Подпишитесь, чтобы быть в курсе

Главная > Статьи > Архивное дело > Делопроизводство > Основные классификационные, информационно-поисковые и учетные справочники на архивные документы организации. Номенклатура дел

Основные классификационные, информационно-поисковые и учетные справочники на архивные документы организации. Номенклатура дел

Прочитать позже   Отправить по e-mail

Основные классификационные, информационно-поисковые и учетные справочники на архивные документы организации. Номенклатура дел
Мы продолжаем цикл методических материалов, посвященных организации документов в делопроизводстве и последующем их хранении. Вместе с к.и.н., доцентом, заведующей кафедрой архивоведения ИАИ РГГУ Е.М. Буровой вспоминаем о том, с чего начинается систематизация документов в организации.

Формирование документального и затем архивного фонда документов организации осуществляется в первую очередь посредством номенклатуры дел, а затем уже путем формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел на архивное хранение. Номенклатура дел - основной классификационный, информационно-поисковый и учетный справочник на документы, в том числе архивные. С нее начинается порядок в работе с документами любой организации.

Что такое номенклатура дел и ее функции

Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел на стадии документационного обеспечения управления выполняет классификационную, информационно-поисковую и учетную функции.

Классификационная функция номенклатуры дел реализуется путем разработки схем ее построения (как правило, структурной схемы, которая будет рассмотрена ниже, в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием организации) и последующего распределения документов в дела (систематизации документов). Другими словами, номенклатура дел устанавливает схему систематизации исполненных документов в дела на календарный год и закрепляет их индексацию, более того – при регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре.

Информационно-поисковая функция обеспечивает представление сведений о делах, которые должны быть заведены, или о наличии дел, которые заведены в конкретном структурном подразделении и организации в целом, а также раскрытие состава и содержания документов на уровне каждого дела с целью их нахождения и использования.

Учетная функция номенклатуры дел важна как для стадии документационного обеспечения управления, так и архивного хранения. Номенклатура дел содержит сроки хранения дел, является основой проведения экспертизы ценности, и учитывает дела в соответствии со сроками их хранения.

Типы и виды номенклатур дел

В отечественной практике различают три типа номенклатур дел: 

  • типовые;
  • примерные; 
  • индивидуальные.

Типовые номенклатуры дел разрабатываются с целью единых подходов к формированию дел, унификации заголовков и установления единых сроков хранения для однотипных документов. Типовые номенклатуры дел носят нормативный характер (являются нормативным документом). Можно выделить два вида типовых номенклатур дел: типовые номенклатуры дел организаций и типовые номенклатуры дел структурных подразделений.

Типовые номенклатуры дел создаются для типовых, однородных по характеру деятельности и структуре организаций, как правило, вышестоящими организациями для подведомственной сети. Типовые номенклатуры дел структурных подразделений целесообразно разрабатывать самой организации также для однородных по характеру деятельности и внутреннему построению филиалов, представительств, которых сегодня достаточно много в различных структурах, а также и для однотипных структурных подразделений.

Примерные номенклатуры дел разрабатываются для определенных видов организаций с однородными функциями и однотипным составом документов. Они устанавливают примерный состав дел, заводимых в организациях, на которые они распространяются, с указанием их индексов.

В примерных номенклатурах дел заложена наиболее эффективная схема систематизации дел, унификация описания и формирования дел.

Примерные номенклатуры дел также могут быть двух видов: примерные номенклатуры дел организаций и примерные номенклатуры дел структурных подразделений.

Но если типовые номенклатуры дел носят нормативный характер, то примерные номенклатуры дел – рекомендательный характер. И типовые, и примерные номенклатуры дел служат базой для разработки индивидуальных номенклатур дел в конкретной организации.

Индивидуальные номенклатуры дел, которые разрабатываются в конкретной организации, могут быть трех видов: 

  • сводная номенклатура дел организации; 
  • простая номенклатура дел организации; 
  • номенклатура дел структурного подразделения.

Сводная номенклатуры дел организации составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений, а в небольших организациях, не имеющих четкой структуры и с небольшим документооборотом, составляется одна номенклатура дел на организацию в целом, без наличия номенклатур дел структурных подразделений.

Номенклатуры дел разных типов и видов в основе своей имеют единую правовую и методическую базу, оформляются по строго установленной форме. Так как организация должна иметь индивидуальную номенклатуру дел, а наиболее сложной является сводная номенклатура дел, то именно ее и рассмотрим в качестве примера.

Организация работы по составлению номенклатуры дел

Каждая организация, независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел, должна иметь свою индивидуальную или сводную номенклатуру дел (далее по тексту «номенклатура дел организации»), которая разрабатывается службой документационного обеспечения управления под методическим руководством архивной службы.

