Подпишитесь, чтобы быть в курсе

Главная > Статьи > Архивное дело > Делопроизводство > Как подготовить документы к архивному хранению

Как подготовить документы к архивному хранению

Прочитать позже   Отправить по e-mail

Сэкономить деньги или отдать работу в руки профессионалов? Именно этим вопросом рано или поздно озадачивается руководитель компании, глядя на бумажный хаос, воцарившийся на территории его офисных владений. Кому поручить подготовку документов к архивному хранению? Как сделать это максимально удобно в первую очередь для сотрудников самой компании, которым не раз придется обратиться в архив?

Первый путь – узнать как можно больше о подготовке документов к архивному хранению и самостоятельно приступить к ее выполнению. Второе направление действий – внимательно изучить рынок архивных услуг и обратиться за помощью к команде профессионалов.

Несомненно, архивная компания сделает все намного быстрей и качественней, но не каждый руководитель готов вписать в бухгалтерский баланс дополнительную статью расхода. Кроме того, существует риск того, что полученный результат не будет соответствовать ожиданиям заказчика. Это происходит из-за того, что зачастую клиент не вникает в текст договора или не обладает знаниями, достаточными для того, чтобы оценить компетентность компании и качество оказываемых ее услуг.

Независимо от того, какой путь решения проблемы выберете вы, мы предлагаем вам начать с самого простого – понимания того, что представляет собой процесс подготовки документов к архивному хранению и какие преимущества или недостатки имеет каждый из указанных выше способов.

В целом все работы по подготовке документов к архивному хранению можно разделить на четыре этапа:

  • систематизация документов;
  • составление описи (описание дел, документов);
  • упаковка документов в архивные короба и штрихкодирование;
  • пломбирование коробов (опечатывание).

Систематизация документов: у каждого свой порядок


Основная задача систематизации документов – упорядочивание папок с документами в той последовательности, которая наиболее удобна сотрудникам самой компании. Это может быть хронологический порядок или систематизация по видам документов.

Как правило, архивные компании предлагают упрощенную и комплексную систематизацию документов. При выборе методики в первую очередь необходимо соотнести затраты на подготовку к архивному хранению с затратами на хранение и сопутствующие мероприятия: копирование, доставка, изъятие и уничтожение документов. Помните о том, что целесообразно сдавать на хранение «холодную» документацию, которая редко используется в компании.

Упрощенная систематизация предполагает, что папки с документами систематизируются по одному критерию: годам, датам или видам документов. Она выполняется очень быстро и не требует много места в офисе или в архиве для упорядочения документов. Это особенно удобно при отборе документов с истекшими сроками на уничтожение, так как папки в коробках по годам не перемешиваются. Другое неоспоримое преимущество – минимизация финансовых, человеческих и временных затрат на выполнение работ. Недостатком метода является то, что документы по одной тематике в рамках одного года, могут быть упакованы в разные архивные короба и в поисках нужных документов вам придется вскрыть иногда значительно количество коробов.

Упрощенная систематизация ни в коем случае не усложняет процесс поиска, выборки и уничтожения документов при наличии электронной описи или инструментария Web-кабинета, доступного для клиентов архивной компании. С его помощью, используя поисковые запросы (наименование документов, даты и т.д.), можно получить необходимую выборку документов и точно определить, в каких архивных коробах они хранятся. Данные выборки и группировки позволяет осуществить привычный всем Microsoft Exсel.

Комплексная систематизация – упорядочение папок с документами по годам, а внутри года – по типам или видам документов (переписка к переписке, банковские документы к банковским документам и т.д.). Затем документы внутри года и типа систематизируются по месяцам или датам документов. Этот метод систематизации имеет ряд преимуществ:

  • в процессе систематизации можно установить отсутствующие папки с документами и провести их своевременный розыск (при упрощенной систематизации это возможно сделать только после перегруппировки описей дел);
  • оправданно при частом обращении в архив, так как с документами удобно работать;
  • сокращаются затраты на обслуживание, поскольку дела хранятся в ограниченном количестве последовательных коробов;
  • подходит при отборе документов на уничтожение: вам не потребуется переупаковывать коробки – документы уничтожаются целыми коробами.

