Подпишитесь, чтобы быть в курсе

Главная > Статьи > Архивное дело > Лучшие примеры архивной практики: SNCF и Société Générale

Лучшие примеры архивной практики: SNCF и Société Générale

Прочитать позже   Отправить по e-mail

Предлагаем вам небольшой экскурс в архивную практику крупнейших французских компаний SNCF и Société Générale, которые доказывают, что архивная деятельность может идти в ногу с современными технологиями.

Архивы – это не бумажный склад утративших свою актуальность документов, а важная часть в жизни любой организации. И чем крупнее компания, тем большую значимость приобретает организация архивного хранения. Предлагаем вам небольшой экскурс в архивную практику крупнейших французских компаний SNCF и Société Générale, которые доказывают, что архивная деятельность может идти в ногу с современными технологиями.

В прежние времена архив исполнял исключительно роль хранилища культурного наследия страны или в редких случаях отдельно взятого субъекта. Сегодня архивное дело активно развивается в коммерческом секторе, что требует от архивных отделов большей гибкости в соответствии со структурой информационных потоков компании.

Реальность такова, что уже недостаточно оценивать архивирование с точки зрения сложившихся правил складирования, управления данными и непрерывности бизнес-процессов. В первую очередь не стоит забывать о внимательном отношении к конечным пользователям. Как это ни парадоксально, но это является большой редкостью в современной архивной практике.

Архивы SNCF


Краткая справка:

SNCF (фр. Société Générale des Chemins de fer Français, Национальная компания французских железных дорог) – государственное предприятие, управляющее железными дорогами Франции. Она была основана 1 сентября 1937 года как объединение шести региональных железнодорожных компаний. В 1983 году SNCF окончательно перешла в собственность государства.

Компания SNCF располагает тремя сайтами, которые участвуют в архивном процессе:

  • сайт Вильнеф-Сент-Жорж (Villeneuve-Saint-Georges, Val-de-Marne) представляет международные архивы;
  • сайт Безье (B?ziers, H?raut) принимает личные дела;
  • сайт Ле Ман (Le Mans, Sarthe) объединяет архивы разных направлений.

По словам Генри Зубера, руководителя службы архивов и документации SNCF, хорошая архивная практика должна строиться на «получении информации, финансовых инвестициях и эффективном управлении жизненным циклом данных».

Зачастую управлению архивов в Интернете не уделяется должного внимания со стороны службы поддержки, члены которой не являются профессиональными архивистами. На треть участников группы, задействованной в архивации данных, приходится лишь пять дипломированных архивистов и столько же сотрудников, прошедших экспресс-курс обучения. «Это немного для предприятия, насчитывающего 300 000 сотрудников с учетом филиалов», – уточняет Генри Зубер.

150 архивов-посредников

По мнению руководителя архивной службы SNCF, политика архивирования должна отвечать двум критериям:

1. Необходимо создавать родственные архивы, или архивы-посредники, которые просто незаменимы при частых запросах пользователей. Правильная архивная практика требует диалога между так называемыми «поставщиками информации» (компаниями, реже – частными лицами) и архивистами. Центральные и региональные отделы ведут отдельные архивы корреспонденции, облегчающие общий документооборот. За несколько лет их количество возросло от 70 до 150, а в перспективе из-за необходимости покрытия всех рабочих пунктов SNCF, ожидается увеличение до 400.

2. Архивисты не устают бороться за признание важности своей работы в глазах руководителей предприятий. «Архивное дело по-прежнему остается в тени бюджетной логистики и инвестиций в целом. Мы должны повысить ценность и статус этой ниши благодаря эффективному менеджменту», – настаивает Генри Зубер.

300 километров документов

Во время расширения своих корпоративных сайтов SNCF временно привлекает к работе несколько промежуточных архивов. При этом создается рабочая группа из сотрудников, выполняющих вспомогательную функцию для внешних партнеров (по сути аутсорсинг). Потенциально такая же группа может быть сформирована и внутри компании. Расширение касается задач, связанных с работой служб, выполняющих косвенную роль по сравнению с основной деятельностью на главном производстве компании.

