Главная > Статьи > Архивное дело > Общество > О том, как в российских архивах жить хорошо. Создание информационного ресурса как важное направление деятельности архива

О том, как в российских архивах жить хорошо. Создание информационного ресурса как важное направление деятельности архива

Прочитать позже   Отправить по e-mail

О том, как в российских архивах жить хорошо. Создание информационного ресурса как важное направление деятельности архива
Программа информатизации российских архивов была принята Росархивом почти три года назад.1 За это время ведомство продвинулось достаточно далеко для того, чтобы привлечь к обсуждению отдельных вопросов развернувшейся в обществе информатизации главных экспертов отрасли, собравшихся на заседании Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве в Санкт-Петербурге 8 октября 2014 года. 

В отличие от прошлогодней встречи, посвященной поиску решений традиционным проблемам архивной сферы, минувшее мероприятие целиком было поглощено «цифровой» темой, прозвучавшей в докладе главы Росархива А. Н. Артизова «О стратегических подходах к размещению архивной информации в сети Интернет».

Строго говоря, тема информатизации российских архивов не является новой. В конце 1970-х годов в СССР был дан старт первым работам по автоматизации средств поиска архивной информации.2 Однако специфика, качество и объем реализуемых в последние годы работ по оцифровке архивных фондов и созданию соответствующих им информационных систем превосходят прежние достижения отрасли. По результатам мониторинга, проведенного ВНИИДАД по заказу Росархива, за последние два года существенно выросло число архивов, занятых проектами оцифровки фондов. Так, в 2011 году такие работы велись в 93 архивах 57 субъектов РФ, в настоящее же время сканирование идет в 115 архивах 73 субъектов РФ. В период с 2011 по 2013 годы общий объем оцифрованной информации государственных архивов вырос более чем в 2 раза: с 10 до 22,23 Тб. Это более 400 тысяч дел или около 9 миллионов листов. Оцифровку в региональных архивах планируется закончить в 2018 году. На данный момент сканирование завершено в 41 архиве, в 156 архивах (в регионах) пока только подготовлены планы перевода архивных описей и документов в электронный вид.

Оцифровка документов осуществляется как собственными силами, так и с привлечением «мощностей» архивных компаний. С 2011 года «парк» профессионального оборудования обновился и в федеральных, и в региональных архивах. При этом последние существенно опередили первых по количеству приобретенных сканеров: в федеральные архивы поступили 9 сканеров для сканирования бумажных документов и 2 устройства для оцифровки микроформ, региональные архивы (начиная с 2010 года) получили 79 профессиональных сканеров. Вместе с тем немалая часть работ по сканированию отдается в руки сторонних компаний. К примеру, такая схема работы была реализована в Государственном архиве РФ и Российском государственном историческом архиве при создании информационной системы и базы данных электронных описей.

В зарубежной практике архивный аутсорсинг – достаточно распространенное явление. В Муниципальном архиве Амстердама (Stadsarchief Amsterdam), веб-сайт которого был удостоен двух престижных премий, исполнителями онлайн-заказов по сканированию документов являются сотрудники специализированной голландской компании Picturae. За неделю ее архивисты, которые, кстати, находятся в другом городе (в 40 км от Амстердама), успевают облечь в цифровую форму около 15 тысяч листов. Подобный аутсорсинг архивных услуг выливается для заказчика, оформившего заявку через сайт архива, в затраты от 0,25 евро за 1 скан и ожидание – в среднем 7-14 дней.

К вопросу унификации

Очевидно, что активное приращение цифровых фондов требует от архивного ведомства выработки унифицированных подходов и требований к процессу оцифровки и созданию эффективных архивных ресурсов, представляющих качественную архивную информацию на основе научно-справочного аппарата и электронных копий архивных документов. Кажется, в Росархиве с изрядной долей осознанности подходят к решению этих задач. Из несомненных заслуг агентства нельзя не отметить проведение ВНИИ документоведения и архивного дела научно-исследовательской работы «Изучение опыта оцифровки (сканирования) документов Архивного фонда в архивных учреждениях РФ» (2011), в которой обобщен реальный опыт 93 региональных архивов. Как показали результаты исследования, в архивной сфере «отсутствуют единые подходы к процессу оцифровки архивных документов, а объемы создания и качество электронных копий архивных документов оценить невозможно в силу несопоставимости результатов этой деятельности».

Государственный архив Тульской области

В 156 региональных архивах подготовлены планы перевода архивных описей и документов в электронный вид. Поэтапная программа информатизации Государственного архива Тульской области включает ежегодный мониторинг фондов.  