Основным недостатком комплексной систематизации являются большие финансовые затраты на проведение мероприятий, а также наличие большого количества свободных площадей, которое требуется для упорядочивания документов.

Отметим, что если существующий в вашей организации порядок документов не вызывает затруднений при поиске, отборе и уничтожении документов, то систематизацию можно не выполнять. Но при этом следует помнить, что этот порядок должен быть известен и понятен всем уполномоченным сотрудникам компании.

Опись дел как залог успеха в хранении документов


Методики составления описи папок или дел, необходимые в процессе подготовки документов к хранению в архиве, нельзя путать с описями на документы внутри дела, то есть с внутренней описью. Обычно при передаче документов на хранение документы внутри дела не описываются, так как это очень трудоемкий и дорогостоящий процесс, который обычно требуется для учета особо ценных бумаг. Тем не менее если вам необходимо самостоятельно составить внутреннюю опись, можно воспользоваться чистым бланком.

Важно: Никогда не передавайте на хранение документы без описи, полагаясь исключительно на свою память о нахождении документов в коробах. Также не пренебрегайте качеством ее составления, так как именно от этого будет зависеть оперативность последующего поиска. Помните об экономии: грамотно составленная опись позволит осуществлять отбор документов на уничтожение, не переплачивая деньги за хранение дел, утративших свою актуальность.

Основные требования к описи дела: она должна быть понятна любому пользователю (особенно важно при смене персонала), а также содержать те атрибуты дел и папок (наименование, даты и т.д.), которые необходимы для последующей идентификации и поиска. Папки с однотипными документами должны быть описаны преемственно, то есть одинаково.

Виды описей

Принимая документы на внеофисное хранение, архивные компании предлагают заказчику три вида описей.

Краткая опись (опись по корешкам дел). При ее составлении переписываются названия, указанные на корешке или обложке дела. Как показывает практика, зачастую содержимое в деле не соответствует наименованиям на корешке или полностью его не отображает. При оформлении корешков могут появляться сокращенные или неоднозначные наименования, как например, «ж/о 6», «ГСМ», «касса», «поставщики», «переписка». Это может стать бомбой замедленного действия, поскольку только человек, составивший корешок, может с легкостью разобраться с его содержимым.

Детализированная опись. В отличие от краткой для составления этой описи заголовки дела унифицируются. Это значит, что папки с однотипными документами должны быть описаны одинаково вне зависимости от того, что написано на корешках. В заголовке дела нужно привести укрупненный перечень документов, входящих в его состав. Также в качестве дополнительного атрибута в отдельную строку можно вынести наименование дела, указанного на его корешке. Составление детализированной описи требует высокой квалификации от ее составителя. Однако в результате такая опись оказывается понятна любому пользователю за счет унификации и раскрытия заголовков дел, а также отображения сокращенных наименований, вынесенных на корешке дела.

Опись в соответствии с архивными требованиями. Она включает информацию из детализированной описи, и в качестве дополнения указывается срок хранения документов, а также номер статьи по перечню. С ее помощью можно выявить документы, подлежащие длительному хранению, и своевременно осуществить отбор документов на уничтожение с истекшими сроками хранения. Это позволяет оптимизировать затраты на хранение документов, утративших свою актуальность. Единственными недостатками являются стоимость и длительность составления описи. Также стоит заметить, что для точного определения срока хранения документа требуются опыт и профессиональные навыки архивиста.

Уникальный номер дела и номер короба – основной информационный атрибут всех без исключения описей. Номер короба, в котором хранится дело, присваивается в момент маркировки штрихкодом, осуществляемой архивной компанией. Это уникальный идентификатор дела и короба, который останется неизменным на протяжении всего жизненного цикла дела. Для сотрудников архивной компании штрихкод – та метка, которая позволяет собирать данные о наличии и любом перемещении документов, а также обращаться к делу по требованию клиента (доставка, уничтожение, подборка и т.д).