Подразделение, образованное в результате расширения, отличается от субподряда, относящегося к договорным операциям, тем, что подрядчик полностью или частично доверяет сотрудничество со своими клиентами третьим лицам. Практика аутсорсинга требует особой осторожности и должна соответствовать нормам, установленным регламентом ФАН (Французской Ассоциации Нормализации – Association fran?aise de normalisation).

Что касается архива внутренней документации SNCF, компания следует по пути расширения трех действующих сайтов. Кроме того, ведутся разговоры о возможном создании трех дополнительных архивных площадок в сети.

На данный момент в собственности предприятия находится триста километров архивов, что было достигнуто благодаря проведенной реформе. Решение об инвестировании в три новых сайта созревало на протяжении семи лет. Их концепция была продумана с учетом возможности обновления и добавления новых работ в будущем.

Что касается электронного архива, то здесь «все зависит от вложенных усилий», поясняет г-н Зубер. Оцифровка данных неоправданна, за исключением случае, когда документы быстро изнашиваются. Стоимость оборудования для сканирования, необходимого для оцифровки всех документов, была бы колоссальной.

Архивная практика Société Générale


Краткая справка:

Société Générale (Сосьете Женераль) – один из крупнейших французских финансовых конгломератов, штаб-квартира которого находится в Париже. Основан в 1864 году.

Другой экономический сектор – другой опыт. Компания Société Générale насчитывает четыре сайта, обеспечивающих ее архивную деятельность. В общей сложности с ними работают 70 человек. «В начале 2000-х годов мы провели реорганизацию работы бэк-офиса и фронт-офиса», – рассказывает Клэр Коттан, ответственный менеджер по работе с архивами Банка данных во Франции. – «Мы объединили информационные архивные подразделения. Но отделы доступны лишь через одно приложение, не считая действующих пунктов для пользователей.

Реорганизация состоялась в результате множества встреч с архивистами и программными разработчиками, юристами и представителями смежных служб. «Важно знать, в чем именно нуждаются пользователи, чтобы затем грамотно перевести их запросы на информационный язык в рамках предоставляемых нами услуг», – поясняет Клэр Коттан.

С глаз долой – из сердца вон

Бумажные архивные фонды Société Générale состоят из двух типов документов:

1. Архивы с производственной документацией: договоры, коммерческие соглашения, бухгалтерские документы, относящиеся к инвестициям. Они составляют около 80% от всего объема. Таким архивам по преимуществу отведены просторные архивные площади.

2. Архивы документов, исходящих из центральных управленческих отделов организации, составляют оставшиеся 20%. Их администрирование проходит согласно самым строгим требованиям.

В юридическом мире банки вынуждены подчиняться жестким правилам, касающихся расширению подразделений, в соответствии с законом Sarbanes-Oxley, директивами Mestrallet и требованиями Управления финансовых рынков. Администрирование архивными данными необходимо проводить под контролем надзорных органов Société Générale. Речь идет о внутренних аудиторских службах и юридических отделах.

Как считает Клэр Коттан, архивы выполняют важную миссию поддержки предприятия и являются неотъемлемой частью его деловой жизни: «Когда процесс архивирования затягивается надолго, существует вероятность того, что о нем забудут. Как говорят, с глаз долой – из сердца вон».

Полезная статья?
Да / Нет
Прочитать позже В избранное Отправить по e-mail
  • Поделиться в соцсетях:
Только зарегистрированные участники могут оставлять комментарии. Авторизуйтесь или зарегистрируйтесь

Материалы по теме:



Семинары

Все семинары

Сервисы

Все сервисы

Ваши идеи

Знаете как сделать портал лучше? Поделитесь идеей.

Информационный портал НААР создан сообществом экспертов архивной отрасли РФ. Целью портала является сбор и обобщение, а также анализ всей информации, размещенной в Интернете и в других источниках, имеющей отношение к документам.
На сайте размещены свежие новости и пресс-релизы архивных компаний России, СНГ и зарубежья.

© 2016 - архивный портал naar.ru