Подпишитесь, чтобы быть в курсе

Главная > Статьи > Архивное дело > Правоприменительная практика > Ловушки договора архивного хранения. Безвозвратное изъятие документов

Ловушки договора архивного хранения. Безвозвратное изъятие документов

Прочитать позже   Отправить по e-mail

Ловушки договора архивного хранения. Безвозвратное изъятие документов
Не все российские компании, оказывающие услуги внеофисного хранения архивных документов, клиентоориентированы. Для привлечения и удержания заказчиков в ход идут «выгодные предложения» и невыгодные оговорки в договоре на оказание архивных услуг. Безвозвратное изъятие документов – самая частая из них. Оно может закончиться блокировкой доступа к документам и миллионными выплатами.  

Безвозвратное изъятие – дополнительная услуга

С юридической точки зрения, безвозвратным является окончательное изъятие документов, если в заказе на изъятие есть соответствующее указание. Если документы были изъяты из хранилища без отметки о безвозвратности, изъятие считается временным. С технологической стороны, такое изъятие сводится к выгрузке документов и работе с данными (поставщик услуг удаляет информацию в системе учета).

Возврат документов заложен в договор хранения по определению (ст. 886 ГК РФ). Вернуть документы заказчику – обязанность компании-хранителя. Но рынок переиграл эту ситуацию в свою пользу: из правовой обязанности безвозвратное изъятие документов превратилось в обязательную дополнительную услугу.

В решении Арбитражного суда города Москвы от 8 июня 2017 по делу № А40-41904/17-172-399 года указано, что услуги по изъятию носителей информации (временное или постоянное) и услуги по безвозвратному изъятию носителей информации из хранилища по запросу, с удалением информации из компьютерной системы учета, являются самостоятельными услугами, которые не входят в состав услуг по хранению принятых вещей. Это делает невозможной выдачу документов «по первому требованию», на практике означающее: по первому требованию, но только после оплаты согласно прайсу дополнительных услуг.

Что может потребовать оплатить архивная компания при безвозвратном изъятии

Плата за безвозвратное изъятие

Представляет собой платеж за изъятие коробов (дел, документов) из архивохранилища. Расчет стоимости услуги безвозвратного изъятия ведется исходя из единицы учета, установленной договором: короб, дело, документ. Если в систему учета были внесены не только короба, но и документы (на них ставится штрихкод), стоимость безвозвратного изъятия многократно возрастет. 

Компания «МЕТРО Кэш энд Керри» оспаривала в суде тарификацию и сумму безвозвратного изъятия по договору внеофисного хранения. Истец был не согласен с «двойной тарификацией»: отдельно за короба (894 штуки) и отдельно за файлы (33 554 штуки). Девятый арбитражный апелляционный суд города Москвы в постановлении от 18 мая 2017 года по делу № А-40-132074/2016 счел необоснованной жалобу компании, указав, что в составе коробов как самостоятельные единицы учета были зарегистрированы файлы, которые, как и короба, нужно было снять с учета. За изъятие файлов «МЕТРО Кэш энд Керри» заплатила 1 638 388 руб., что почти в 40 раз больше стоимости изъятия коробов.

Дополнительные услуги

Помимо платы за постоянное изъятие (безвозвратное изъятие), архивная компания может потребовать оплату сопутствующих услуг, без которых изъятие невозможно. Это могут быть поиск (подбор) коробов (дел, документов) и удаление учетных данных из архивной системы. Иногда дополнительные услуги скрываются под формулировкой «обработка документов при постоянном изъятии». К ним также может добавиться доставка (вывоз).

Когда в 2016 году «Пробизнесбанк» отказался продлевать договор хранения, архивная компания выставила ему счет на оплату дополнительных услуг по безвозвратному изъятию документов, которые включали: изъятие носителей и удаление информации из компьютерной системы. 629 160 руб. – в такую сумму поставщик оценил изъятие 18 070 коробов. Работа с данными стоила в полтора раза дороже – 993 905 руб. (решение Арбитражного суда города Москвы от 8 июня 2017 года по делу № А40-41904/17-172-399).

650 391 руб. по решению Арбитражного суда города Санкт-Петербурга и Ленинградской области от 23 декабря 2013 года по делу № А56-53780/2013 должна была выплатить компания «Евросеть-Ритейл» за поиск документов, подлежащих безвозвратному изъятию. Согласно заключенному сторонами договору, архивная компания обязалась принять на хранение документы клиента и оказать иные приведенные в приложении услуги. К дополнительным услугам, которые могли быть оказаны по желанию заказчика, относился поиск короба, папки или документа.