Несмотря на то, что за последние несколько лет в отрасли была сформирована опорная база нормативно-методических документов, регулирующих процессы оцифровки подлинников архивных документов,3 говорить о создании унифицированных принципов оцифровки и эффективной репрезентации информации пока преждевременно. В сложившейся ситуации нередко архивы берут инициативу в свои руки, в результате чего копилка нормативов и рекомендаций пополняется локальными нормативными актами. По информации архивного ведомства, многие государственные архивы субъектов РФ (112 или 60% от общего числа) уже имеют программы или перспективные планы создания цифровых копий, небольшая часть архивов (29) пользуется внутренними регламентами, инструкциями и правилами. За наглядным примером можно обратиться к Программе информатизации Государственного архивного учреждения Тульской области «Государственный архив» на 2012-2014 годы, в которой представлен поэтапный процесс развития цифрового контента и создание фонда пользования. В числе прочего данная программа предусматривает количественный мониторинг фонда электронных документов, что позволяет отслеживать ежегодный прирост цифровых фондов.

В целом позиция Росархива в вопросе нормативно-правовой унификации пока обозначена двойственно. С одной стороны, руководство заявляет о том, определение общей политики унификации и требования к сканированию документов Архивного фонда является для ведомства посильной задачей. С другой, оно признает, что не может брать на себя функции единого органа по разработке нормативной документации для всех видов объектов историко-культурного наследия. На помощь приходят «родственные» ведомства, как например, Минкультуры, а также для этих целей создаются рабочие группы, в которые входят представили госструктур и заинтересованных учреждений. 

В заключительной части своего выступления Артизов высказал замечание о том, что для разработки унифицированных требований к созданию архивного интернет-ресурса целесообразно провести изучение накопленного архивного опыта. «В течение ближайших лет» – сроки, которые называют в ведомстве. 

Как создать эффективный архивный ресурс

Безусловно, что оцифровка архивных фондов – это не только мера по спасению бумажных подлинников. Донесение информации, заключенной в документе, фотографии или микроформе, до конечного пользователя – важный этап работы архива, без которого он как социальный институт теряет свою творческую силу. И, как справедливо отметил главный докладчик заседания А. Н. Артизов, для создания качественного архивного информационного ресурса недостаточно оцифровать документы и представить их в простой программе просмотра изображений.

Find My Past - краудсорсинговый проект, в котором пользователи принимают непосредственное участие в наполнении архива



Национальный архив Великобритании  автор ряда успешных архивных проектов, направленных на привлечение аудитории к наполнению архива (краудсорсинг). Find My Past – показательный пример такого многостороннего сотрудничества.

Здесь уместно задаться вопросом о том, каковы же критерии качественного архивного ресурса, на который, помимо всего прочего, ложится еще и имиджевая обязанность по продвижению архива. К сожалению, на данном этапе разработки этого вопроса ведомство не может предложить законченный список или хотя бы емкое определение качества. Но, по всей видимости, такое понимание, пусть и несколько обобщенное, у Росархива есть: «Для создания качественного архивного информационного ресурса … необходимо создать археографически полное и точное описание подлинника архивного документа и его электронной копии, найти максимально адекватный документу способ визуализации его цифровой копии в электронной среде, а также разработать и реализовать сервисы, воспроизводящие в электронной среде инструментарий исследователя, позволяющие ему максимально эффективно в условиях удаленного доступа использовать электронные копии документов для решения своих профессиональных задач». Об этом же свидетельствуют приведенные в докладе примеры российских и зарубежных проектов, успешный опыт которых способен помочь архивному сообществу в поиске собственных «маркеров» качества.

Качество архивного ресурса можно измерить в разных плоскостях. В докладе Росархива обозначены несколько наиболее значимых вопросов в этой теме: объем оцифровки архивных документов, принципы отбора документов, методы создания и типология информационных ресурсов, организация доступа к ним, а также представлены возможные направления решения каждого из них. К сожалению, А. Н. Артизов обошел стороной обсуждение качества представленной информации, являющейся главной «начинкой» любого информационного ресурса. Для понимания основных требований, предъявляемых к качеству электронных материалов, можно обратиться к методическому документу «Составление архивных описей в электронной форме и их интеграция в информационную инфраструктуру государственных и муниципальных архивов».4

Объем оцифровки архивных документов

В части объемов цифровых фондов планы проекта Концепции развития архивного дела до 2020 года выглядят весьма амбициозно. Доля переведенных в электронную форму архивных фондов, коллекций, документов по актуальной исторической тематике, а также документальных комплексов, содержащих генеалогическую информацию, к которым существует устойчивый и широкий общественный интерес, должна составить 20%. В абсолютном выражении это более 100 миллионов единиц хранения, которые требуют наличия больших финансовых средств.

