Главная > Статьи > Архивное дело > Делопроизводство > Интервью > Нюансы архивного хранения документов

Нюансы архивного хранения документов

Прочитать позже   Отправить по e-mail

Архивное хранение документов — одна из тех тем, которая на первый взгляд кажется простой, но состоит из множества подводных камней и всегда вызывает массу вопросов не только у представителей компаний, еще только задумывающихся об организации хранения документов, но и у тех, кто на этом «пуд соли съел». Для обсуждения того, как эффективно построить архив и при этом избежать ошибок, журнал «Административный директор» пригласил административного директора AFI Development Татьяну Гавричкину, управляющего директора управления делами группы «Ренессанс Страхование» Григория Анцыгина и коммерческого директора компании «Делис Архив» Александра Фукса.

gavrichkina_1.jpgren7.jpgfoto_a.fuks.jpg
Татьяна Гавричкина 
Административный директор
AFI Development
Григорий Анцыгин 
Управляющий директор управления
делами 
группы «Ренессанс
Страхование»
Александр Фукс  
Коммерческий директор 
«Делис Архив»

В процессе дискуссии эксперты вскрыли ряд проблем, связанных с архивом: нюансы хранения документов внутри организации, взаимодействия с аутсорсинговыми компаниями, организации электронного архива, проблемы безопасности, оперативности и прочие. Каждый из этих вопросов мы подробно разберем в цикле статей, посвященных хранению документов, в последующих номерах журнала. А начнем обсуждение темы «Архивное хранение» с того, в каких случаях стоит создавать собственный архив, а когда имеет смысл передать его на аутсорсинг.

Татьяна Гавричкина: Для того чтобы понять, как лучше работать с архивом, прежде всего следует определиться с тем, что мы вкладываем в это понятие.

Александр Фукс: Архив организации — это совокупность оконченных в делопроизводстве документов с различными сроками хранения, вне зависимости от их фактического места хранения. Соответственно, архив есть и у организации с численностью 1 сотрудник и у транснациональной корпорации.

Григорий Анцыгин: Наглядно это можно продемонстрировать на договоре страхования ипотечного имущества. Основной договор ипотеки обычно длится около 20 лет, и все это время договор страхования ипотечного имущества не считается оконченным, т.е. архивным. К нему могут добавляться приложения, вносится изменения, и он физически должен находиться в офисе страховой компании все эти 20 лет.

Татьяна Гавричкина: Есть еще документы, практическая надобность в которых истекла, так же как и их установленный законодательством срок хранения, но в дальнейшем они могут периодически запрашиваться сотрудниками компании — это тоже архив.

Григорий Анцыгин: Таким образом, как только у компании начинают накапливаться редко используемые документы, закономерно встает вопрос — где хранить всю эту бумагу? А для того чтобы определить, какая форма хранения архивных документов удобнее, правильнее и выгоднее, собственными силами либо при помощи стороннего поставщика необходимо сравнить стоимость содержания архива внутри организации с ценой на аутсорсинг этой услуги, а также оценить все риски, связанные с обеими формами хранения документов. Если сделать выбор, не проанализировав все возможные варианты развития процесса, последствия могут быть самыми плачевными.

Важно оценить риски

Александр Фукс: К сожалению, большинство руководителей компаний не относятся серьезно к вопросам хранения собственных документов. Часто архив в их понимании никому не нужная обуза, которая требует постоянных затрат, при этом увеличивающихся из года в год. Значимость архива становится очевидна только тогда, когда происходит какой-то неприятный инцидент. Например, пришел запрос из налоговой инспекции, а собственные сотрудники не смогли обработать его в установленный срок и предоставить все документы по запросу; понадобилось какое-то кредитное досье, но найти его в своем архиве не получается; оказалось, что помещение для архива оборудовано с нарушениями, и пожарные выписали штраф или еще хуже закрыли деятельность компании на 90 дней А еще бывают судебные разбирательства и иные неожиданные форс-мажоры. Вот тогда у руководства и появляется закономерный вопрос — почему это случилось, как избежать таких проблем в дальнейшем, вот именно в такие моменты взор устремляется к профессиональным архивным компания, которые умеют предотвращать такие проблемы.

Татьяна Гавричкина: То есть одна из предпосылок передачи архива на аутсорсинг возникает, когда исчерпан лимит нареканий к работе собственной архивной службы. Единственное, что я бы добавила к вопросу о рисках: потери документов присутствуют при любой форме организации архива — и собственной, и на аутсорсинге. Это вопрос ответственности. При передаче архива провайдеру мы, конечно, частично перекладываем часть ответственности на него, но наша собственная ответственность, например перед налоговой инспекцией, не снимается. Риски присутствуют у обеих сторон, однако их предотвращение в любом случае стоит клиенту денег и времени.

