Главная > Статьи > Архивное дело > Делопроизводство > Как выбрать архивную компанию

Как выбрать архивную компанию

Как не стать заложником архивной компании? Что стоит предусмотреть и учесть до подписания договора хранения? Как обезопасить себя от всевозможных рисков? Читайте о том, как выбрать надежного поставщика услуг и на опыте вашей компании ощутить все преимущества внеофисного хранения документов.

С каждым годом услуги по внеофисному хранению документов становятся все более востребованными среди представителей российского бизнеса. Преимущества такого хранения очевидны: высвобождение офисных пространств, оптимизация затрат, обеспечение сохранности документов и информации, оперативная доставка. И это далеко не полный список того, как архив вне офиса может работать на благо вашей компании.

Для того чтобы преимущества внеофисного хранения работали не на словах, а на деле, важно серьезно отнестись к выбору будущего поставщика услуг. В противном случае все заявленные достоинства так и останутся красивыми маркетинговыми обещаниями – и не более того.

При анализе обширного информационного материала по внеофисному хранению документов становится ясно, что далеко не всегда предлагаемые скидки и «бесплатные» услуги соответствуют реальному положению дел. Но, помимо ухищрений со стороны архивных компаний, существуют ошибки, исходящие от заказчика. Этих «ловушек» можно избежать, если, например, заранее посчитать стоимость безвозвратного изъятия или уничтожения документов. Это позволит в дальнейшем не стать фактическим заложником архивной компании.

Архивная практика показывает, что разместить документы на хранение легче и дешевле, чем забрать их обратно. При этом поводы для изъятия могут быть самые веские: постоянно увеличивающиеся расценки на услуги и непрозрачность их начисления, невыполнение поставщиком взятых на себя обязательств по качеству и срокам оказания услуг, утрата или повреждение документов и т.д.

Как выбрать правильного и надежного поставщика? Что стоит предусмотреть и учесть до подписания договора хранения? Как обезопасить себя от всевозможных рисков? Как не стать заложником архивной компании? Ответы на эти и многие другие вопросы вы найдете в статье эксперта НААР Нонны Юрчук Особенности внеофисного хранения документов.

Кроме того, для вашего удобства эксперты НААР разработали специальную опросную таблицу. Благодаря ей вы сможете сравнить поставщиков по разным параметрам и, таким образом, объективно выбрать наиболее подходящую архивную компанию. Искренне надеемся на то, что предоставленные материалы НААР будут полезны в вашей работе.

ОПРОСНАЯ ТАБЛИЦА ПО ОСНОВНЫМ ПАРАМЕТРАМ
ПОСТАВЩИКА УСЛУГ ПО ВНЕОФИСНОМУ ХРАНЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

______________________________________________________

(наименование архивной компании)

№ вопроса	Вопрос	Варианты ответа
1.	Дата постановки на учет в налоговом органе
2.	Общая численность персонала компании
3.	Размер уставного капитала
4.	Адреса архивных хранилищ	1. 2. 3. 4. 5.
5.	Общая площадь архивных хранилищ в м²
6.	Является ли архивная компания плательщиком НДС	а) является б) не является
7.	Адрес хранения документов Клиента	а) четко фиксируется в договоре б) определяется по усмотрению архивной компании
8.	Минимальный срок, на который заключается договор хранения с Клиентом (подчеркнуть)	1 год 3 года 5 лет иное__________
9.	Условия ежегодной индексации стоимости услуг и расходных материалов	а) автоматическое (одностороннее) б) на основании дополнительного соглашения в) цены зафиксированы на весь срок действия договора
10.	Размер ежегодной индексации цен в % (если процент индексации не фиксированный, указать максимально возможное значение)	_________%
11.	Наличие полиса страхования профессиональной ответственности у поставщика услуг	а) да, на сумму____________________ б) нет
12.	Размер дополнительных выплат, установленных поставщиком услуг в случае утраты или повреждения переданного на хранение короба	а) ________ руб. за короб б) в рамках страхового полиса и/или действующего законодательства, иное не предусмотрено
13.	Размер дополнительных выплат установленных поставщиком услуг в случае утраты или повреждения переданного на хранение дела	а) ________ руб. за дело б) в рамках страхового полиса и/или действующего законодательства, иное не предусмотрено
14.	Порядок оплаты услуг по хранению	а) по факту оказанных за месяц услуг б) авансовый платеж минимально за __________ месяцев
15.	Условия предоставления архивных коробов	а) единоразово оплачиваются клиентом б ) предоставляются в пользование на срок действия договора с последующим выкупом
16.	Наличие штрафов и/или иных специальных выплат в случае досрочного расторжения договора хранения по требованию Клиента	а) выплаты не предусмотрены б) в рамках условия договора, Клиент оплачивает_______________________
17.	В случае расторжения договора хранения, максимальное количество коробов выдаваемых архивной компанией за день	а) не более ________ коробов б) без ограничения по количеству
18.	Наличие платы, взимаемой с Клиента, в случае безвозвратного изъятия ранее переданных на хранение документов	а) да, в размере _______ руб. б) нет
19.	Плата за безвозвратное изъятие взимается	а) только за короба, в не зависимости от количества обособленных и промаркированных штрихкодом дел внутри короба б) только за промаркированные штрихкодом дела в) за короб и промаркированные штрихкодом дела внутри короба; г) плата не взимается