Советы при составлении описи

  • С целью экономии денежных средств заказчики нередко решают самостоятельно приступить к составлению описи дел. Если вы оказались среди них, то рекомендуем вам воспользоваться бланком описи и ознакомиться с правилами его заполнения.
  • Для того чтобы внести в детализированную опись сроки хранения документов, необязательно часами изучать типовые или ведомственные перечни со сроками хранения документов. Предлагаем вам воспользоваться сервисом «Архивист Онлайн», который поможет определить сроки хранения документов.
  • Помимо электронной описи, рекомендуем вам иметь опись на бумажном носителе желательно с подписями и печатями архивной компании о принятии документов. Именно бумажная опись является страховой копией на тот случай, если электронная система учета выйдет из строя. Получить бумажную опись можно в архивной компании по первому требованию заказчика. Они актуализируются на дату поступления запроса.

Упаковка документов в архивные короба и штрихкодирование


Упаковку документов для передачи на хранение в архив правильнее всего выполнять силами той стороны, которая осуществляла систематизацию и описание документов. Если систематизацию и описание документов вы осуществляли самостоятельно, то и упаковку документов провести будет нетрудно. Архивные короба и штрихкоды предоставляются архивными компаниями. Один штрихкод необходимо наклеить на короб, а другой – на корешок ранее внесенного в опись дела.

Важно: Штрихкоды дела и архивного короба – основной уникальный идентификатор учета как для заказчика, отдающего документы на хранение, так и для архивной компании. Именно штрихкоды, а не порядковые номера или заголовки дел, нужно указывать в бланках заказов в случае доставки, изъятия и уничтожения документов, а также сверки наличия и инвентаризации дел.

При упаковке документов в архивные короба номер или ответная часть штрихкода дела наклеивается напротив его заголовка в описи. Номер в описи должен полностью соответствовать номеру штрихкода, наклеенного на дело. В случае если штрихкод в опись не наклеивается, а переносится вручную (номер переписывается), необходимо внимательно отследить их полное соответствие, иначе в дальнейшем найти нужное дело окажется проблематичным.

После того как документы были упакованы в архивные короба, в описи указывается номер короба, и выделяются (отчерчиваются) все дела, входящие в его состав. Сама упаковка документов должна соответствовать порядку ранее проведенной систематизации и составленной описи.

Пломбирование коробов на страже вашего спокойствия


Итак, документы систематизированы, описаны, промаркированы штрихкодом и упакованы в короба. Является ли это защитой от несанкционированного доступа к документам, находящимся на хранение в архивной компании? Обычное пломбирование (опечатывание) архивных коробов конфиденциальными пломбами может обеспечить дополнительный уровень безопасности.

Самый эффективный и быстрый способ пломбирования коробов (иногда и документов) – использование пластиковых пломб с уникальными номерами. На каждый короб с двух ставится по две пломбы. Это одноразовые пломбы, которые при вскрытии теряют свою целостность. После пломбирования коробов или дел составляется реестр принадлежности номеров пломб к конкретному коробу. При получении документов от архивной компании или проведении инвентаризации документов номера пломб в обязательном порядке проверяются.

Основное неудобство работы с опечатанными коробами заключается в том, что работа с переданными на хранение документами осуществляется исключительно целыми коробами и только силами заказчика. Помимо этого, пломбы могут стать источником дополнительных финансовых и временных затрат, необходимых для осуществления пломбирования и составления реестра пломб.

Практика показывает, что в попытках сэкономить клиенты опечатывают короба бумажными пломбами с печатью организации или обычным скотчем. К сожалению, подобные методы не принесут ничего, кроме лишних трат времени и денег. Бумажные пломбы теряют свою целостность уже при простой транспортировке, так как крышка короба является подвижным элементом, а скотч рвет и деформирует архивные короба. По соотношению цены и качества оптимальным выбором являются пластиковые пломбы.

Денис Авдюшин
эксперт НААР

Полезная статья?
Да / Нет
Прочитать позже В избранное Отправить по e-mail
  • Поделиться в соцсетях:
Только зарегистрированные участники могут оставлять комментарии. Авторизуйтесь или зарегистрируйтесь

Материалы по теме:



Семинары

Все семинары

Сервисы

Все сервисы

Ваши идеи

Знаете как сделать портал лучше? Поделитесь идеей.

Информационный портал НААР создан сообществом экспертов архивной отрасли РФ. Целью портала является сбор и обобщение, а также анализ всей информации, размещенной в Интернете и в других источниках, имеющей отношение к документам.
На сайте размещены свежие новости и пресс-релизы архивных компаний России, СНГ и зарубежья.

© 2016 - архивный портал naar.ru