Подпишитесь, чтобы быть в курсе

Главная > Статьи > Делопроизводство > Работа с конфиденциальными документами

Работа с конфиденциальными документами

Прочитать позже   Отправить по e-mail

В деятельности компании неизбежно образуются документы, требующие особых условий для их учета и последующей сохранности. Речь идет об организации работы с конфиденциальными документами, безопасность которых является одной из важнейших задач для любого руководителя.

В деятельности компании неизбежно образуются документы, требующие особых условий для их учета и последующей сохранности. Речь идет об организации работы с конфиденциальными документами, безопасность которых является одной из важнейших задач для любого руководителя. Как обеспечить базовые условия хранения такой документации и правильно наладить работу с ней?

Со времени поступления в организацию конфиденциальных документов и до момента их полного уничтожения уполномоченные сотрудники обязаны обеспечить все необходимые условия хранения в соответствие с требованиями законодательства.

Порядок организации работы с конфиденциальными документами регламентирует Инструкция по обеспечению сохранности конфиденциальной информации. Она содержит основные положения о хранении конфиденциальных документов, хранящихся как в электронном, так и в бумажном виде. Также она устанавливает обязанности сотрудников, работающих с конфиденциальными сведениями и правила доступа к ним.

Сегодня многие компании с целью обезопасить себя от рисков, возможных на территории их собственного офиса, отдают документы в руки архивных компаний. Это объясняется тем, что внеофисное хранение конфиденциальных документов позволяет обеспечить дополнительный уровень защиты в случае несанкционированного доступа или форс-мажорных обстоятельств (потопа, пожара и др.).

Обычно архивные компании предлагают на выбор несколько видов хранения. Высокую степень безопасности гарантируют обособленные архивные ячейки (сейфы) и специально оснащенные архивные хранилища. Во всех случаях короба маркируются штрихкодом, что позволяет сотруднику компании без труда узнавать о его местоположении. Но если вы решили организовать архивное хранение собственными силами, не забудьте несколько важных правил.

Охрана конфиденциальности информации


Согласно ст. 10 Федерального закона от 29.07.2004 N 98-ФЗ (ред. от 11.07.2011) «О коммерческой тайне»:

1. Меры по охране конфиденциальности информации, принимаемые ее обладателем, должны включать в себя:

  • определение перечня информации, составляющей коммерческую тайну;
  • ограничение доступа к информации, составляющей коммерческую тайну, путем установления порядка обращения с этой информацией и контроля за соблюдением такого порядка;
  • учет лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, и (или) лиц, которым такая информация была предоставлена или передана;
  • регулирование отношений по использованию информации, составляющей коммерческую тайну, работниками на основании трудовых договоров и контрагентами на основании гражданско-правовых договоров;
  • нанесение на материальные носители, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, или включение в состав реквизитов документов, содержащих такую информацию, грифа "Коммерческая тайна" с указанием обладателя такой информации (для юридических лиц - полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей - фамилия, имя, отчество гражданина, являющегося индивидуальным предпринимателем, и место жительства).

(п. 5 в ред. Федерального закона от 11.07.2011 N 200-ФЗ)

2. Режим коммерческой тайны считается установленным после принятия обладателем информации, составляющей коммерческую тайну, мер, указанных в части 1 настоящей статьи.

3. Индивидуальный предприниматель, являющийся обладателем информации, составляющей коммерческую тайну, и не имеющий работников, с которыми заключены трудовые договоры, принимает меры по охране конфиденциальности информации, указанные в части 1 настоящей статьи, за исключением пунктов 1 и 2, а также положений пункта 4, касающихся регулирования трудовых отношений.

4. Наряду с мерами, указанными в части 1 настоящей статьи, обладатель информации, составляющей коммерческую тайну, вправе применять при необходимости средства и методы технической защиты конфиденциальности этой информации, другие не противоречащие законодательству Российской Федерации меры.

5. Меры по охране конфиденциальности информации признаются разумно достаточными, если:

  • исключается доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, любых лиц без согласия ее обладателя;
  • обеспечивается возможность использования информации, составляющей коммерческую тайну, работниками и передачи ее контрагентам без нарушения режима коммерческой тайны.

