятие полностью, делайте отсылку к ключевому понятию: 

Железнодорожные переезды - см. переезды железнодорожные.
Переезды железнодорожные....... 13,21

Не подвергаются инверсии устоявшиеся понятия, названия организаций. Например:

ОАО «Сбербанк России» ....... 7, 15

Чтобы составить указатели к описи, выпишите каждое предметное понятие на отдельную карточку, снабдите его необходимым пояснением, укажите номера единиц хранения, где встречается это понятие. После выявления всех предметных понятий, в том числе именных и географических, систематизируйте их по алфавиту (до 4-го знака), произведите инверсию, при необходимости создайте сложные рубрики. После этого перенесите содержание карточного указателя на лист (листовую форму). Возможно составление листовой формы в электронном формате. При оформлении указателя в листовой форме проставляйте прописные буквы русского алфавита перед каждой группой понятий, начинающейся на эту букву, например, «А»:

Арбитраж.......5
Автомобиль:
- грузовой.......7,8
- легковой.......8,9
Архивы: 
- ведомственные.......4,5
- государственные.......2,3
- частные.......5,6

Переводная таблица шифров

Переводная таблица шифров составляется к описи после ее переработки в случае изменения номеров единиц хранения, т.е. при их перешифровке.

Переработка описей производится в исключительных случаях для исправления ошибок, допущенных при первом ее составлении и затрудняющих поиск информации.

При переработке нескольких небольших по объему описей одного фонда и при их объединении в одну опись с последующей пересистематизацией единиц хранения и изменением их номеров, необходимо составление переводной таблицы. 

Переводная таблица устанавливает соотношение старых и новых шифров единиц хранения внутри фонда по форме: 

№ единицы хранения по старой описи№ единицы хранения по новой описи, примечания

Т.е, слева — номера единиц хранения по старой описи, справа — новые архивные шифры тех же единиц хранения. При включении в новую опись единиц хранения нескольких переработанных описей в переводную таблицу включается графа с номерами описей. 

Переводная таблица шифров составляется как ко всем описям фонда, если его документы пересистематизированы и количество описей изменилось, так и к каждой описи, если систематизация проводилась только внутри каждой описи.

Бурова Е.М.
к.и.н., доцент, заведующая кафедрой архивоведения ИАИ РГГУ

Полезная статья?
Да / Нет
Прочитать позже В избранное Отправить по e-mail
  • Поделиться в соцсетях:
Только зарегистрированные участники могут оставлять комментарии. Авторизуйтесь или зарегистрируйтесь

Материалы по теме:

Сервисы

Все сервисы

Ваши идеи

Знаете как сделать портал лучше? Поделитесь идеей.

Информационный портал НААР создан сообществом экспертов архивной отрасли РФ. Целью портала является сбор и обобщение, а также анализ всей информации, размещенной в Интернете и в других источниках, имеющей отношение к документам.
На сайте размещены свежие новости и пресс-релизы архивных компаний России, СНГ и зарубежья.

© 2016 - архивный портал naar.ru