Главная > Статьи > Делопроизводство > Электронное делопроизводство > О ведении некоторых форм журналов учета и регистрации документов

О ведении некоторых форм журналов учета и регистрации документов

Прочитать позже   Отправить по e-mail

Предлагаем вам подборку наиболее интересных вопросов о ведении некоторых видов журналов учета и регистрации документов, поступающих на наш адрес info@naar.ru. На вопросы отвечает эксперт НААР Т.В. Войцехович.  

Обязательно ли заводить Журнал учета проверок юридического лица? Если журнал не ведется, какие могут быть санкции (штрафы)?

Журнал проверок юридического лица.png

Ведение журнала учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля предусмотрено Приказом Минэкономразвития РФ от 30.04.2009 N 141 (ред. от 30.09.2011) "О реализации положений Федерального закона "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля".

В журнал вносятся сведения о проверках, проводимых контролирующими органами, и объектом которых может быть любое юридическое лицо, а также индивидуальный предприниматель. В свою очередь, в Акте проверки делается запись о внесении в журнал сведений о проверке или о невозможности внесения сведений в связи с отсутствием у проверяемого данного журнала.

Последнее обстоятельство нарушением не является, законодательной ответственности за отсутствие журнала не предусмотрено. 

Журнал выдачи справок с места работы ранее не велся. Выдаваемые справки регистрировались в общем потоке исходящих писем. Можно ли завести отдельно журнал для данного рода документов? Когда можно это сделать – ждать начала нового года или можно начать с нового месяца? Какая при этом будет нумерация документов новая или продолжение старой?

Конечно лучше всего заводить все журналы с начала нового календарного года. Но если у вас возникла такая необходимость, например, большой объем данных документов или сложно в общем потоке исходящих писем находить выданные справки, можно завести журнал выдачи справок с любого времени, не дожидаясь начала нового периода. Дата заведения журнала указывается на титульном листе.

Что касается нумерации справок, чтобы избежать задвоения регистрационных номеров, советую в новом журнале выдачи справок дополнительно использовать литерную букву. Иначе, если последний зарегистрированный в общем потоке исходящих писем номер был, например, исх. № 123 от 05.06.2015, то при продолжении нумерации в новом журнале и старом журнале регистрации исходящей корреспонденции появятся два документа с исх. № 124. Или, если начнете нумерацию заново, то получите второй документ с исх. № 1. Разные даты регистрации положения не исправят.

Также удобно в обоих журналах сделать ссылку на место регистрации предыдущих/последующих справок. Это облегчит поиск нужного документа.

Обязательно ли вести журнал учета трудовых договоров с работниками компании?

Журнал учета трудовых договоров - необязательный документ, т.е. нет таких нормативных актов, которые обязывали бы его вести и утверждали форму. Однако регистрация трудовых договоров - процедура распространенная, а по мнению многих специалистов - необходимая. 

Журнала учета трудовых договоров включен в ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

У нас в организации есть структурные подразделения – лаборатории. В них ведется много различных журналов учета. Список журналов в течении года неоднократно изменяется (иногда по новым требованиям добавляются, иногда существующие отменяются, а вводятся новые). 

Есть в организации номенклатура дел. Подскажите, как лучше их учитывать в номенклатуре дел? Несколько раз вносить изменения в утвержденную НД?

Когда в конце года составляется и утверждается номенклатура дел на следующий год, естественно, невозможно предусмотреть и включить в нее все, что может возникнуть в следующем году. Для этого в конце каждого структурного подразделения оставляют резервные строки, предназначенные для новых, возникших в процессе деятельности, дел (журналов). 

Требуется достаточная квалификация работника ДОУ, чтобы отследить все изменения в делопроизводстве структурных подразделений в течении года и по окончании года внести их в номенклатуру дел в виде добавлений новых дел (журналов) или исключения (удаления) отмененных дел (журналов) с соответствующей записью в примечании.

Еще вариант: завести и внести в номенклатуру дел структурного подразделения (лаборатории) журнал учета журналов. Присвоить ему один индекс. Регистрировать в нем новые журналы с присвоением порядковых номеров и закрывать законченные или отмененные, делая соответствующие записи. Работник, ответственный за делопроизводство в структурном подразделении (лаборатории), самостоятельно отслеживает все изменения и вносит необходимые записи в журнал учета журналов

В этом случае необходимость многократно корректировать номенклатуру дел отпадает, но возникает обязанность для работника ДОУ оказывать структурному подразделению методическую помощь при определении сроков хранения законченных в делопроизводстве данного структурного подразделения журналов.

У нас в организации не ведется журнал учета печатей и штампов. Есть приказ, в котором указывается на какие документы и чью подпись заверяют какой печатью. Подскажите, обязательно вести такой журнал?

Действительно, организационные вопросы распределения полномочий на предприятии, в т.ч. кто имеет право подписи и какие документы заверяются печатью, утверждаются приказом. Также приказом назначается лицо, ответственное за учет, замену, хранение, передачу и уничтожение печатей и штампов.

Непосредственно учет печатей и штампов организуют любым удобным и логичным способом. Главное, чтобы был порядок и исключалась возможность их несанкционированного использования недобросовестными сотрудниками.

Традиционно для целей учета используют журнал учета печатей и штампов. Причем ведут его по правилам ведения документов строгой отчетности, т.е. с нумерацией листов, прошиванием и скреплением печатью (штампом), подписью ответственного лица. Хранят журнал в сейфе.  

Т.В. Войцехович
консультант по вопросам
делопроизводства
Полезная статья?
Да / Нет
Прочитать позже В избранное Отправить по e-mail
  • Поделиться в соцсетях:
Только зарегистрированные участники могут оставлять комментарии. Авторизуйтесь или зарегистрируйтесь

Материалы по теме:

Сервисы

Все сервисы

Ваши идеи

Знаете как сделать портал лучше? Поделитесь идеей.