Подпишитесь, чтобы быть в курсе

Главная > Статьи > Делопроизводство > Контроль сроков исполнения документов и поручений

Контроль сроков исполнения документов и поручений

Прочитать позже   Отправить по e-mail

Контроль сроков исполнения документов и поручений
Любая управленческая структура выполняет функции контроля. Контроль способствует усилению исполнительской дисциплины, повышению ответственности при выполнении решений и заданий руководства. Контрольные действия в организации должны осуществляться открыто и планомерно.

Одной из составляющих функций контроля и важным элементом документационного обеспечения управления является контроль исполнения документов, решений и заданий (поручений). 

Контроль исполнения документов и поручений – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов, созданных в организации, поступающих из вышестоящих организаций, от других организаций и граждан. 

Контроль исполнения документов ведется с целью содействия своевременного и качественного исполнения решений и задач руководства организации или структурного подразделения. Различают два направления контрольной деятельности:

  • контроль исполнения документов по существу поставленных в них вопросах;
  • контроль сроков исполнения документов.

Возможны две формы организации контроля – централизованная и децентрализованная. Выбор организационной формы ведения контрольных операций зависит от размера организации, структуры службы ДОУ, объема документооборота и выбранной формы работы с документами (централизованной, децентрализованной или смешанной).

В организации с небольшим объемом документооборота в составе службы ДОУ работает один специалист по контролю. В соответствии с «Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих» эта должность называется инспектор по контролю.

В отдельных структурных подразделениях контроль сроков исполнения документов и поручений могут вести секретари или лица, ответственные за делопроизводство, что должно быть закреплено в Инструкции по делопроизводству и Должностных инструкциях этих работников.

В небольших организациях, в структуре которых нет службы ДОУ, ведение контроля исполнения документов входит в обязанности работника, ответственного за регистрацию и учет документов или работника, отвечающего за документационное обеспечение организации (например, секретарь руководителя).

Локальные нормативные акты, регламентирующие формы и порядок проведения контроля, устанавливают правомерность контроля, формируют у сотрудников привычку к проверкам как к необходимой процедуре.

Контроль исполнения документов включает:

  • сбор в специальных или регистрационных формах (карточках) данных о контролируемых документах;
  • постановку документа на контроль;
  • оперативное доведение до исполнителя документа (его отдельного пункта или задания);
  • предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
  • внесение информации о ходе исполнения в контрольные формы;
  • снятие исполненного документа с контроля (внесение записи в РКФ);
  • учет и обобщение результата контроля;
  • информирование руководства организации о ходе исполнения документов и исполнительской дисциплине. 
При пересылке документа на исполнение в подведомственную организацию с последующим формированием о ходе и результатах исполнения, вместе с документами пересылаются 2 экз. РКФ. После исполнения 1 экз. карточки возвращается в головную организацию с указанием даты и содержания исполнения документа.

Сроки исполнения документов

Сроки исполнения документов могут быть типовыми или индивидуальными.

Типовые сроки исполнения определенных категорий документов установлены законодательными или нормативно-правовыми актами Российской Федерации. Каждая служба делопроизводства должна иметь такой перечень документов с типовыми сроками исполнения. Рекомендуем включить такой перечень в качестве приложения к Инструкции по делопроизводству, тем самым он будет доведен до всех управленческих работников организации.

Приведем перечень типовых сроков исполнения документов:

  • поручения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации – в срок, указанный в поручении или в месячный срок со дня его подписания;
  • поручения Президента Российской Федерации с грифом «Весьма срочно» рассматриваются в течение 5 дней;
  • поручения Президента Российской Федерации с грифом «Срочно» рассматриваются в течение 10 дней;
  • поручения Правительства Российской Федерации с грифом «Весьма срочно» рассматриваются в течение 5 дней;
  • поручения Правительства Российской Федерации с грифом «Срочно» рассматриваются в течение 10 дней;
  • письма Министерства иностранных дел, без согласования с другими организациями – в течение 15 дней, с согласованием – 30 дней; 
  • запрос депутата Федерального Собрания – не позднее, чем в 15-дневный срок со дня получения;
  • предложения и заявления депутатов Федерального Собрания – в срок до одного месяца; не требующие изучения и проверки – в максимально короткие сроки;
  • письма-поручения и письма – запросы вышестоящих организаций- к указанному сроку или в течение 10 дней; 
  • обращения граждан – 30 дней со дня регистрации; при необходимости дополнительного изучения допускается продлевать на срок не более 30 дней;
  • протоколы разногласий: составление и направление – в 10-дневный срок, рассмотрение – в 20-дневный срок; 
  • телеграммы, требующие срочного решения, – до 3 дней, остальные – в течение 10 дней;
  • письма предприятий, организаций, учреждений – 10 дней;
  • поручения платежные: выписки и сдача в учреждения банка – не позднее следующего дня после получения товара; 
  • жалоба на неправильные действия или распоряжения финансовых органов: рассмотрение не позднее 10-дневного срока со дня поступления. 