В нашей организации архив находится в собственном управлении. Его размеры оценить достаточно сложно, так как он в разрозненном состоянии: несколько помещений отведено в нашем центральном офисе, что-то хранится на других объектах. Ориентировочно это несколько тысяч единиц архивных папок. Мы девелоперская компания, и проблем с местом под архив у нас нет, поэтому пока предпочитаем хранить документы своими силами — так нам кажется проще, удобнее и надежнее. Сейчас у нас сотрудники пересылают запросы на предоставление документов в отдел документооборота и архива и получают их ориентировочно в течение двух часов. Мой прошлый опыт работы с двумя крупными операторами архивного хранения показал, что ожидание документов, запрошенных в срочном формате — это минимум полдня, причем с двойной оплатой за срочность. Как видите, это опять риски, связанные с аутсорсингом, — время, которое оценивается деньгами.

Григорий Анцыгин: У нас в архиве около 20–25 тысяч коробов и несколько миллионов единиц хранения. Учитывая то количество ежедневно, ежемесячно и ежегодно продаваемых страховых полисов, кадровые документы со сроком хранения 75 лет и другие документы, которые по новым требованиям регулятора должны храниться 8–10 лет, объем документов, предназначенных для архивного хранения, у нас большой, если не сказать гигантский. Причем нам необходимо организовать хранение документов не только центрального офиса, но и региональных филиалов. Мы не можем себе позволить использовать для содержания такого количества бумаги какие-то собственные или арендуемые площади, поэтому, безусловно, пользуемся услугой их стороннего хранения, но при этом все же арендуем несколько помещений под собственный специальный архив. А если вернуться к вопросу о рисках — мы не отдаем на аутсорсинг обработку документов, все сканируется и обрабатывается в компании. Провайдер занимается только хранением бумажных документов.

Когда в «Ренессанс Страховании» появилась система электронного распознавания, сканирования, обработки и хранения документов, практически половина всех документов стала обрабатываться автоматически. Единожды распечатанный и отсканированный документ, а также все важные рукописные файлы попадают сразу в систему тарификации и обработки информации. Потом с ними работают сотрудники отдела урегулирования убытков, продавцы, казначейство, операционный блок и прочие, и сегодня все это делается в электронном виде. За электронный архив ответственность несет операционный блок, а вот бумажные версии — это уже зона ответственности административного отдела. По сравнению с объемом запрашиваемых электронных документов количество бумажных запросов невелико. И сегодня нас также волнует организация хранения электронных копий на магнитных носителях, а это и специальные помещения, и особенные короба — в общем, не должно быть никакого физического воздействия на эти устройства. Но для того, чтобы понять, сколько будет стоить подобное хранение на аутсорсинге, равно как и бумажных документов, необходимо разобраться с параметрами стоимости хранения провайдера, а это не так просто, как кажется на первый взгляд. К примеру, поставщик говорит, что хранение короба условно стоит 5 рублей в месяц, но почему-то в итоговом счете к этой сумме привязывается оплата услуг по маркировке, обработке, перестановке с одной полки на другую, внесению в базу данных, извлечению из базы данных и прочее — в итоге 5 рублей превращаются в 500.

Тайна стоимости услуги

Татьяна Гавричкина: Почему нельзя у провайдера получить точную стоимость? Если вы обладаете информацией, сколько у вас коробов, как вы хотите их хранить — по папкам или по коробам, сколько планируете изымать в течение года и прочее, нетрудно правильно поставить задачу и получить конкретный ответ.

Григорий Анцыгин: Не знаю, как у вас, но в нашем бизнесе это сделать сложно. Мы не можем спрогнозировать количество и объем проверок. Например, в этом году у нас была внезапная проверка Центробанка, его представители в один день пришли во все филиалы компании. За те 10 дней, когда они работали в наших офисах, количество обращений в хранилище и их объем увеличились в разы, что, естественно, привело к большим дополнительным расходам.

Татьяна Гавричкина: Но теперь, имея такой опыт, вы сможете сделать корректировку в своем бюджете, учесть его при составлении задания для провайдера и получить точную стоимость услуги?