При наличии типовой или примерной номенклатуры дел в номенклатуру дел организации переносятся:

  • без изменений сроки хранения дел, если они соответствуют действующим в этот период времени типовым, отраслевым (ведомственным) или корпоративным  перечням документов, утвержденным или согласованным с Росархивом в лице Министерства культуры Российской Федерации; 
  • заголовки дел, которые предполагается завести в следующем году, но конкретизированные с учетом специфики деятельности организации.

Как известно, номенклатура дел организации составляется в последнем квартале каждого года. Служба ДОУ готовит проект приказа или распоряжения руководителя организации о представлении структурными подразделениями своих номенклатур дел с изменениями и дополнениями на следующий год, с указанием ответственных лиц в структурных подразделениях и сроках исполнения данного документа.

После того, как структурные подразделения представят свои номенклатуры дел, служба ДОУ сводит их воедино, редактирует, уточняет, унифицирует данные и должным образом оформляет номенклатуру дел организации на следующий год.

Вновь созданное структурное подразделение должно в месячный срок разработать свою номенклатуру дел и представить ее в службу ДОУ.

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке, подписывается руководителем службы ДОУ, визируется ответственным за архив или архивное хранение документов, согласовывается центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или экспертной комиссией (ЭК) организации (о чем обязательно должно быть сказано в протоколе заседания ЦЭК или ЭК) и только после этого утверждается руководителем организации.

И только организации, которые передают документы на хранение в государственный или муниципальный архив (являются источниками комплектования этих архивов), должны номенклатуру дел согласовывать с государственным или муниципальным архивом. Делается это не реже одного раза в 5 лет, если только не было серьезных изменений функций или структуры организации.

Номенклатуры дел организаций, не являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, могут согласовываться с архивом на договорной основе. Подготовленная номенклатура дел утверждается руководителем организации.

Приказ об утверждении номенклатуры дел организации рекомендуют издавать в том случае, если в нем дается дополнительная информация, например, следующего характера: о введении в действие с такого-то числа, о направлении выписок из номенклатуры дел организации в структурные подразделения.

Номенклатура дел готовится в 4-х экземплярах в организациях-источниках комплектования, передающих документы в государственный или муниципальный архив, и в 3-х экземплярах – в организациях-не источниках комплектования, т.е. не передающих свои документы в государственный или муниципальный архив (в этих организациях не будет четвертого экземпляра, предназначенного для государственного или муниципального архива).

Первый экземпляр, как документ постоянного хранения, формируется в дело в службе ДОУ, второй - используется службой ДОУ как рабочий экземпляр, третий – применяется в работе в архиве или архивохранилище организации, а четвертый предназначается для государственного или муниципального архива, с которым согласовывалась номенклатура дел. При этом рабочий экземпляр номенклатуры дел может вестись в службе ДОУ в электронном виде.

После этого из номенклатуры дел организации делаются выписки, касающиеся данных каждого структурного подразделения, и вместе с приказом рассылаются в эти подразделения. На основе данных выписок структурные подразделения полностью завершают оформление своих номенклатурных дел.

Здесь следует добавить, что срок хранения номенклатуры дел организации (сводной) - постоянный, как было и раньше, а вот срок хранения номенклатуры дел структурного подразделения в новом типовом перечне указан следующий «До замены новыми и не ранее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения учетных по номенклатуре дел», т.е. храним номенклатуру дел в структурном подразделении еще 3 года после того, как уже не осталось в подразделении дел, указанных в ней. 

!Кстати, не забудьте отразить это в самой номенклатуре дел.

 

Бурова Е.М.
к.и.н., доцент, заведующая кафедрой архивоведения ИАИ РГГУ

(window.Image ? (new Image()) : document.createElement('img')).src = location.protocol + '//vk.com/rtrg?r=myYGPjTW/436zezb4MXuiZMqKsn/Q84JHIYu4h*1f7t9FRdwXmKmJOS/1Bv83W2BaTGVwKjmjbd*ZhsVyohzXKaIhobSdzjH70YGyZs852e3gn14ttN*wSO2//qVb1tlv*G6es9RUVemMQ*xTVK1c38yG3vVVeC/kwMuRI5MvoI-';
Полезная статья?
Да / Нет
Прочитать позже В избранное Отправить по e-mail
  • Поделиться в соцсетях:
Только зарегистрированные участники могут оставлять комментарии. Авторизуйтесь или зарегистрируйтесь

Материалы по теме:

Архивы без границ в 21 веке
Сервисы

Все сервисы

Ваши идеи

Знаете как сделать портал лучше? Поделитесь идеей.

Информационный портал НААР создан сообществом экспертов архивной отрасли РФ. Целью портала является сбор и обобщение, а также анализ всей информации, размещенной в Интернете и в других источниках, имеющей отношение к документам.
На сайте размещены свежие новости и пресс-релизы архивных компаний России, СНГ и зарубежья.

© 2016 - архивный портал naar.ru