Индивидуальные сроки исполнения

  1. Могут содержаться в тексте документа (приказа, распоряжения, решения и др.). Поступающие из вышестоящих организаций или органов власти, как правило, содержат сроки выполнения указанных в них действий.
  2. Устанавливаются руководителем при вынесении резолюции. Бывают случаи, когда невозможно сразу установить точный срок исполнения документа, тогда устанавливается условный срок, который затем корректируется в ходе исполнения документа.

Если документ имеет длительный срок исполнения, тогда контролируют исполнение промежуточных этапов. Срок исполнения каждого этапа фиксируется в РКФ.

Сроки исполнения документа исчисляются в календарных днях: поступивших (входящих) из других организаций – с момента поступления; для отправленных (исходящих) и внутренних – с даты их подписания или утверждения. Исполнение контролируется с момента поставки документа на контроль.

В ходе исполнения документов по объективным причинам сроки могут изменяться.

ВАЖНО! Изменение индивидуального срока исполнения документов могут производиться только тем руководителем, который его установил. После согласования с руководством нового срока исполнитель обязан сообщить о переносе (изменении) срока исполнения в службу ДОУ. Решение о переносе срока исполнения документа принимается за два-три дня до истечения первоначально установленной даты. Исправление срока задним числом не допускается.

Согласование подготавливаемого документа с заинтересованными организациями и лицами должно проводиться в пределах установленного срока исполнения документа.

Ведение контроля исполнения документов и поручений

На контроль ставятся все документы, требующие исполнения, т.е. принятия дополнительного решения, выполнения каких-либо действий или подготовки ответного документа.

Если в организации для регистрации документов используется журнальная форма регистрации, то для контроля заводятся специальные контрольные карточки или еще один (контрольный) журнал. Журнальную форму эффективно применять в организациях, где отдельно выведена работа с конфиденциальной информацией и в организациях с небольшим объемом документооборота.

    Примерная форма контрольного журнала

 пп 

Дата и

регистрационный № документа

Срок исполнения 

ФИО

 исполнителя 

Отметка об исполнении Примечание 
123456

    Образец типовой формы регистрационно-контрольной карточки (РКК)

Лицевая сторона                                                                      

1  2  3  4  5  6  7  8  9  10  11  12  13  14  15  16  17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31* 
Наименование вида документаАвтор (корреспондент) документа
Дата поступления и регистрационный номер документа Дата и регистрационный номер документа
Заголовок (краткое содержание) документа
Резолюция (кому направлен документ)
Срок исполнения документаИсполнитель

Оборотная сторона                                          

Ход исполнения документа ** 
Отметка об исполнении документа
Индекс дела

   

* Верхняя строка используется при контроле исполнения документа, дата исполнения документа обводится кружком.

** Поле «Ход исполнения дела» заполняется при выполнении контрольных операций.

   

Образец формы регистрационно-контрольной карточки (РКК)
с расширенным составом реквизитов

Лицевая сторона                                                                                    

Корреспондент       
   
Дата поступления№ документаДата документаВходящий №
Краткое содержаниеЧисло листов
Генеральный директорСрок исполненияРезолюция
НачальникСрок исполненияРезолюция
ИсполнительДата
  

Оборотная сторона                                                                                                     

ИсполнительДатаИсходящий № (промежуточный отв.)
ИсполнительДатаИсходящий № (промежуточный отв.)
Куда (кому)Число листов
Кем подписан
Краткое содержание
Ход исследования
Отметка об исполнении№ дела

В контрольной картотеке РКК систематизируются по:

  • срокам исполнения документов;
  • исполнителям;
  • группам (видам) документов (приказы и распоряжения, протоколы, договоры и др.).

Контрольная картотека имеет два раздела «Контролируемый массив» и «Исполненные документы».

Доведение контролируемого документа до исполнителя осуществляется под роспись в РКК, которая потом находится в контрольной картотеке. Для доведения документа до исполнителя может использоваться информационно-телекоммуникационная сеть, документ направляется исполнителю в электронный адрес с уведомлением отправителя о получении документа. Получение службой ДОУ уведомления означает, что документ, поставленный на контроль, принят к исполнению.

Служба ДОУ (служба контроля) организации проводит предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов. Для этого исполнителю, при наличии нескольких исполнителей – ответственному исполнителю, рассылается напоминание о приближении срока исполнения документа.

Все напоминания исполнителям фиксируются в РКК.