Григорий Анцыгин: Безусловно, при составлении ТЗ какой-то разовый скачок можно заложить в бюджет. Но не факт, что это облегчит задачу, и вы узнаете конкретную, конечную стоимость архивного хранения. Так, при написании тендерного задания мы столкнулись с проблемой, что если оно составлено только исходя из наших интересов, определить цену услуги и все риски сотрудничества с поставщиком практически невозможно. Многие пункты, которые были обозначены в итоговых коммерческих предложениях и договорах, не соответствовали нашему запросу, зато, по словам поставщиков, соответствовали их концепциям оказания услуги. Поэтому, чтобы правильно оценить стоимость аутсорсинга, я рекомендовал бы сначала подробно изучить договоры, список услуг и прайс-листы всех потенциальных поставщиков и на основе этой информации составить полный набор необходимых услуг, и сравнивать финальные цифры, предоставленные строго в соответствии с вашим заданием.

Концепция систематизации и учета

Татьяна Гавричкина: Но чтобы написать такое задание поставщикам, также следует понимать структуру архивного хранения документов вашей компании. Например, если у вас много филиалов в регионах, как в «Ренессанс Страховании», то какие-то документы стоит хранить на местах, а какие-то объединять централизованно.

Александр Фукс: Я бы добавил, что помимо понимания структуры хранения документов важно иметь свою концепцию их хранения и учета. И не советовал бы при составлении ТЗ строго привязываться к прайс-листам провайдеров — зачем заведомо идти по пути недопотребления? Лучше все-таки детально прописать те сервисы, которые вам хотелось бы получить, безусловно, не без применения знаний, полученных из документов поставщиков.

Наша компания работает и с ИП, и с банками, и я могу с уверенностью сказать, что при обсуждении вопросов архивного хранения их всех объединяет только одно — бумага. Даже если посмотреть на компании AFI Development и «Ренессанс Страхование», то те проблемы и задачи, которые есть у Григория, пересекаются с проблемами Татьяны только в формулировках, а содержание их сильно отличается. Для Татьяны на данном этапе то количество документов, которое есть в компании, выгоднее обрабатывать и хранить самостоятельно. Для Григория же попытка организовать собственное хранилище для тех объемов, которые он указал в пересчете на одну единицу хранения, выйдет в десятки раз дороже.

Григорий Анцыгин: Безусловно, при написании ТЗ всегда нужно отталкиваться от внутренней потребности компании, которая должна быть сформирована должным образом. У нас давно создана номенклатура дел по всем документам, я знаю, что и где хранится, каков объем и состав документов. Мне известна наша концепция хранения документов — где оперативный архив, где аутсорсинг, а где местное хранение. Исходя из этих знаний, я понимаю, какую услугу в данный момент хочу получить от аутсорсинга: хранение без изъятия или с изъятием, с уничтожением или без и прочее.

У каждой компании есть требования по условиям архивного хранения. При этом документы почему-то имеют свойство пропадать, и так будет происходить до тех пор, пока не появится четкая система учета. Мой совет: прежде чем задуматься о том, где хранить архив, следует озадачиться тем, кто со стороны компании будет хранителем этого архива, выделить конкретного человека, который будет заниматься формированием архивного фонда компании, отвечать за сбор документов и их систематизацию.

Татьяна Гавричкина: Но он же не будет собирать документы по столам?

Григорий Анцыгин: Конечно, нет, документы ему должны передавать те подразделения, которые с ними работают. А для этого необходимо написать соответствующий внутренний регламент: как формировать документы, как их сдавать и хранить. Но появление такого документа зависит от воли руководителей, так как организация процесса потребует затрат на более или менее профессионального сотрудника, приобретение и оборудование места, где будут храниться документы, и прочее. И если на все это нет денег, можно рассмотреть аутсорсинг.

Татьяна Гавричкина: К счастью, нанять архивариуса сегодня не проблема. Но подбирать такого сотрудника следует с учетом специфики бизнеса компании. В нашей компании большую часть времени работы одного архивариуса занимают обработка текущих договоров, внесение их в базу данных, сканирование и так далее. Другой сотрудник архива занимается технической и строительной документацией. В поисках человека на эту должность мы провели большое количество собеседований и в итоге взяли претендента с инженерным образованием. Нам не требуется доскональное знание каких-то архивных нормативов или технологий, главное — четкий учет и хранение. Поэтому отсутствие на рынке специалистов — не существенный повод для перехода на аутсорсинг.

Александр Фукс: Существенный повод — отсутствие преемственности при работе с архивом, когда процесс привязан к определенному эксперту Также судебная практика в РФ подтверждает факт того, что компании работодатели не могут взыскать с собственного сотрудника, допустившего факт утраты документов или разглашения конфиденциальной информации, все понесенные компанией в связи с этим убытки, а с архивной компании всегда можно спросить, если такая ответственность и порядок взыскания прописаны в договоре хранения.

