Прочитать позже Отправить по e-mail
Описание документов и дел начинается в делопроизводстве, когда составляется номенклатура и оформляются обложки, а также при готовятся описи для сдачи дел на архивное хранение. Заключается оно в выявлении информационных характеристик, которые в наиболее полном объеме указывает на обложках дел.
Повторимся, описание начинается в делопроизводстве организаций когда в начале делопроизводственного года оформляются обложки дел. Оно представляет собой прогноз тех документов, которые будут сформированы в дела в наступающем делопроизводственном году. Может ли этот этап описания проводится в архиве? Да, если туда поступили дела, заголовки которых неудовлетворительны или отсутствуют. В этом случае описание одновременно производится на обложках и карточках при соблюдении последовательности информационных характеристик документов и дел.
Информационными характеристиками каждого дела, которые располагаются на его обложке, являются:
Название организации является в то же время и названием фонда. Дается полное наименование учреждения с указанием ведомства, в систему которого оно входит. Если имеется официально принятое сокращенное наименование, оно указывается в скобках после полного наименования учреждения.
Если название организации менялось или дело из одного учреждения передавалось в другое, то на обложке указывается последнее название.
Название структурной части помогает быстро и правильно провести классификацию дел внутри архивного фонда. Если учреждение не имело структуры, то указываются функции или отрасли деятельности этого учреждения, например «руководство», «контроль» и т.д.
Индекс дела по номенклатуре упрощает систематизацию дел внутри архивного фонда, указывая на степень сохранности и полноты материалов.
Заголовок дела и аннотация документов является важнейшими характеристиками описания дела, которые раскрывают состав и содержание документов, включенных в дело. Ниже мы подробно рассмотрим методику составления этих информационных характеристик. а пока уточним, что аннотация документов — это краткое изложение содержания документа, а также краткая характеристика наиболее ценных документов, содержание и особенности которых не охватываются заголовком дела.
Крайние даты определяются по датам заведения и окончания дела в делопроизводстве. Следует учитывать, что дела могут начинаться или заканчиваться документами входящими, исходящими или внутренними. На каждом документе, как правило, бывает несколько дат: составления, подписания, исходящей или входящей регистрации.
В качестве крайних дат для документов входящих приняты даты входящей регистрации, для исходящих, как правило, даты исходящей регистрации, внутренних - даты составления или подписания документов.
Особое внимание следует обратить на датировку декретов и законов, планов и отчетов, книг и копий документов:
Для законов, указов, постановлений, приказов крайними датами являются даты подписания или утверждения. Если они не датированы, то дата определяется моментом опубликования или вступления документа в силу (регистрации).
Для планов, отчетов, смет крайними датами являются даты, на которые или за которые они составлены, а не даты составления или подписания. Такие даты достаточно указать только в заголовке, не указывая крайних дат.
Для книг (кассовых, учета, регистрации) крайние даты определяются первой и последней записями.
Для копий документов крайними датами являются даты их изготовления, а не даты оригиналов.
На практике встречаются случаи, когда дело было начато в одном учреждении, а затем передано в другое. В этих случаях указываются 3 даты:
- дата заведения в первом учреждении;
- дата поступления в другое учреждение;
- дата окончания дела во втором учреждении.
Первые две даты в таких случаях обозначаются в виде дроби.
Количество листов проставляется с целью сохранности документов дела.
Обычно листы в деле нумеруются в правом верхнем углу простым графитным карандашом или нумератором. (!) Напомним, что дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.
Специфику в нумерации имеют различные виды документов и дел:
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.
Сложенный лист (формата A3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.
В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. В таком случае старые номера зачеркиваются, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов.
Эти требования сохранены в новых Правилах организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в ОГВ, ОМСУ и организациях.
Архивный шифр — это условное обозначение места хранения дела: название архива, № фонда, № описи, № дела по описи.
Из перечисленных информационных характеристик более подробно рассмотрим важнейшие из них — заголовок и аннотацию.
Заголовок должен быть кратким, точным и литературно-грамотным.
При составлении заголовком не допускаем:
Заголовок складывается из расположенных в определенной последовательности следующих элементов:
Рассмотренные элементы заголовка одновременно все вместе никогда не применяются. Их набор зависит от состава и содержания документов дела. Документы в дело подбираются на основе признаков заведения: номинального, авторского, корреспондентского, предметного, географического, хронологического, а также формальных признаков подлинности и копийности. И если в делопроизводстве правильно были сформированы дела по признакам их заведения, то не представляет труда составить заголовок, с наибольшей полнотой отражающий состав и содержание документов этого дела.
