Главная > Статьи > Правила и методики хранения документов

Правила и методики хранения документов

Прочитать позже   Отправить по e-mail

Правила и методики хранения документов
Документы организации - ценный ресурс информации. Чтобы он не был использован против вас, стоит придерживаться правил хранения документации, которые прописаны в законодательстве. Но законодательная система определяет порядок создания архива. А какую методику хранения документов выбрать и как расположить документы в архиве, каждое предприятие решает самостоятельно.

Документы организации - ценный ресурс информации. Чтобы он не был использован против вас, стоит придерживаться правил хранения документации, которые прописаны в законодательстве. Но законодательная система определяет порядок создания архива. А какую методику хранения документов выбрать и как расположить документы в архиве, каждое предприятие решает самостоятельно. 

Существует два основных подхода к хранению документов: формирование архива на предприятии своими силами и передача документов на хранение архивным компаниям. 

Для самостоятельной организации архива вам потребуются: 

1. Компетентный персонал, обладающий знаниями и опытом для проведения архивной обработки документации и передаче дел в архив (оформление описей, составление актов о выделении к уничтожению документов, и т.д.). 

2. Специализированное помещение для долгосрочного хранения бумажных носителей информации, где соблюдены требования по влажности, температуре и количеству света. 

Когда документооборот компании небольшой, все документы можно хранить в той же комнате, где проходит рабочий процесс. Если же документации много, необходимо выделить отдельное помещение под архив. 

Чтобы в организованном вами архиве было легко найти любой документ, заведите номенклатуру дел - классификатор документации с указанием сроков их хранения. 

Упростить поиск нужных документов можно воспользовавшись советами: выделите каждому структурному подразделению свое место под документацию, с учетом ежегодного пополнения. распределите по разным полкам дела, имеющие постоянный срок хранения и временный (более 10 лет). Отдельно храните дела по личному составу и документацию ликвидированных компаний (при наличии). 

Хранение документов на аутсорсинге обладает определенными преимуществами перед самостоятельной организацией хранения и подходит тем, кто планирует: 

1. Экономить денежные средств за счёт уменьшения расходов на аренду и содержание офисного пространства, занятого под хранение. 

2. Повысить эффективность сотрудников и снизить непрофильную нагрузку, которая часто ложится на плечи работников отдела бухгалтерии и кадров. 

3. Обеспечить преемственность процессов при управлении документами. 

4. Создать электронный архив, который позволяет в любой момент получать оперативный доступ к базе документации и оптимизировать время на ее поиск. Тщательно выбирайте партнера для хранения. 

Источник: https://clubtk.ru/podgotovka-dokumentov-k-arkhivnomu-khraneniyu


Полезная статья?
Да / Нет
Прочитать позже В избранное Отправить по e-mail
  • Поделиться в соцсетях:
Только зарегистрированные участники могут оставлять комментарии. Авторизуйтесь или зарегистрируйтесь
Сервисы

Все сервисы

Ваши идеи

Знаете как сделать портал лучше? Поделитесь идеей.