Татьяна Гавричкина: Согласна, преемственность - это очень важный параметр. Если меняются архивариусы, при этом регулярно теряются документы, это говорит о низком уровне систематизации архива и служит поводом задуматься о более профессиональном ведении процесса, в том числе и с помощью провайдера.

Григорий Анцыгин: Систематизация документов, составление описи — все это важные моменты архивного хранения, но при этом очень затратные. Функциональные и бизнес-подразделения компании, например продавцы, инженеры, проектировщики, бухгалтерия, обычно не любят готовить документы в соответствии с требованиями архивной службы. Например, продавцы говорят: «Мы контракт подписали, деньги в компанию пришли — остальное не наша проблема». Но для того чтобы документы правильно хранить, обязательно надо составлять описи, реестры, все аккуратно упаковывать, чтобы архивариус мог все сверить, в противном случае невозможно доказать, какие документы находились в коробке при передаче в архив. А представляете, если архив передается на аутсорсинг без описи? И это тоже вопрос преемственности.

Александр Фукс: Если у вас есть архивариус, который знает, что и где лежит, — это хорошо. Но когда он уйдет в декрет, на пенсию, что делать? Можно навести порядок самостоятельно и продолжать хранить у себя либо отдать на архивное хранение, и в процессе передачи принимающая сторона опишет все, что у вас есть, систематизирует по определенным параметрам. Да, в случае значительных объемов документов, например, Григорий, таких как у вас, последний вариант может стоить дорого, но согласитесь, это единоразовая инвестиция в систему и преемственность. При этом сам платеж возможно разбить на несколько этапов, а какие-то работы выполнить силами собственных сотрудников. Отсутствие преемственности — это еще один симптом, по которому можно определить: нужно переходить на аутсорсинг или нет.

Григорий Анцыгин: Многим кажется, что обработать один короб — мелочь. А когда начинаешь его разбирать, доставать документы, читать, записывать в реестр, сканировать, складывать обратно, такая систематизация занимает гигантское количество времени. И если перевести это в трудозатраты, в конечном итоге получаются достаточно большие деньги. Поэтому при отсутствии систематизации архива важно вовремя решить, что для компании дешевле — потерять документ или заплатить? Для нас проще заплатить за 100 часов работы архивиста, чем потерять какое-нибудь дело по регулированию убытков на несколько миллионов рублей.

Татьяна Гавричкина: Еще я бы хотела добавить, что наиболее удобно внешнее хранение для компаний, которые имеют очень большой объем однотипных документов, например счетов-фактур.

Григорий Анцыгин: Или полисов ОСАГО. Мы храним сотни тысяч полисов, они все однотипные, к ним приложен одинаковый комплект документов.

Александр Фукс: Есть еще несколько моментов, которые следует учесть при анализе форм хранения документов: например, их количество и частота обращений. Если количество документов небольшое, переход на аутсорсинг не всегда оправдан. Также существуют причины, когда он просто невозможен: например, необходимость оперативного доступа к документам, законодательные ограничения, конфиденциальность и прочее.

С другой стороны, не могу не упомянуть о том, что при аутсорсинге архива клиент защищен от проблем, связанных с незапланированным ростом количества документов. В противном случае он зависим от размера хранилища и как следствие — от его вместимости. Допустим, ваша компания приобрела другую компанию, а вместе с ней 20 тысяч досье. Спрогнозировать такое событие очень сложно, поэтому, скорее всего, перед вами все-таки встанет выбор: либо инвестировать в оснащение своего архива и держать некий запас площадей, либо передать документы на внешнее хранение.

Григорий Анцыгин:Другая ситуация — архив хранится у вас на складе. Вы несете затраты только на аренду, но хотите и их сократить, перейти на аутсорсинг. Однако все может произойти с точностью до наоборот, и затраты могут увеличиться в разы.

Татьяна Гавричкина: Плюс ко всему вы получите кучу проблем, которых раньше у вас не было.

Григорий Анцыгин: Поэтому, как и было сказано раньше, для того чтобы эффективно перейти на аутсорсинг, компании необходимо сначала построить собственную концепцию и систему архивного хранения и четко понимать, что она хочет получить от поставщика. Поставщик не решит ваши проблемы, вы должны сделать это сами. Необходимо исключить иллюзии, которые обычно испытывает заказчик относительно возможностей аутсорсинга. Следует четко понимать, сможет ли исполнитель выполнить поставленную задачу.

