Подпишитесь, чтобы быть в курсе

Главная > Статьи > Делопроизводство > Кому нужна "сопроводиловка"?

Кому нужна "сопроводиловка"?

Прочитать позже   Отправить по e-mail

Сопроводительное письмо - один из самых распространенных и, кажется, самых простых видов писем. Но так ли проста «сопроводиловка» в действительности? Практическим опытом делится консультант по вопросам делопроизводства, ведущий семинаров И.В. Мурнина.

На практике в среде профессиональных делопроизводителей сопроводительное письмо именуют кратко и несколько пренебрежительно: «сопроводиловка». Может быть, это связано с тем, сопроводительное письмо - один из самых распространенных и, кажется, самых простых видов писем. Но так ли проста «сопроводиловка» в действительности?

Цель составления, оформления и отправки таких писем заложена в их наименовании: они информирует адресата о направлении прилагаемых к письму документов. Понятно, что реквизит «Приложение» является для таких писем обязательным. Собственно, в этом реквизите и содержится перечень, по которому проверяют получение документов. Также текст «сопроводиловки» может содержать разъяснения и дополнения к высылаемым документам. Например, регламентировать сроки их рассмотрения или возврата, объяснять какие-либо сложные позиции в тексте или оформлении документов и т.п.  

Бумага все стерпит

Существует точка зрения, что если высылаемые документы не требуют разъяснений и дополнений, то сопроводительное письмо писать не следует: зачем тратить время, когда и так все ясно? Такая точка зрения связана с сокращением трудозатрат на оформление документов и не лишена логики.

Сначала рассмотрим документы оформленные «старым дедовским способом» - на бумагоносителе. Путь их, отправленных без сопроводительного письма, будет долгим и трудным. А риск утраты, без этой пары «ненужных» строк, возрастает в разы. Это, потому что при регистрации входящих документов регистрационный номер ставится именно на сопроводительное письмо. А иначе – его просто некуда поставить.

Например, отправляем недавно появившемуся деловому партнеру договор на подпись. Как правило, договоры отправляются уже оформленные одной стороной. Получателю (другой стороне договора) остается подписать, поставить печать, зарегистрировать договор в своей организации и вернуть один экземпляр отправителю. Процедура всем известна, не требует никаких пояснений и дополнений при условии достижения предварительных договоренностей и полного согласования условий договора. Получили выверенный документ и вместе с ним неожиданную проблему: «А куда поставить входящий, если нет «сопроводиловки» к договору?». На подлинник договора? Можно, конечно, если не боитесь получить взбучку от руководства и тех, кто будет работать с этим договором. Иногда договоры действуют годами, к ним постоянно обращаются по разным поводам, предъявляют при проверках, а тут ваш входящий, «который путается под ногами» и мешает людям работать, озадачивая их вопросом, «что бы это значило?». Более опытные делопроизводители находят другой, весьма опасный, но, к сожалению, единственный выход: они прикалывают к подлиннику договора клочок бумажки с входящим номером.

За проблемой входящего номера следует проблема резолюции. Странно же думать, что руководитель сейчас, не глядя, подпишет этот договор. Нет, он направит одному из своих подчиненных, чтобы тот доложил все нюансы: «чего они хотят, и что мы можем получить». Итак, появляется еще одна бумажка – уже для резолюции. Затем эти бумажки откалываются и где-то теряются… А если у организации несколько сотен таких договоров, то получить по телефону справку, у кого из должностных лиц находится договор на исполнении, бывает весьма затруднительно. От всех этих проблем и конфликтов спасает только наличие сопроводительного письма. Есть, где развернуться: и входящий поставить и для резолюции места достаточно.

В былые времена сопроводительные письма оформляли на листе формата А5 (половинка стандартного листа). В этом случае заголовок к письму не указывается. Сегодня бумагу не экономят и для «сопроводиловок» в две строки используют полноценный формат А4. Что ж, в этом тоже есть свой смысл, сопроводительное письмо полностью накрывает приложение, исчезает визуальный эффект «из-под пятницы суббота». Но тут заголовок письма - необходим. 

Консервативная психология

Что касается электронной почты, она позволяет с легкостью обойтись без сопроводительного письма. Вот вложенный файл, вот его обозначение, но придется потратить немного времени, чтобы взглянуть, откуда поступление. А уж если понадобилось сразу и немедленно позвонить отправителю, придется рыться в записных книжках или визитницах. Это называется: сэкономили свое время за счет чужого.

К тому же, пустое «тело» (поле для ввода) электронного письма у большинства пользователей вызывает легкое недоумение: «Что бы это значило?».

Ну что стоит, черкнуть на клавиатуре пару строк или вставить свои координаты, т.е. проявить уважение к получателю, деловому партнеру, клиенту, просто хорошему человеку, открывшему ваше отправление.  

Набор клише

Для начала сопроводительного письма существует отработанный практикой, временем и традицией набор стандартных выражений:

Высылаем

Направляем

Возвращаем

Прилагаем. 

Глагол «препровождаем» тоже возможен. Но его используют редко: слишком «бюрократично» и «старомодно» он выглядит.

После обозначения основной цели указывают реквизиты высылаемых документов (дата, номер, заголовок).  

Вышеуказанной конкретике может предшествовать благодарность, если есть за что благодарить, или ссылка на достигнутые договоренности, предварительная телефонная договоренность, законодательный акт, распорядительный документ. Будьте внимательны при оформлении ссылок:

согласно – чему? – приказу, протоколу, договоренности;

в соответствии - с чем? - с приказом, протоколом, договоренностью и т.д.

Из «отставников» (военнослужащих запаса) получаются прекрасные делопроизводители: они ответственны, исполнительны, въедливы и прекрасно работают с документами. А еще у них есть любимая «фишка» - «согласно приказа», и все тут.

Опять же, не забывайте про даты и номера, если ссылаетесь на документы. Итак.  

Согласно достигнутой договоренности…

В соответствии с дополнительным соглашением к договору от 00.00.0000 № 00

На основании дополнительного соглашения к договору от 00.00.0000 № 00

В связи с достигнутыми соглашениями (договоренностями)

В подтверждение нашей договоренности

В дополнение к телефонному разговору, состоявшемуся 00.00.0000

Согласно Вашей просьбе…

Во исполнение приказа генерального директора от 00.00.0000 №00 «О… (например, в филиал высылаются сводки, графии, копии документов)

В подтверждение наших намерений…  

Список продолжать нецелесообразно, потому что только автору письма известно, зачем и по какому поводу он высылает приложенные к сопроводительному письму документы.

В завершение остается привести образец сопроводительного письма, что мы и делаем. 

Сопроводиловка-page-001.jpg


И.В. Мурнина
консультант по вопросам
  делопроизводства, ведущий семинаров 
Полезная статья?
Да / Нет
Прочитать позже В избранное Отправить по e-mail
  • Поделиться в соцсетях:
Только зарегистрированные участники могут оставлять комментарии. Авторизуйтесь или зарегистрируйтесь

Материалы по теме:



Семинары

Все семинары

Сервисы

Все сервисы

Ваши идеи

Знаете как сделать портал лучше? Поделитесь идеей.

Информационный портал НААР создан сообществом экспертов архивной отрасли РФ. Целью портала является сбор и обобщение, а также анализ всей информации, размещенной в Интернете и в других источниках, имеющей отношение к документам.
На сайте размещены свежие новости и пресс-релизы архивных компаний России, СНГ и зарубежья.

© 2016 - архивный портал naar.ru