Подпишитесь, чтобы быть в курсе

Главная > Статьи > Делопроизводство > Порядок уничтожения документов

Порядок уничтожения документов

Прочитать позже   Отправить по e-mail

Уничтожение документов – особая процедура для любой организации, специфика которой заключается в том, что уничтоженные бумаги в большинстве случаев не подлежат восстановлению. Это значит, что к порядку уничтожения документов нужно отнестись с максимальной ответственностью.

Уничтожение документов – особая процедура для любой организации, специфика которой заключается в том, что уничтоженные бумаги в большинстве случаев не подлежат восстановлению. Это значит, что к порядку уничтожения документов нужно отнестись с максимальной ответственностью.

Порядок уничтожения документов в организации преимущественно сводится к работе экспертной комиссии, которая ежегодно выполняет оценку имеющихся в архиве документов и создает перечень дел с истекшим сроком хранения. Последняя группа документов подлежит уничтожению.

Обычно в состав экспертной комиссии входят сотрудники структурных подразделений во главе с одним из руководящих работников компании, а также специалисты архивного учреждения. Окончательно сформированный состав экспертной комиссии утверждает руководитель организации.

Именно на плечи членов экспертной комиссии возложена процедура определения порядка отбора документов на уничтожение. В своей деятельности она руководствуется федеральными нормативными актами и указаниями Федерального архивного агентства РФ, а также нормативными и распорядительными документами ведомственной системы своей организации (см. Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия (утверждено приказом Росархива от 19.01.1995 № 2).

Основные этапы уничтожения документов


Как выглядит порядок работы экспертной комиссии по вопросам уничтожения документов?

1. Порядок уничтожения документов прежде всего связан с процедурой отбора дел для постоянного и временного хранения, которые в последующем передаются в архив. Эти документы описываются в соответствии с правилами работы архивов организаций.

2. После утверждения описей дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) по личному составу разрешается уничтожение документов за промежуток времени, который соответствует утвержденным описям.

Порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения в организациях выполняется при условии упорядочения документов по личному составу за выбраный отрезок времени.

Например, если была проводилась научно-техническая обработка документов по 2006 год включительно, то под уничтожение могут попасть только документы с истекшими сроками хранения по 2006 год включительно. Документы начиная с 2006 года ни в коем случае нельзя уничтожать без упорядочения дел по личному составу несмотря на то, что сроки их хранения если могли к этому моменту истечь согласно перечню.

Порядком уничтожения дел запрещается использование документов, которые были выделены к уничтожению, для хозяйственных нужд.

3. Документы, которые прошли этап отбора для уничтожения, заносятся в специальный акт.

4. Отобранные документы направляются для уничтожения в компании, которые профессионально занимаются уничтожением офисных документов. К самому акту прикрепляется квитанция о том, что документы, согласно порядку уничтожения документов, были сданы на переработку.

В некоторых случаях возможны отступления от порядка уничтожения документов. Например, документы могут быть уничтожены в присутствии представителя архивной компании с составлением акта о физическом уничтожении документов в присутствии представителя организации.

Полезная статья?
Да / Нет
Прочитать позже В избранное Отправить по e-mail
  • Поделиться в соцсетях:
Только зарегистрированные участники могут оставлять комментарии. Авторизуйтесь или зарегистрируйтесь

Материалы по теме:



Семинары

Все семинары

Сервисы

Все сервисы

Ваши идеи

Знаете как сделать портал лучше? Поделитесь идеей.

Информационный портал НААР создан сообществом экспертов архивной отрасли РФ. Целью портала является сбор и обобщение, а также анализ всей информации, размещенной в Интернете и в других источниках, имеющей отношение к документам.
На сайте размещены свежие новости и пресс-релизы архивных компаний России, СНГ и зарубежья.

© 2016 - архивный портал naar.ru