Александр Фукс: Я бы поспорил с тем, что поставщик не поможет компании решить проблемы. У «Делис Архив» есть клиент годовой бюджет которого на содержание и обслуживание документов составлял более 70 млн. рублей. Наши экспертыпровели у данного клиента обследование существующих процессов, выявили узкие места и возможные риски, посчитали все существующие затраты и предложили ему новую концепцию работы с документами. Данная концепция была реализована и годовая экономия клиента составила более 40 млн. рублей за год. Мне кажется, что результат говорит сам за себя. Также хочу заметить, что такие компании, как наша, могут оказывать консультационные и консалтинговые услуги и всегда готовы содействовать в решении в том числе и вопроса связанного с формами организации архивного хранения. Профессионалы посмотрят на процессы и скажут, как лучше поступить. А если вы сами понимаете, что архивное хранение в вашей компании не работает на должном уровне и при этом передача хранения документов на аутсорсинг невозможна, и решаете содержать архив самостоятельно, но, к сожалению, у вас нет необходимых технологий по обработке документов, организации хранилища и прочему, все это можно запросить у консультантов. Они вас всему необходимому научат, передадут лучшие практики.

Татьяна Гавричкина: Думаю, консультанты также помогут и ТЗ для тендера правильно составить, с учетом всех интересов заказчика, исключив различные необоснованные штрафы, например за безвозвратное изъятие, и подготовив шаблон договора.

Но мне как административному директору, у которого архив находится внутри компании, все-таки хотелось бы понять, что выгоднее в денежном эквиваленте — собственное архивное хранение или аутсорсинг услуги?

Александр Фукс: Смотря как считать. Я в среднем провожу 5‒10 переговоров с клиентами в неделю и могу сказать, что поводов перейти на аутсорсинг очень много: начиная с простого желания уменьшить затраты и заканчивая банальными вещами — человек уволился или ушел в декрет, архивом некому заниматься, появляются риски. Но вы правы, главный критерий выбора, который всегда был и остается, — это деньги.

Как обычно, большинство наших клиентов сравнивают расходы на собственный архив с расходами на аутсорсинг? Они считают так: «Заниматься проектом у нас будет один сотрудник, к его зарплате прибавляем налоги и стоимость аренды помещения. Эту итоговую цифру и сравниваем со стоимостью хранения у провайдера». При таком упрощенном расчете всегда получается, что хранить документы дешевле самому. Но такой подход не учитывает всех реальных затрат. Если к зарплате и аренде добавить расширенные расходы на организацию и содержание собственного архива, такие как покупка и монтаж стеллажей, системы вентиляции, кондиционирования, пожаротушения, подготовка и обслуживание (техническое, хозяйственное) помещений, организация связи, рабочих мест, охрана, затраты на изготовление копий документов или их заливку в базы- данных и т.д, а самое главное — топография и автоматизированная учетная система, результат, скорее всего, будет совершенно иным.

Татьяна Гавричкина: Если бы сейчас передо мной встал вопрос перевода собственного архива на аутсорсинг, первое, что я бы сделала, — обратилась за консультацией к профессиональным компаниям. Затем пообщалась бы с коллегами, все скомпоновала, проанализировала и решила — а мне это вообще надо? Существуют ли в моей компании объективные причины, которые могут заставить меня задуматься о внешнем хранении документов. Часть из них мы сегодня совместно определили: нехватка собственных площадей, большая арендная плата, отсутствие опыта и знаний по организации хранения документов, концепции и структуры построения собственного архива, его преемственности, неготовность брать в штат специалистов, непредсказуемость бизнеса. К этому я бы добавила еще один пункт — нежелание организаций заниматься процессами, не связанными с их прямым бизнесом. Это характерно для большинства зарубежных компаний, которые традиционно предпочитают передавать на аутсорсинг всю непрофильную деятельность, что позволяет им концентрироваться на ключевых задачах бизнеса и в случае необходимости быть всегда мобильными. В российских компаниях такая практика меньше распространена в силу ряда обстоятельств, в основном из-за не всегда оправданного удорожания услуги и снижения ее качества в случае передачи на аутсорсинг. Но, думаю, при существующих экономических обстоятельствах, мобильность никому не помешает.


О том, каким аспектам сотрудничества с архивными компаниями следует уделить больше внимания, чтобы получить услугу именно того качества и за те деньги, которые предполагались в момент обсуждения договора, мы расскажем в следующий раз.

Полезная статья?
Да / Нет
Прочитать позже В избранное Отправить по e-mail
  • Поделиться в соцсетях:
Только зарегистрированные участники могут оставлять комментарии. Авторизуйтесь или зарегистрируйтесь

Материалы по теме:

Сервисы

Все сервисы

Ваши идеи

Знаете как сделать портал лучше? Поделитесь идеей.