Ведение текущего контроля предполагает ежедневный просмотр карточек инспектором по контролю или другим ответственным лицом. Выявляются документы, которые должны быть исполнены на следующий день или через 2-3 дня. Обязательно проверяется ход их исполнения и выявляется, не срывается ли выполнение задания. Из вышесказанного понятно, что текущий и предупредительный контроль  это постоянная проверка и регулирование хода выполнения документов.

Проверка хода исполнения документов обычно проводится со следующей периодичностью:

  • задание последующих лет – один раз в квартал или не реже одного раза в год;
  • задание последующих месяцев текущего года – один раз в месяц;
  • задание текущего месяца – каждые 10 дней.

В случае невозможности исполнить документ в срок исполнитель за 3 дня до истечения срока обязан обратиться с мотивированной письменной просьбой о продлении срока к руководителю. Решение о продлении срока исполнения принимает только руководитель, вынесший резолюцию.

ВАЖНО! Исполнитель обязан проинформировать службу ДОУ (службу контроля) об изменении срока исполнения документа. Сведения об изменении срока исполнения документа вносятся в РКК.

Приостановить или отменить исполнение документа может только организация- автор документа, а по внутренним документам - руководитель или орган управления, принимавший решение.

Снятие исполненного документа с контроля осуществляет руководитель организации или по его поручению служба ДОУ.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического исполнения задачи, поручений, запросов и/или документированного подтверждения их исполнения по существу. Результаты сообщаются заинтересованным организациям и лицам.

При снятии документа с контроля в РКК вносятся следующие данные:

  • краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении;
  • отметка «в дело», вносится номер дела, в котором будет храниться документ в соответствии с номенклатурой дел; дата и подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения.

Учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов осуществляется службой ДОУ в виде аналитических отчетов (справок, сводок) в установленные сроки или по запросам. Установленные сроки, как правило, один раз в месяц – в начале наступившего месяца за предыдущий месяц и 1 раз в год – в начале наступившего года за предыдущий год. 

Сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в организации представляются руководителю организации и руководителям структурных подразделений.

Примерная форма справки о состоянии исполнительской дисциплины
для руководителя организации
      


СПРАВКА

об исполнении документов по состоянию на ___________

п/п

Наименование подразделения

Документы на контроле

Из них:

всего

поступило в предыдущем месяце

исполнены в срок

исполняемые в срок

с продленным сроком исполнения

не исполненные в срок

1

2

3

4

5

6

7

8


Примерная форма справки о состоянии исполнительской дисциплины 
руководителям структурных подразделений 

СПРАВКА  

об исполнении документов в  ____________________  по состоянию на  ___________

(наименование подразделения)

Вид, регистрационный номер и дата документа

Заголовок (краткое содержание) документа

Срок исполнения

Исполнитель

Причины неисполнения в срок

Сведения о ходе исполнения

Когда будет исполнен документ

1

2

3

4

5

6

7

Таким образом, анализ данных контроля исполнения документов необходим не только руководителю для усиления исполнительской дисциплины, но и для усовершенствования всей структуры управления. Службе ДОУ это анализ необходим для совершенствования организации и технологии работы с документами. Для быстрого и эффективного решения задач управленческих и производственных задач в настоящее время все чаще используют автоматизированные системы регистрации и контроля документов, в основе которых лежат технологии баз данных. 

В процессе регистрации в поле «Срок исполнения» проставляется дата исполнения документа и автоматически происходит постановка его на контроль. В регистрационную базу данных вносятся сведения о ходе исполнения, передаче документа в другое подразделение или изменение срока исполнения.

По завершению исполнения документа в электронную регистрационную карточку вносятся данные о дате и характере исполнения и сведения о номере дела, в котором документ остается на хранение. Современные программы позволяют вывести на экран списки документов с контрольными сроками на любом этапе их исполнения и сформировать справки (сводки, сведения) исполнителям и руководителю о сроках исполнения документов.

фото: www.nastol.com.ua

Полезная статья?
Да / Нет
Прочитать позже В избранное Отправить по e-mail
  • Поделиться в соцсетях:
Только зарегистрированные участники могут оставлять комментарии. Авторизуйтесь или зарегистрируйтесь

Материалы по теме:



Семинары

Все семинары

Сервисы

Все сервисы

Ваши идеи

Знаете как сделать портал лучше? Поделитесь идеей.

Информационный портал НААР создан сообществом экспертов архивной отрасли РФ. Целью портала является сбор и обобщение, а также анализ всей информации, размещенной в Интернете и в других источниках, имеющей отношение к документам.
На сайте размещены свежие новости и пресс-релизы архивных компаний России, СНГ и зарубежья.

© 2016 - архивный портал naar.ru