Протоколы, приказы, и другие организационно-распорядительные документы в делопроизводстве формируются по номинальному, авторскому, иногда предметно-вопросному, а также хронологическому признакам. Соответственно заголовки будут содержать указание вида документов, название автора и дату, а также будет указан формальный признак подлинности или копийности. В том случае, если при формировании был использован предметно-вопросный признак или заголовок составлен на отдельный документ, тогда в заголовке будет указано содержание документов. Например:
Поручения Правительства Российской Федерации, органов исполнительной власти Российской Федерации и документы ОАО «…» по их выполнению (аналитические отчеты, справки, докладные записки и др.)
Протоколы № 1-7 заседаний совета директоров и правления ОАО «…» за январь - июнь 2009 г. Решения совещаний у руководителя структурного подразделения. Приказы руководителя ОАО «…» по основной деятельности за 2009 г.
Планы и отчеты также описываются с указанием автора, иногда содержания, и времени — периода составления документа. Например:
План ОАО «…» по развитию на 2008-2010 гг.Отчеты структурных подразделений ОАО «…» о работе за 2013 г.
Сведения, ведомости, сводки, справки, таблицы и другая информационно-аналитическая документация описывается с указанием в заголовке автора, содержания, территории и времени. В некоторых случаях указания автора и территории можно опустить, что зависит от состава и содержания самих документов. Например:
Сведения о проведении организационно-технических мероприятий по обеспечению выполнения производственных программ.Сводки о количестве и составе физкультурных коллективов в системе ОАО «…» .Списки дежурных по организации.Таблицы резерва кадров на завещание руководящих должностей.
Самым сложным при составлении заголовков является определение характера дела по составу документов. Иногда в деле собраны разные виды документов, и необходимо, в первую очередь, определить вид дела: документы, дело, переписка.
Понятие документы применяется тогда, когда описывается комплекс, состоящий из документов разных видов и не связанных между собой последовательностью делопроизводства. Их, как правило, объединяет вопрос, содержание. Например:
Документы на типовые технологические процессы производства (маршрутные карты, инструкции, ведомости).Документы о подготовке устройств электроснабжения к работе в зимний период (планы, графики, справки, переписка и др.)
Понятие документы применяется и в тех случаях, когда обозначаются документы-приложения к какому-либо документу. Например:
Протоколы заседаний ревизионной комиссии ОАО «…» за 2012 г. и документы к ним (доклады, докладные записки, справки, сводки и др.)
При описании документов после указания всех элементов заголовка в круглых скобках по значимости перечисляются основные виды документов, включенных в дело.
Понятие дело применяется при описании личных дел, когда указываются только фамилия, имя и отчество, а также при описании дел, в которых документы разных видов связаны единством вопроса и последовательностью делопроизводственного рассмотрения. Как правило, это судебные, следственные или по рассмотрению споров дела. Например:
Дело фонда ОАО «…»Претензионное дело о розыске груза на железнодорожном транспорте (заявления, счета, заключения и др.).
Понятие переписка применяется к комплексу документов, являющихся запросами и ответами, возникающими в процессе взаимодействия нескольких учреждений. В заголовке указывается лишь корреспондент и содержание. Например:
Переписка с органами законодательной, исполнительной и судебной власти Российской Федерации, органами местного самоуправления о деятельности ОАО «…».Переписка с заводами о ремонте машин и механизмов.
Заголовки не всегда могут раскрыть содержание отдельных, наиболее важных документов дела. Это осуществляется с помощью аннотации.
Аннотация помещается за заголовком дела с красной строки на обложке дела или на отдельном листе, который вкладывается между обложкой и первым листом дела. Аннотируются документы, которые содержат сведения о наиболее выдающихся событиях, фактах и деятелях, а также брошюры. Карты, чертежи, входящие в дела.
Таким образом, аннотируются документы, которые могут служить предметом самостоятельность поиска.
Аннотация составляет в трех вариантах:
В конце аннотации обязательно указываются номера листов документов, на которые составлена аннотация.
1. Как правильно провести служебное расследование: этапы, сроки и формы документов
2. Делопроизводство от А до Я. Работа с обращениями граждан
Знаете как сделать портал лучше? Поделитесь идеей.