Практическое руководство по описанию документов и дел

Описание документов и дел начинается в делопроизводстве, когда составляется номенклатура и оформляются обложки, а также при готовятся описи для сдачи дел на архивное хранение. Заключается оно в выявлении информационных характеристик, которые в наиболее полном объеме указывает на обложках дел.

Этапы и способы описания

Повторимся, описание начинается в делопроизводстве организаций когда в начале делопроизводственного года оформляются обложки дел. Оно представляет собой прогноз тех документов, которые будут сформированы в дела в наступающем делопроизводственном году. Может ли этот этап описания проводится в архиве? Да, если туда поступили дела, заголовки которых неудовлетворительны или отсутствуют. В этом случае описание одновременно производится на обложках и карточках при соблюдении последовательности информационных характеристик документов и дел.

Информационные характеристики документов и дел

Информационными характеристиками каждого дела, которые располагаются на его обложке, являются:

• название организации с указанием вышестоящего ведомства (если оно есть);
• название филиала или представительства (если проводится описание их документов и дел); 
• название структурной части (функции, отрасли); 
• индекс дела по номенклатуре;
• заголовок дела и аннотация; 
• крайние даты документов дела; 
• количество листов; 
• архивный шифр.

Название организации является в то же время и названием фонда. Дается полное наименование учреждения с указанием ведомства, в систему которого оно входит. Если имеется официально принятое сокращенное наименование, оно указывается в скобках после полного наименования учреждения.

Если название организации менялось или дело из одного учреждения передавалось в другое, то на обложке указывается последнее название. 

Название структурной части помогает быстро и правильно провести классификацию дел внутри архивного фонда. Если учреждение не имело структуры, то указываются функции или отрасли деятельности этого учреждения, например «руководство», «контроль» и т.д.

Индекс дела по номенклатуре упрощает систематизацию дел внутри архивного фонда, указывая на степень сохранности и полноты материалов.

Заголовок дела и аннотация документов является важнейшими характеристиками описания дела, которые раскрывают состав и содержание документов, включенных в дело. Ниже мы подробно рассмотрим методику составления этих информационных характеристик. а пока уточним, что аннотация документов — это краткое изложение содержания документа, а также краткая характеристика наиболее ценных документов, содержание и особенности которых не охватываются заголовком дела.

Крайние даты определяются по датам заведения и окончания дела в делопроизводстве. Следует учитывать, что дела могут начинаться или заканчиваться документами входящими, исходящими или внутренними. На каждом документе, как правило, бывает несколько дат: составления, подписания, исходящей или входящей регистрации.

В качестве крайних дат для документов входящих приняты даты входящей регистрации, для исходящих, как правило, даты исходящей регистрации, внутренних - даты составления или подписания документов.

Особое внимание следует обратить на датировку декретов и законов, планов и отчетов, книг и копий документов:

Для законов, указов, постановлений, приказов крайними датами являются даты подписания или утверждения. Если они не датированы, то дата определяется моментом опубликования или вступления документа в силу (регистрации).

Для планов, отчетов, смет крайними датами являются даты, на которые или за которые они составлены, а не даты составления или подписания. Такие даты достаточно указать только в заголовке, не указывая крайних дат.

Для книг (кассовых, учета, регистрации) крайние даты определяются первой и последней записями.

Для копий документов крайними датами являются даты их изготовления, а не даты оригиналов.

На практике встречаются случаи, когда дело было начато в одном учреждении, а затем передано в другое. В этих случаях указываются 3 даты:

1. дата заведения в первом учреждении; 
2. дата поступления в другое учреждение; 
3. дата окончания дела во втором учреждении.

Первые две даты в таких случаях обозначаются в виде дроби.

Количество листов проставляется с целью сохранности документов дела.

Обычно листы в деле нумеруются в правом верхнем углу простым графитным карандашом или нумератором. (!) Напомним, что дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.

Специфику в нумерации имеют различные виды документов и дел:

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.

Сложенный лист (формата A3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.

В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. В таком случае старые номера зачеркиваются, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов. 

Эти требования сохранены в новых Правилах организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в ОГВ, ОМСУ и организациях.

Архивный шифр — это условное обозначение места хранения дела: название архива, № фонда, № описи, № дела по описи.

Из перечисленных информационных характеристик более подробно рассмотрим важнейшие из них — заголовок и аннотацию.

Требования, предъявляемые к заголовку

Заголовок должен быть кратким, точным и литературно-грамотным.