Принципы отбора документов для оцифровки

По понятным причинам уникальные и особо ценные, самые востребованные и находящиеся в ветхом (плохом физическом) состоянии документы – первые кандидаты на пополнение цифровых коллекций. Вместе с тем в последнее время в госархивах обозначились еще две тенденции в создании электронных копий архивных документов. Первая – сканирование распорядительной документации местных органов власти, включая документы Российской империи, РСФСР и СССР. Вторая – оцифровка дел по личному составу, продиктованная необходимостью оптимизации механизмов социально-правовой защиты граждан. Кроме того, традиционно высоким спросом в архивах пользуются следующие виды документов: генеалогические материалы; документы личного происхождения и документация, содержащая персональные данные; так называемые «служебные» базы данных (справочники по предметным областям вспомогательных исторических дисциплин) и архивные фотоматериалы.

Можно ли спрогнозировать востребованность документов для повышения эффективности планов по оцифровке? Росархив считает, что не только можно, но и нужно. А. Н. Артизов особо отметил необходимость постоянного мониторинга информационной среды (анализ дискуссионных тем, календаря памятных дат и событий, превалирующей научной проблематики и т.п.) и изучения аудитории пользователей архивов, примером которого может служить исследование, проведенное финскими архивистами в начале 2013 года.

Методы создания и типология информационных ресурсов

В качестве информационной модели Архивного фонда РФ предлагается рассматривать ГИС «Центральный фондовый каталог», которая сегодня позиционируется как инструмент оказания государственных услуг в электронной форме.5 На сегодняшний день в систему было введено 588 тысяч описаний документов на уровне фондов, что составляет более 60% от общего объема описаний документов на уровне фонда и около 20% описаний на уровне дела, хранящихся в федеральных, региональных и муниципальных архивах. При ее создании была использована наиболее предпочтительная, с позиции Росархива, форма представления научно-справочного аппарата – с полной индексацией. Аналогичные системы были реализованы на сайтах ГА РФ, РГАЭ, ЦГА Самарской области. Такая форма представления позволяет систематизировать информацию либо по архивным шифрам, либо по тематике собрания архива. Две другие распространенные формы представления, когда описи загружаются в виде электронных текстов в форматах .doc, .rtf либо как электронные изображения страниц в форматах .pdf, .jpeg, менее эффективны с точки зрения поиска информации, но в то же время не столь затратны по сравнению с работами по полной индексации страниц.

Архивный фонд Российской Федерации. Центральный фондовый каталог
Центральный фондовый каталог – информационная модель Архивного фонда РФ.
В течение первого (2011) года страницу посетили 54 068 интернет-пользователей, которые обратились к ресурсу 153 631 раз. 

В отличие от Центрального фондового каталога, наполнение которого является общей задачей для всех архивных учреждений страны, представление на сайтах архивов списков фондов, реестров описей дел и самих описей целиком ложится на плечи архивов. Поскольку на финансирование из федерального бюджета в данном случае рассчитывать не приходится, архивы вынуждены действовать в инициативном порядке. Обычно площадкой доступа к самостоятельно создаваемому информационному ресурсу становится сайт органа управления архивным делом субъекта РФ или сайт регионального архива. А. Н. Артизов подчеркнул, что Росархив не намерен диктовать, какую форму представления информации о НСА следует выбрать конкретному региону или архиву. Ситуация неоднозначная. С одной стороны, в ведомстве настойчиво призывают «к унифицированному подходу и созданию объединенных информационных систем, функционирующих на единых принципах, понятных как пользователям, так и самим архивистам», а с другой, настаивают на индивидуальном подходе в отношении каталогов и картотек, являющихся объектами творческой деятельности архивов.

Особенности организации доступа к информационным ресурсам

В каком объеме представить тематическую коллекцию в интернете? На каких условиях пользователи могут получить доступ к ней? Пока ответы на эти вопросы выглядят, скорее, как рассуждения в духе «а как у них». Росархив обращает внимание на сложившуюся мировую практику создания информационных архивных ресурсов, которая обычно ограничивается относительно небольшой интернет-выкладкой оцифрованных коллекций. Исключением являются набирающие популярность краудсорсинговые проекты (например, Find My Past в Национальном архиве Великобритании, VeleHanden и Red een Portret! в Муниципальном архиве Амстердама), которые позволяют любому пользователю в режиме онлайн присоединиться к процессу обработки электронных копий и внести посильный вклад в пополнение архивной базы данных.

