Порядок и сроки хранения документов, содержащихся в государственном кадастре недвижимости

Государственный кадастр недвижимости

Государственный кадастр недвижимости (ГКН) является федеральным государственным информационным ресурсом – сводом содержащихся в бумажном и электронном виде сведений об объектах недвижимости, о прохождении Государственной границы Российской Федерации и иных границ между субъектами Российской Федерации и муниципальными образованиями, о территориальных зонах, о геодезической и картографической основе ГКН.

Орган кадастрового учета, ответственный за ведение ГКН, ставит своей целью формирование наиболее полных и достоверных сведений, служащих для подтверждения прав собственности на недвижимость для всех участников рынка, расширения налогооблагаемой базы, государственного контроля за использованием земли и земельных ресурсов, развитием территорий.

Необходимость сохранения документов (бумажных и электронных), относящихся к данной информационной системе, установлена законодательно, а регулирующим органом поименовано отраслевое ведомство – Минэкономразвития.

По данным Минэкономразвития, для обеспечения хранения имеющегося объема бумажных документов эксплуатируется более 3 тыс. помещений, общей площадью порядка 240 тыс. кв. метров. Их заполненность близка к 100%. При сохранении тенденции к росту физического объема документов, ежегодно требуется увеличение архивных площадей в среднем на 6%.

Порядок и сроки хранения содержащихся в государственном кадастре недвижимости документов

Порядок и сроки хранения содержащихся в государственном кадастре недвижимости документов (далее – Порядок), утвержденный главой ведомства, распространяется на кадастровые дела, сформированные по принципу отнесения документов к индивидуально-определенным объектам недвижимости, учетные дела и дела нерассмотренных заявлений.

Работа с документами, содержащими секретную информацию и информацию для служебного пользования, регламентируется иными нормативными актами и внутренним распорядком.

Правила хранения документов государственного кадастра недвижимости

Формирование кадастровых дел происходит из документов, поименованных в п.5 Порядка и подтверждающих существование объекта недвижимости или подтверждающих прекращение существования такого недвижимого имущества, а также иных сведений о недвижимом имуществе в соответствии с Федеральным законом от 24 июля 2007 года № 221-ФЗ «О государственном кадастре недвижимости».

Сведения группируются таким образом, чтобы каждое кадастровое дело было максимально полным и информативным. Если принятые органом кадастрового учета или поступившие в порядке информационного взаимодействия при ведении ГКН документы относятся сразу к нескольким объектам, они сканируются и вносятся в электронное кадастровое дело, а бумажный документ включается в одно из дел с наименьшим кадастровым номером.

При переходе к ведению свода с использованием автоматизированной информационной системы ГКН (АИС ГКН) некоторые виды документов, поступивших от заявителей или в порядке межведомственного взаимодействия, хранятся исключительно в электронном виде. Бумажные документы сканируются, включаются в электронные кадастровые дела и передаются на архивное хранение в подразделении органа кадастрового учета, ответственном за хранение таких документов - архив. Сформированные до утверждения Порядка документы и дела перекомплектовываются и оцифровываются и также передаются в архив.

По данным Минэкономразвития, переведено в электронный вид 7,2% от общего объема документов, комплектующих Единый государственный реестр прав на недвижимое имущество и сделок с ним и государственный кадастр недвижимости (взаимосвязанные информационные ресурсы в сфере регистрации прав и кадастрового учета).

Процесс хранения кадастровых дел и документов на бумаге подразумевает:

• содержание в условиях, предотвращающих хищения, утрату или порчу документов, искажения, подделки или утрату содержащейся в них информации;
• рациональное размещение с закреплением мест хранения в стеллажных указателях.

Электронные дела хранятся с использованием системы АИС ГКН, с обеспечением тех же условий безопасности.

Сроки хранения документов государственного кадастра недвижимости

Сроки хранения отдельных видов дел приведены в приложении к Порядку:

Законодательное регулирование сроков хранения архивных документов. 

Необходимость обеспечения хранения документов устанавливается целым рядом нормативных документов. Прежде всего, это Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Для определения сроков хранения типовых архивных документов используются действующие в настоящее время:

• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558); 
• Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182).

Отметим, что в соответствии с архивным законодательством ведомствам предоставлено право самостоятельно устанавливать сроки хранения документов, связанных с их деятельностью. Разработаны и согласованы с Росархивом перечни в силовых ведомствах, органах суда и прокуратуры, в налоговой, финансовой, банковской системах, корпорации «Росатом», ОАО «Российский железные дороги».

Полномочия Минэкономразвития по принятию нормативного правового акта, устанавливающего порядок и сроки хранения документов, содержащихся в государственном кадастре недвижимости, закреплены в Положении о Министерстве экономического развития РФ, утвержденном постановлением Правительства РФ от 5 июня 2008 г. № 437. 

НААР.РУ ©