Подпишитесь, чтобы быть в курсе

Главная > Статьи > Электронное делопроизводство > Обеспечить сохранность подлинных электронных документов. Миссия выполнима?

Обеспечить сохранность подлинных электронных документов. Миссия выполнима?

Прочитать позже   Отправить по e-mail

Обеспечить сохранность подлинных электронных документов. Миссия выполнима?
В конце мая 2015 года в Москве состоялось важное отраслевое мероприятие – всероссийский профессиональный форум «Инфодокум-2015». На протяжении двух дней участники со всей страны обсуждали практические вопросы организации эффективного документооборота в органах власти и местного самоуправления. Один из ведущих экспертов по управлению документацией Наталья Храмцовская в своем докладе «Можно ли обеспечить долговременную сохранность подлинника документа в электронном виде: что говорят теория и практика?» обратилась к проблеме долговременной сохранности подлинников электронных документов. Предлагаем вашему вниманию основные идеи и рекомендации, которые редакция портала НААР услышала в выступлении докладчика.

Обеспечение долговременной сохранности подлинника электронного документа – довольно узкий аспект в управлении документами. Вместе с тем с этой задачей неизбежно сталкивается большинство российских организаций, что определяется не только спецификой их работы, но и характеристиками деловой среды, которая сегодня немыслима без электронных документов. Электронный документ изначально создается в электронном виде и поэтому не имеет бумажного подлинника. Он обращается в электронной среде и в процессе деловой деятельности организации претерпевает ряд изменений. В этой связи перед специалистами в области управления документами и архивистами встает привычный вопрос: как обеспечить сохранность подлинника документа в электронном виде?

Что такое подлинник документа

В различных законах и нормативных актах РФ звучит идея об обеспечении долговременной сохранности подлинника документа. Под подлинником понимается первый или единственный экземпляр документа (ст.  4 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. Постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 года № 477). Однако это определение едва ли можно считать вполне корректным, хотя бы потому что некоторые виды документов создаются в нескольких экземплярах, имеющих равную силу.

По мнению Натальи Храмцовской, подлинником правильнее было бы признавать объект, который был создан, полностью закончен и пригоден для целевого использования. При этом количество экземпляров не является определяющим. Схожую позицию поддерживают многие зарубежные эксперты. Например, Лючиана Дюранти из Университета Британской Колумбии (Канада) считает, что подлинник должен обладать качествами первичности, полноты и эффективности.

Нередко подлинник документа приравнивают к оригиналу. Но такое понимание не является универсальным. Авторы ряда российских госстандартов сходятся во мнении, что оригинал – предшественник подлинника. Например, в ГОСТе 2.102-2013 «Единая система конструкторской документации. Виды и комплектность конструкторских документов» между ними проводится четкое различие. Оригинал электронного документа трактуется как первичный объект, предназначенный для проверки, установленного согласования и утверждения в качестве подлинника, а подлинник – утвержденный оригинал, с которого в дальнейшем будут делаться копии и дубликаты. Близкое определение для строительной проектной документации содержится в ГОСТе 21.001-2013.

Обеспечение подлинности электронного документа – сохранение его основных характеристик

Обеспечение подлинности документов требует сохранения его основных характеристик, к которым относятся достоверность, целостность, аутентичность и пригодность для использования (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования»).

О достоверности документа говорят в тех случаях, когда его содержание является полным и точным подтверждением операций или фактов, а, следовательно, при работе с таким документом ему можно доверять.

Целостность документа связана с полнотой и неизменностью его содержания.

Аутентичность документа обеспечивается его достоверностью с точки зрения делопроизводства, то есть наличием необходимых реквизитов и взаимосвязей, позволяющих подтвердить авторство, время создания, назначение документа и др.

Пригодным для использования считается документ, который можно найти, воспроизвести и т.п. Последнее требование сопряжено с проблемой устаревания форматов, носителей информации, программного обеспечения и оборудования.

Как обеспечить сохранение документом его ключевых свойств

С учетом специфики электронного документа необходимо помнить о важности сохранения информационного контента (сообщения). Подобная практика существует в мире с 1960-х годов, включая и Россию. Правда, изначально она была связана не с юридическими документами, а научными базами данных. Сегодня широко известны такие методы обеспечения долговременной сохранности информации, как конверсия, миграция и эмуляция.

Помимо содержимого (контента) специалист по управлению документами или архивист должен обеспечить юридическую значимость и доказательную силу документа. Как показывает практика, эта задача связана с рядом технических и технологических проблем.

Нередко трудности возникают при необходимости проведения повторной проверки электронных подписей и других данных, связанных с документами. К примеру, компания может попасть в сложную ситуацию после того, как удостоверяющий центр, выдавший сертификат ЭП, будет ликвидирован, а сертификаты отозваны – если при этом по каким-то причинам компания не сохранила список отозванных сертификатов. Чем больше времени прошло с момента получения сертификата, тем больше вероятность остаться без доказательств.

