Прочитать позже Отправить по e-mail
С каждым годом услуги по внеофисному хранению документов становятся все более востребованными среди представителей российского бизнеса. Преимущества такого хранения очевидны: высвобождение офисных пространств, оптимизация затрат, обеспечение сохранности документов и информации, оперативная доставка. И это далеко не полный список того, как архив вне офиса может работать на благо вашей компании.
Для того чтобы преимущества внеофисного хранения работали не на словах, а на деле, важно серьезно отнестись к выбору будущего поставщика услуг. В противном случае все заявленные достоинства так и останутся красивыми маркетинговыми обещаниями – и не более того.
При анализе обширного информационного материала по внеофисному хранению документов становится ясно, что далеко не всегда предлагаемые скидки и «бесплатные» услуги соответствуют реальному положению дел. Но, помимо ухищрений со стороны архивных компаний, существуют ошибки, исходящие от заказчика. Этих «ловушек» можно избежать, если, например, заранее посчитать стоимость безвозвратного изъятия или уничтожения документов. Это позволит в дальнейшем не стать фактическим заложником архивной компании.
Архивная практика показывает, что разместить документы на хранение легче и дешевле, чем забрать их обратно. При этом поводы для изъятия могут быть самые веские: постоянно увеличивающиеся расценки на услуги и непрозрачность их начисления, невыполнение поставщиком взятых на себя обязательств по качеству и срокам оказания услуг, утрата или повреждение документов и т.д.
Как выбрать правильного и надежного поставщика? Что стоит предусмотреть и учесть до подписания договора хранения? Как обезопасить себя от всевозможных рисков? Как не стать заложником архивной компании? Ответы на эти и многие другие вопросы вы найдете в статье эксперта НААР Нонны Юрчук Особенности внеофисного хранения документов.
Кроме того, для вашего удобства эксперты НААР разработали специальную опросную таблицу. Благодаря ей вы сможете сравнить поставщиков по разным параметрам и, таким образом, объективно выбрать наиболее подходящую архивную компанию. Искренне надеемся на то, что предоставленные материалы НААР будут полезны в вашей работе.
ОПРОСНАЯ ТАБЛИЦА ПО ОСНОВНЫМ ПАРАМЕТРАМ
ПОСТАВЩИКА УСЛУГ ПО ВНЕОФИСНОМУ ХРАНЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
______________________________________________________
(наименование архивной компании)
| № вопроса | Вопрос | Варианты ответа |
| 1. | Дата постановки на учет в налоговом органе | |
| 2. | Общая численность персонала компании | |
| 3. | Размер уставного капитала | |
| 4. | Адреса архивных хранилищ |
1.
|
| 5. | Общая площадь архивных хранилищ в м2 |
|
| 6. | Является ли архивная компания плательщиком НДС |
а) является
|
| 7. | Адрес хранения документов Клиента |
а) четко фиксируется в договоре
|
| 8. | Минимальный срок, на который заключается договор хранения с Клиентом (подчеркнуть) |
1 год
|
| 9. | Условия ежегодной индексации стоимости услуг и расходных материалов |
а) автоматическое (одностороннее)
|
| 10. | Размер ежегодной индексации цен в % (если процент индексации не фиксированный, указать максимально возможное значение) | _________% |
| 11. | Наличие полиса страхования профессиональной ответственности у поставщика услуг |
а) да, на сумму____________________
|
| 12. | Размер дополнительных выплат, установленных поставщиком услуг в случае утраты или повреждения переданного на хранение короба |
а) ________ руб. за короб
|
| 13. | Размер дополнительных выплат установленных поставщиком услуг в случае утраты или повреждения переданного на хранение дела |
а) ________ руб. за дело
|
| 14. | Порядок оплаты услуг по хранению |
а) по факту оказанных за месяц услуг
|
| 15. | Условия предоставления архивных коробов |
а) единоразово оплачиваются клиентом
|
| 16. | Наличие штрафов и/или иных специальных выплат в случае досрочного расторжения договора хранения по требованию Клиента |
а) выплаты не предусмотрены
|
| 17. | В случае расторжения договора хранения, максимальное количество коробов выдаваемых архивной компанией за день |
а) не более ________ коробов
|
| 18. | Наличие платы, взимаемой с Клиента, в случае безвозвратного изъятия ранее переданных на хранение документов |
а) да, в размере _______ руб.
|
| 19. | Плата за безвозвратное изъятие взимается |
а) только за короба, в не зависимости от количества обособленных и промаркированных штрихкодом дел внутри короба
|
| ____________________ | ______________/_______________/ |
| должность | Ф.И.О. |
| «___»________20___ г. |
СРАВНИТЕЛЬНАЯ ТАБЛИЦА ПО КОМПЛЕКСНОЙ СТОИМОСТИ УСЛУГ
______________________________________________________
(наименование архивной компании)
| № | Наименование услуг | Единица измерения | Комплексная стоимость услуги |
| 1. | Стоимость хранения короба за месяц | короб | +
если предусмотрено, указать минимальную стоимость заказа |
| 2. | Стоимость архивного короба, в том числе в случае выкупа | короб | |
| 3. |
Подбор и доставка короба по заявке клиента с учетом его последующего возврата на место хранения с учетом:
| короб | |
| 4. |
Срочный подбор и доставка короба по заявке клиента с учетом его последующего возврата на место хранения с учетом:
| короб | |
| 5. |
Подбор и доставка дела по заявке клиента с учетом его последующего возврата на место хранения с учетом:
| дело | |
| 6. |
Срочный подбор и доставка дела по заявке клиента с учетом его последующего возврата на место хранения с учетом:
| дело | |
| 7. |
Подбор документа и его возврат на место хранения, для последующего сканирования или копирования с учетом:
| документ вне зависимости от количества листов | |
| 8. | Сканирование и отправка документа по электронной почте клиенту | страница | |
| 9. | Ксерокопирование документа | страница | |
| 10. | Стандартное предоставление автотранспорта (на следующий день) | за поездку | |
| 11. | Срочное предоставление автотранспорта (в течение 3 часов) | за поездку | |
| 12. |
Конфиденциальное уничтожение документов внутри короба с учетом:
| короб | +
если предусмотрено, указать минимальную стоимость заказа |
| ____________________ | ______________/_______________/ |
| должность | Ф.И.О. |
| «___»________20___ г. |
Благодарим за помощь в подготовке материала
Архипову Галину, управляющего группы архив ЗАО «Сбербанк КИБ»,
Ратманову Татьяну, архивиста ЗАО «АСГАРД»
1. Как правильно провести служебное расследование: этапы, сроки и формы документов
2. Делопроизводство от А до Я. Работа с обращениями граждан
Ваши идеи
Знаете как сделать портал лучше? Поделитесь идеей.