Каждый короб на счету

Архивные компании готовы предоставить бесплатные короба на весь срок действия договора. Правда, бесплатными они будут только на время хранения. Некоторые поставщики предупреждают об этом, но не в договоре, а в дополнительном соглашении. В нем может быть указано, что заказчик обязан заплатить за короба в случае безвозвратного изъятия и порчи, исключающей их дальнейшее использование.

Отметим, что самоуверенные поставщики безвозвратно изъятыми могут посчитать уничтоженные короба, как это было в судебном разбирательстве компании «РОСТА», которой поставщик услуг выставил счет на оплату задолженности в размере 214 607 руб. Но архивная компания не смогла доказать, что клиент заказал уничтожение носителей информации вместе с коробами, а короб, как указала судья, не является носителем информации (постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 7 ноября 2016 года по делу № А45-12556/2016).

Компенсация недополученной прибыли

Установление платы за одностороннее расторжение договора по инициативе заказчика – распространенное явление в России. Это позволяет компании, оказывающей услуги, компенсировать сумму потенциальных убытков, а также затруднить расторжение договора, сделав его экономически нецелесообразным. Без фиксации этого условия ей будет сложно доказать ухудшение своего экономического состояния на фоне прекращения отношений с заказчиком.

Если вы решили досрочно расторгнуть договор

В зависимости от условий договора вам придется оплатить: безвозвратное изъятие и сопутствующие ему услуги, и (или) услуги хранения до окончания срока договора, и (или) штраф за досрочное расторжение. Однако арбитражная практика показывает, что, если договор хранения был расторгнут в судебном порядке (в том числе из-за ненадлежащего оказания услуг архивной компанией), и документы возвращены заказчику во исполнение судебного решения, а не архивного договора, плата за безвозвратное изъятие и другие услуги взиматься не будет (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 23 мая 2012 года по делу № А40-47429/11-134-28).

Если договор расторгла архивная компания 

Такое может случиться, например, в ответ на ваш отказ принять очередную индексацию архивных услуг. Добросовестная компания должна заблаговременно уведомить вас о желании досрочно прекратить действие договора. Желательно за 90 дней. Скорее всего, за вынужденное безвозвратное изъятие вам придется платить по всем статьям.

Договор хранения истек

В этом случае документы из хранилища нужно изъять – в соответствии с условиями договора и прайсом компании. Как правило, договор автоматически продляется после его истечения, если стороны не заявили об обратном. В этой связи важно вовремя остановить действие договора с архивной компанией: предупредить за 30, 60 или 90 дней – согласно договору.

Вправе ли архивная компания удерживать документы?

Если в договоре архивного хранения закреплено, что поставщик услуг вправе удерживать находящиеся на хранении носители информации до полного или частичного погашения задолженности, то добиться возврата документов можно будет только через суд. Блокировка доступа к документам опасна тем, что вы не сможете предоставить документы по запросам госорганов и третьих лиц. При этом поставщик не будет нести ответственности за ваши убытки.

Советы экспертов при заключении договора архивного хранения

  • Внимательно прочитайте условия договора и дополнительных соглашений. Ознакомьтесь с приложениями. В идеале пункта об оплате услуг по безвозвратному изъятию, сопутствующих ему услуг, штрафов и иных санкций быть не должно.
  • Определите состав услуг и их стоимость при безвозвратном изъятии документов. Уточните, как будет формироваться их стоимость (например, что будет единицей учета; если это носитель информации, то сформулируйте, что под ним понимается).
  • Зафиксируйте условия расторжения договора.
  • Установите четкие сроки возврата документов.
  • Имейте в виду, что архивная компания может ограничить количество коробов, выдаваемых за день (обычно 50 штук). В таком случае возврат большого архива объемом 18 тысяч коробов может затянуться на 1 год. Оговорите эти лимиты.

Некоторые примеры условий договора хранения

ХОРОШИЙОПАСНЫЙ
ИЗЪЯТИЕ БЕЗ САНКЦИЙ
Заказчик имеет право безвозвратно изъять все свои Документы или их часть. Любое изъятие Документов Заказчиком считается временным, если в момент изъятия не указано в письменной форме, что такое изъятие является безвозвратным. Безвозвратное изъятие документов осуществляется без штрафных санкций и переупаковки коробов и дел.