Компрометация криптоалгоритмов, (разглашение шифра полностью или его элементов, в результате чего становится возможным, например, создать фальшивый документ, к которому подойдет «электронная» подпись от настоящего документа – так называемая «коллизия») также может стать причиной утраты доверия к документам и, как следствие, проблем с признанием их подлинности.

Важным для обеспечения юридической значимости и доказательной силы документов является сохранение метаданных. Кроме того, не стоит недооценивать взаимосвязь документов как единой системы. Если электронный документ будет выбиваться из общей совокупности, то его подлинность даже при наличии электронных подписей может быть поставлена под сомнение.

Информация о цепочке ответственных хранителей того или иного документа – еще один пункт для проверки. Где хранились документы – у сомнительной компании или в центре обработки данных налоговой службы? Ответ на этот вопрос сыграет не последнюю роль в определении статуса документов.

InterPARES: сохранить работоспособный подлинник электронных документов невозможно

Ведущие эксперты отрасли управления документацией констатируют: на сегодняшний день надежных решений и алгоритмов, обеспечивающих сохранение в работоспособном состоянии подлинника электронного документа, пока не существует. Поэтому обеспечить долговременную сохранность подлинника электронного документа (75 лет и более) с сохранением его ключевых характеристик, а также юридической значимости и доказательной силы невозможно. Находящийся на хранении подлинник утрачивает «работоспособность» и рано или поздно переходит в разряд «музейных артефактов».

Об этом, в частности, свидетельствуют исследования, проведенные в рамках проекта InterPARES. Главный вывод, вытекающий из этих отчетов, можно выразить следующим образом: невозможно сохранить электронный документ в неизменном виде, но можно сохранить способность его воспроизводить, то есть способность создавать и сохранять пригодные к использованию заверенные копии электронных документов, которые в идеале будут иметь с подлинником равную юридическую силу. Именно эта идея лежит в основе методов конверсии и миграции, применяемых во многих государственных архивах мира.

По сути такой подход является перерождением хорошо известных нам практик в условиях новой технологической среды. Нотариальное заверение документов, работа с угасающими текстами в архивном деле (создается заверенная копия полностью нечитаемого документа, которая вкладывается в дело вместо подлинника) и даже «миграция» древних летописей (создание их копий в виде списков) существовали и существуют на той же концептуальной площадке «воссоздавать и сохранять».

Изменить закон

Трудности с обеспечением длительной сохранности подлинников электронных документов лежат не только в технической и технологической плоскостях, но и в правовой сфере. этого в законодательство РФ необходимо внести поправки и дополнения.

Во-первых, следует признать (и закрепить это на уровне закона), что обеспечить долговременную сохранность электронных подлинников невозможно. Вместо этого усилия практиков должны быть нацелены на то, чтобы обеспечить создание и хранение заверенных копий. Во-вторых, необходима регламентация принципов, обеспечивающих долговременную сохранность электронных документов без ущерба для их юридической значимости и доказательной силы. При этом речь идет именно о принципах, а не технологиях, которые в среднем меняются каждые пять лет.

В-третьих, архивам нужно дать право проводить конверсию электронных документов, создавать юридически значимые копии документов и заверять их. Такие копии должны использоваться в деловой деятельности и государственном управлении наравне с подлинниками.

Пока этого не произошло, существует вероятность того, что электронные документы, представленные в государственные органы в качестве подтверждения или судебные органы как доказательства, не будут приняты к рассмотрению. Вместе с тем доля электронных документов в общем документационном потоке организаций стремительно растет, и игнорировать такой важный аспект сохранения электронных документов, как обеспечение их подлинности, было бы по меньшей мере неразумно.

НААР.РУ © 

На фото: Наталья Храмцовская на всероссийском форуме «Инфодокум-2015»

Полезная статья?
Да / Нет
Прочитать позже В избранное Отправить по e-mail
  • Поделиться в соцсетях:
Только зарегистрированные участники могут оставлять комментарии. Авторизуйтесь или зарегистрируйтесь

Комментарии

Валентина Перова
30.07 17:11
У нас все архивные документы хранятся в СЭД http://www.docsvision.com и работу ведем там же, конечно на серверах все хранится так,чтобы ничего не потерялось - есть даже ответственный человек за это

Материалы по теме:

Архивы без границ в 21 веке
Сервисы

Все сервисы

Ваши идеи

Знаете как сделать портал лучше? Поделитесь идеей.

Информационный портал НААР создан сообществом экспертов архивной отрасли РФ. Целью портала является сбор и обобщение, а также анализ всей информации, размещенной в Интернете и в других источниках, имеющей отношение к документам.
На сайте размещены свежие новости и пресс-релизы архивных компаний России, СНГ и зарубежья.

© 2016 - архивный портал naar.ru