При составлении заголовком не допускаем: 

• механического переноса из текстов документов, особенно архаичные выражения;
• модернизации заголовка по своему усмотрению; 
• общих и размытых формулировок, такие как «Бумаги к руководству», «Взаимная переписка с внешними организациями», «Папка по пожарным делам». «Инструкции и правила (и наши, и старые)». «Основные руководящие документы из плана гражданской обороны», «Разные бумаги по разным вопросам», «Общие материалы», «Переписка по организационным вопросам», «Материалы к руководству»;
• слов-паразитов, таких как «по вопросам», которые не несут никакой смысловой нагрузки и только засоряют заголовок.

Заголовок складывается из расположенных в определенной последовательности следующих элементов:

• вид дела, или виды документов (вид дела: дело, документы, материалы, книга, журнал, переписка и др.; виды документов: протоколы, планы и др.);
• автор (дает возможность уяснить смысл и степень достоверности фактов, определить сущность содержания документов); 
• корреспондент (указывает на те учреждения и лица, с которыми был связан в своей деятельности фондообразователь); 
• предмет или вопрос (отражает содержание документов дела, имеет большое значение и его надо четко и ясно формулировать); 
• территория (указывает на территорию, о которой говорится в документах, или на территорию, на которой были созданы документы, или на территорию, с учреждениями или лицами которой переписывался фондообразователь); 
• время (событий, отраженных в документе, или составления документов); 
• формальные признаки (подлинность или копийность), которая обязательно указываются в том случае, когда описываются особо ценные документы, а также указывается копийность основной организационно-распорядительной документации (постановлений, приказов и т.д.).

Рассмотренные элементы заголовка одновременно все вместе никогда не применяются. Их набор зависит от состава и содержания документов дела. Документы в дело подбираются на основе признаков заведения: номинального, авторского, корреспондентского, предметного, географического, хронологического, а также формальных признаков подлинности и копийности. И если в делопроизводстве правильно были сформированы дела по признакам их заведения, то не представляет труда составить заголовок, с наибольшей полнотой отражающий состав и содержание документов этого дела.

Протоколы, приказы, и другие организационно-распорядительные документы в делопроизводстве формируются по номинальному, авторскому, иногда предметно-вопросному, а также хронологическому признакам. Соответственно заголовки будут содержать указание вида документов, название автора и дату, а также будет указан формальный признак подлинности или копийности. В том случае, если при формировании был использован предметно-вопросный признак или заголовок составлен на отдельный документ, тогда в заголовке будет указано содержание документов. Например:

Поручения Правительства Российской Федерации, органов исполнительной власти Российской Федерации и документы ОАО «…» по их выполнению (аналитические отчеты, справки, докладные записки и др.) 

Протоколы № 1-7 заседаний совета директоров и правления ОАО «…» за январь - июнь 2009 г. Решения совещаний у руководителя структурного подразделения. Приказы руководителя ОАО «…» по основной деятельности за 2009 г.

Планы и отчеты также описываются с указанием автора, иногда содержания, и времени — периода составления документа. Например:

План ОАО «…» по развитию на 2008-2010 гг. 

Отчеты структурных подразделений ОАО «…» о работе за 2013 г.

Сведения, ведомости, сводки, справки, таблицы и другая информационно-аналитическая документация описывается с указанием в заголовке автора, содержания, территории и времени. В некоторых случаях указания автора и территории можно опустить, что зависит от состава и содержания самих документов. Например:

Сведения о проведении организационно-технических мероприятий по обеспечению выполнения производственных программ. 

Сводки о количестве и составе физкультурных коллективов в системе ОАО «…» . 

Списки дежурных по организации. 

Таблицы резерва кадров на завещание руководящих должностей.

Самым сложным при составлении заголовков является определение характера дела по составу документов. Иногда в деле собраны разные виды документов, и необходимо, в первую очередь, определить вид дела: документы, дело, переписка.

Понятие документы применяется тогда, когда описывается комплекс, состоящий из документов разных видов и не связанных между собой последовательностью делопроизводства. Их, как правило, объединяет вопрос, содержание. Например:

Документы на типовые технологические процессы производства (маршрутные карты, инструкции, ведомости). 

Документы о подготовке устройств электроснабжения к работе в зимний период (планы, графики, справки, переписка и др.)

Протоколы заседаний ревизионной комиссии ОАО «…» за 2012 г. и документы к ним (доклады, докладные записки, справки, сводки и др.)

Дело фонда ОАО «…»

Претензионное дело о розыске груза на железнодорожном транспорте (заявления, счета, заключения и др.).

Переписка с органами законодательной, исполнительной и судебной власти Российской Федерации, органами местного самоуправления о деятельности ОАО «…». 

Переписка с заводами о ремонте машин и механизмов.