Таблица 1. Возможная организация доступа к материалам архивных информационных ресурсов

Вид материаловОрганизация доступа
Каталоги и картотекиплатный
Картотека о местах хранения документов по личному составубесплатный
Генеалогия платный
Служебные базы данныхбесплатный
Тематические персональные базы данныхбесплатный
Фотоматериалыбесплатный/платный

За что платить, а какие архивные материалы разместить в свободном доступе – для российского архивного ведомства вопрос дискуссионный (см. Таблица 1). Компромиссным решением может стать «гибридный» доступ к архивам, например, бесплатный просмотр записей о документах в базах данных и платный доступ к самой электронной копии документа; ознакомление с уменьшенными электронными копиями и платный заказ копий высокого качества и др.

* * *

О финансировании амбициозных планов Росархива (напомним, что это 100 миллионов единиц хранения к 2018 году!) известно не много. Федеральной целевой программой «Культура России 2012-2018 годы» предусмотрено 569,07 млн рублей.6 Крупные программные комплексы вроде ГИС «Центральный фондовый каталог», а также связанные с ней «Фондовый каталог» и «Архивный фонд» будут поддерживаться из средств федерального бюджета, заявил А. Н. Артизов. Он также добавил, что достижение поставленных целей будет напрямую зависеть от успехов социально-экономического развития страны.

Примечания:

  1. См. Программа информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011-2020 годы, утв. Приказом Федерального архивного агентства от 2 декабря 2011 года № 104. Также задача формирования архивных информационных ресурсов обозначена в федеральной целевой программе «Культура России 2012-2018 годы» и в государственной программе «Информационное общество 2011-2020 годы».
  2. Результатом первых советских попыток стало создание Автоматизированной системы научно-технической информации (АСНТИ), в которую вошли порядка 70 тысяч описаний архивных фондов. В 1996 году в первой отраслевой Программе информатизации дела России (1997-2000 годы) были заложены общие принципы создания будущей архивной системы. Подробнее см. Ю. Ю. Юмашева «Центральный фондовый каталог: идеология системы и анализ результатов первого года функционирования». Вестник АРХИВИСТА.RU, 8 февраля 2014 года.
  3. В новый комплекс нормативно-методических документов входят: Регламент изготовления цифровых копий фонда пользования с микроформ архивных документов; Методические рекомендации по организации работы и технологическому оснащению хранилищ электронных документов; Методические рекомендации, программное обеспечение оценки и контроля качества функционирования сканирующего оборудования при выполнении работ по оцифровке архивных документов в российских государственных архивах; Методические рекомендации по созданию электронных копий документов АФ РФ на бумажной основе и управлению полученным информационным массивом; Методические рекомендации по созданию, хранению, учету и использованию фонда пользования фото- и фонодокументов на цифровых носителях.
  4. Согласно методическим рекомендациям, информативность архивной описи обеспечивается степенью разнообразия, полноты и точности содержащейся в ней вторичной документной информации архива. При сканировании должно гарантироваться высокое качество оцифровки: однократное сканирование каждого листа описи и исключение ресканов (пересканирования). Описи с бледным или выцветшим текстом, пожелтевшими или загрязненными листами необходимо сканировать в цветном режиме с разрешением 300 dpi. Файлы, содержащие графические образы листов дел, документов, могут быть записаны в двух форматах: JPEG, PDF. При этом исполнитель должен учесть, что оптимальный размер файла в формате JPEG для эффективной работы информационно-поисковых систем архивов должен быть от 30 до 150 Кб. Подробнее см. п. 1.2.2 «Основные требования к оцифровке описей дел, документов».
  5. Центральный фондовый каталог задуман как информационный ресурс, который должен в полном объеме отразить информацию о составе документов Архивного фонда РФ и дать представление пользователям об архивных фондах, хранящихся во всех федеральных архивах, государственных и муниципальных архивах субъектов РФ. Доступ к нему предоставляется через портал «Архивы России». Позиционирование ЦФК в качестве инструмента оказания госуслуг было обозначено в 2011 году с подписанием Программы информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011-2020 годы (см. п. 2.1 и 2.2).
  6. В рамках данной федеральной целевой программы предстоит оцифровка 19 млн описаний дел (заголовков), наиболее востребованных каталогов и картотек федеральных архивов, в том числе картотеки Наградного отдела Вооруженных Сил СССР (13,2 млн карточек), документальных фильмов хранящихся в Российском государственном архиве кинофотодокументов (63641 единица хранения), а также обеспечение полноценного функционирования электронного Архива Коминтерна и создание коллекции качественных электронных образов документов АФ РФ (не менее 4,85 млн листов).

НААР.РУ ©

Полезная статья?
Да / Нет
Прочитать позже В избранное Отправить по e-mail
  • Поделиться в соцсетях:
Только зарегистрированные участники могут оставлять комментарии. Авторизуйтесь или зарегистрируйтесь

Материалы по теме:

Сервисы

Все сервисы

Ваши идеи

Знаете как сделать портал лучше? Поделитесь идеей.