ДОСРОЧНОЕ РАСТОРЖЕНИЕ (ЗАКАЗЧИКОМ) 
Заказчик имеет право досрочно прекратить действие настоящего договора, уведомив об этом Исполнителя не менее чем за 30 (тридцать) календарных дней в письменной форме с указанием даты изъятия принадлежащих ему Документов. Под датой изъятия понимается дата, не позднее которой из помещения Исполнителя Заказчиком будут изъяты все принадлежащие ему Документы. 

ПРЕКРАЩЕНИЕ ДОГОВОРА (ПО ИНИЦИАТИВЕ АРХИВНОЙ КОМПАНИИ) 
Исполнитель имеет право досрочно прекратить действие настоящего договора, уведомив об этом Заказчика не менее чем за 60 (Шестьдесят) календарных дней в письменной форме. В течение 60 (Шестидесяти) календарных дней с даты вручения Заказчику соответствующего Уведомления Заказчик обязан безвозвратно изъять принадлежащие ему Документы с территории Исполнителя.
ПЛАТНОЕ ИЗЪЯТИЕ
  • Плата только за изъятие. Поклажедатель имеет право безвозвратно востребовать все носители информации поклажедателя или их часть их хранилища, при этом поклажедатель должен будет внести плату за услугу по безвозвратному изъятию таких носителей, указанные в Приложении 1. 
  • Плата за короба. Заказчик должен оплатить стоимость короба в размере 65,00 рублей за 1 архивный короб в случае повреждения короба, исключающее его дальнейшее использование, безвозвратного изъятия короба до окончания срока договора или безвозвратного изъятия короба по окончании срока договора.
  • Плата за изъятие и обработку документов. Любое изъятие документов Заказчиком считается временным, если в заказе на изъятие не указано, что такое изъятие является безвозвратным. Заказчик может безвозвратно востребовать все документы или их часть из архива, при этом Заказчик должен будет внести Плату за услугу по безвозвратному изъятию документов, а также плату за обработку документов при постоянном изъятии, указанные в Приложении 1. При этом Заказчик осведомлен и согласен с тем, что плата за указанные услуги является расходами Исполнителя и подлежит возмещению в полном объеме.

ДОСРОЧНОЕ РАСТОРЖЕНИЕ (ЗАКАЗЧИКОМ)                 
Поклажедатель вправе досрочно расторгнуть настоящий Договор и/или безвозвратно изъять все либо часть носителей информации из хранилища до окончания Срока, уведомив при этом Хранителя за 90 (девяносто) календарных дней до даты предполагаемого расторжения. При этом Поклажедатель должен будет выплатить Хранителю Плату за услуги хранения таких изымаемых носителей информации до конца срока действия Договора, а также оплатить все оказанные сопутствующие услуги.

ПРЕКРАЩЕНИЕ ДОГОВОРА (ПО ЛЮБОЙ ПРИЧИНЕ)                 
При прекращении Договора по любому основанию оплата услуг по поиску Документов и их безвозвратному изъятию производится Заказчиком в форме предоплаты. При этом возврат Документов Заказчику, являясь в силу статьи 328 Гражданского кодекса РФ встречным исполнением, обусловленным исполнением Заказчиком обязательств по оплате услуг, не производится до выполнения Заказчиком его обязательств по оплате услуг по поиску Документов Клиента и их безвозвратному изъятию.

УДЕРЖАНИЕ ДОКУМЕНТОВ                 
Хранитель в силу статьи 359 Гражданского кодекса РФ вправе в случае неисполнения Заказчиком в срок обязательства по оплате услуг удерживать документы Заказчика до тех пор, пока соответствующее обязательство по оплате не будет исполнено. 


Д. Авдюшин,
член Общественного совета при Росархиве,
генеральный директор компании "Делис Альянс",
эксперт НААР
Полезная статья?
Да / Нет
Прочитать позже В избранное Отправить по e-mail
  • Поделиться в соцсетях:
Только зарегистрированные участники могут оставлять комментарии. Авторизуйтесь или зарегистрируйтесь

Материалы по теме:

Сервисы

Все сервисы

Ваши идеи

Знаете как сделать портал лучше? Поделитесь идеей.

Информационный портал НААР создан сообществом экспертов архивной отрасли РФ. Целью портала является сбор и обобщение, а также анализ всей информации, размещенной в Интернете и в других источниках, имеющей отношение к документам.
На сайте размещены свежие новости и пресс-релизы архивных компаний России, СНГ и зарубежья.

© 2016 - архивный портал naar.ru