6. Режим коммерческой тайны не может быть использован в целях, противоречащих требованиям защиты основ конституционного строя, нравственности, здоровья, прав и законных интересов других лиц, обеспечения обороны страны и безопасности государства.

Работа с конфиденциальными документами


Первое, что необходимо сделать при создании (поступлении) конфиденциального документа, провести его регистрацию. Это является частью учетной процедуры, которая бывает трех видов:

  • учет изданных документов;
  • учет поступивших документов;
  • учет документов выделенного хранения.

Учет изданных документов относится к тем документам, которые были созданы в организации машинным или рукописным способом вне зависимости от того, остаются ли они для внутреннего пользования или отправляются в другие компании.

При учете поступивших документов производится регистрация входящей документации, то есть поступившей от других организаций.

Учет документов выделенного хранения необходим для работы с конфиденциальными документами, которые не будут подшиваться в дела. Это могут быть, например, чертежи и иные графические документы, которые в силу физических особенностей (формата, вида носителя, брошюровки и др.), невозможно или непрактично подшивать в дело.

Для любого вида учета конфиденциальных документов подойдут журналы или карточки. Если таких документов в организации скопилось много, то лучше прибегнуть к карточному способу, поскольку он позволяет сократить время поиска благодаря рубрикатору картотеки.

Кроме того, учетные карточки помогают вести ручной контроль исполнения документов, так как при этом не требуется изготовление специальных карточек контроля. Это, безусловно, повышает качество проведения контрольных проверок.

Журналы или картотеки для учета изданных и поступивших документов необходимо вести погодно. Учет документов выделенного хранения ведется непрерывно, так как обычно его составляют документы постоянного и долговременного хранения.

Важно: при работе с конфиденциальными документами запрещается вносить исправления с применением корректора. Если вам необходимо внести правку в журнал или картотеку, то просто зачеркните ошибку одной чертой и поставьте подпись сотрудника, ответственного за конфиденциальное хранение документа.

Правила хранения конфиденциальных документов


Защита от несанкционированного доступа. Ни в коем случае нельзя допустить, чтобы в хранилище с конфиденциальными документами попали посторонние люди, которые не уполномочены заниматься их обработкой или хранением. Даже уборка помещения (ремонтно-строительные и др. виды работ) должны производиться в присутствии сотрудника, ответственного за хранение конфиденциальных данных (руководитель компании и круг строго обозначенных лиц).

Профессиональное оснащение хранилища. Работа с конфиденциальными документами имеет ряд технических особенностей, выполнение которых необходимо для обеспечения их безопасности. Конфиденциальные сведения должны храниться в сейфе или металлических шкафах. Двери и окна должны иметь защиту от взлома (защитные пластины, жалюзи, сетку и др.), а вход – надежно закрываться и опечатываться. Нужно позаботиться об обеспечении сигнализационной системы и системы пожарной безопасности. В нерабочее время ключи необходимо оставлять на посту охраны или в специальном сейфе у уполномоченного сотрудника.

Регистрация конфиденциальных документов. Прежде чем попасть на архивное хранение, конфиденциальный документ проходит несколько этапов учета, а данные заносятся в учетный журнал. На стадии текущего хранения документу присваивается исходящий номер, пометка о котором вносится в журнал. С этого момента документ официально начинает свое существование в организации.

Полезная статья?
Да / Нет
Прочитать позже В избранное Отправить по e-mail
  • Поделиться в соцсетях:
Только зарегистрированные участники могут оставлять комментарии. Авторизуйтесь или зарегистрируйтесь

Материалы по теме:



Семинары

Все семинары

Сервисы

Все сервисы

Ваши идеи

Знаете как сделать портал лучше? Поделитесь идеей.

Информационный портал НААР создан сообществом экспертов архивной отрасли РФ. Целью портала является сбор и обобщение, а также анализ всей информации, размещенной в Интернете и в других источниках, имеющей отношение к документам.
На сайте размещены свежие новости и пресс-релизы архивных компаний России, СНГ и зарубежья.

© 2016 - архивный портал naar.ru