____________________	______________/_______________/
должность	Ф.И.О.

«___»________20___ г.

СРАВНИТЕЛЬНАЯ ТАБЛИЦА ПО КОМПЛЕКСНОЙ СТОИМОСТИ УСЛУГ

______________________________________________________

(наименование архивной компании)

№	Наименование услуг	Единица измерения	Комплексная стоимость услуги
1.	Стоимость хранения короба за месяц	короб	+ если предусмотрено, указать минимальную стоимость заказа
2.	Стоимость архивного короба, в том числе в случае выкупа	короб
3.	Подбор и доставка короба по заявке клиента с учетом его последующего возврата на место хранения с учетом: временного изъятия короба по заявке транспортировки короба до Клиента транспортировки короба от Клиента в архив инвентаризации содержимого короба при возврате в архив, в не зависимости от количества дел в коробе перерегистрации короба при возврате в хранилище размещения короба на место хранения	короб
4.	Срочный подбор и доставка короба по заявке клиента с учетом его последующего возврата на место хранения с учетом: временного изъятия короба по заявке транспортировки короба до Клиента транспортировки короба от Клиента в архив инвентаризации содержимого короба при возврате в архив, в не зависимости от количества дел в коробе перерегистрации короба при возврате в хранилище размещения короба на место хранения	короб
5.	Подбор и доставка дела по заявке клиента с учетом его последующего возврата на место хранения с учетом: временного изъятия короба подбора и временного изъятия дела по заявке транспортировки дела до Клиента транспортировки дела от Клиента в архив перерегистрации дела при возврате в хранилище временного изъятия короба возврата дела не место хранения в короб размещения короба на место хранения	дело
6.	Срочный подбор и доставка дела по заявке клиента с учетом его последующего возврата на место хранения с учетом: временного изъятия короба подбора и временного изъятия дела по заявке транспортировки дела до Клиента транспортировки дела от Клиента в архив перерегистрации дела при возврате в хранилище временного изъятия короба возврата дела не место хранения в короб	дело
7.	Подбор документа и его возврат на место хранения, для последующего сканирования или копирования с учетом: временного изъятие короба по заявке временного изъятие дела по заявке поиска документа внутри дела возврата документа на место хранения возврата дела на место хранения размещения короба на стеллаже	документ вне зависимости от количества листов
8.	Сканирование и отправка документа по электронной почте клиенту	страница
9.	Ксерокопирование документа	страница
10.	Стандартное предоставление автотранспорта (на следующий день)	за поездку
11.	Срочное предоставление автотранспорта (в течение 3 часов)	за поездку
12.	Конфиденциальное уничтожение документов внутри короба с учетом: безвозвратного изъятия короба конфиденциального уничтожения документов на шредере	короб	+ если предусмотрено, указать минимальную стоимость заказа

____________________	______________/_______________/
должность	Ф.И.О.

«___»________20___ г.

Благодарим за помощь в подготовке материала

Архипову Галину, управляющего группы архив ЗАО «Сбербанк КИБ»,

Ратманову Татьяну, архивиста ЗАО «АСГАРД»

Полезная статья?
Да / Нет

Прочитать позже В избранное Отправить по e-mail

Поделиться в соцсетях:

Только зарегистрированные участники могут оставлять комментарии. Авторизуйтесь или зарегистрируйтесь

Материалы по теме:

Статьи