Подпишитесь, чтобы быть в курсе

Главная > Статьи > Делопроизводство > Регистрационные формы документов: обязательные, рекомендованные, произвольные

Регистрационные формы документов: обязательные, рекомендованные, произвольные

Прочитать позже   Отправить по e-mail

Регистрационные формы документов: обязательные, рекомендованные, произвольные
Регистрация документов – одна из базовых процедур в делопроизводстве. Однако не все документы подлежат обязательной регистрации. Разбираемся, какие документы регистрировать и в какой форме, а также составляем список документов, которые в регистрации не нуждаются.

Регистрация необходима на этапе создания документа и в процессе его перемещения из одной организации в другую (или органы власти). Без регистрации многие документы не имели бы юридической силы и не смогли бы попасть к конечному адресату. Приказ вступает в силу только после того, как он был подписан и зарегистрирован. Исходящая корреспонденция имеет официальный статус при наличии регистрационного номера. Аналогичным образом входящему документу присваивается регистрационный индекс – и с этого момента организация берет ответственность за его исполнение или использование.

Суть регистрации проста: документ должен быть идентифицирован, то есть получить регистрационный номер. При этом в учетные документы (журналы, карточки) необходимо внести запись о регистрации. Эта процедура важна не только для учета документов и контроля за их исполнением. Документ с уникальным номером гораздо легче найти в электронной системе, файле или в бумажном архиве.

Основные принципы регистрации

Нормативными актами в сфере делопроизводства закреплены общие правила регистрации документов. Главное «пособие» делопроизводителей – Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти 2016 года, которыми в том числе установлены основные принципы регистрации документов.

Зарегистрировать документ можно только один раз

Принцип однократности означает, что в пределах одной организации документ может быть зарегистрирован единожды. Об этом принципе особо следует помнить при смешанной форме делопроизводства, когда наряду с регистрацией бумажных документов в организации ведется электронный документооборот. Дублей быть не должно и в том случае, если документ, зарегистрированный в службе делопроизводства, направлен на исполнение в структурное подразделение, где обновить сведения о документе могут, используя уже созданный регистрационный номер.

Регистрация осуществляется в пределах отдельных групп

Принадлежность к группе определяется в зависимости от вида документа, количества документов одного вида, автора, содержания. Например, распорядительные документы, договоры, служебные документы, исходящая корреспонденция

Соблюдать сроки

Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания. Телеграммы и факсы должны быть зарегистрированы в момент получения, после чего их незамедлительно передают адресату.

Правило календарного года

Документы регистрируют в пределах календарного года. За это время ни один номер не может повториться. С наступлением нового года «счетчик» обнуляется, и документы начинают регистрировать с первого номера, но с учетом изменившейся даты календарного года. Исключение – описи дел постоянного хранения, которые имеют один номер и сквозную нумерацию пунктов.

Регистрировать ОБЯЗАТЕЛЬНО

Служба делопроизводства должна регистрировать все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа создания и получения документа.

В самом общем виде это документы, которые:

  • поступили из других организаций и от физических лиц;
  • внутренние и отправляемые документы;
  • требующие ответа;
  • из органов власти, вышестоящих организаций и т.п.

В кадровом делопроизводстве регистрации подлежат:

Также рекомендуется вести регистрацию выдачи и сдачи доверенностей работникам, представляющим интересы организации. Это позволит проконтролировать срок действия доверенностей, а в случае увольнения работника поможет выяснить, есть ли у него на руках действующий документ.

Единого перечня нерегистрируемых документов не существует

По общему правилу не регистрируются документы, полученные для сведения и не требующие исполнения или ответа. Обычно перечень таких документов содержится в приложении к инструкции по делопроизводству. Если инструкции по делопроизводству в организации нет, список нерегистрируемых документов может быть утвержден приказом руководителя организации.

Как правило, к нерегистрируемым относятся:

  • сводки и информация, присланные для сведения;
  • копии приказов руководителя по основной деятельности;
  • копии распорядительных документов вышестоящей организации;
  • формы статистической отчетности;
  • графики, наряды, заявки;
  • прейскуранты, прайс-листы,
  • технические условия;
  • поздравительные письма и телеграммы;
  • пригласительные билеты;
  • рекламные извещения, плакаты, программы мероприятий;
  • учебные планы, программы;
  • печатные издания (книги, журналы, бюллетени, каталоги);
  • корреспонденция работников с пометкой «лично» и многие др.

В случае если нарушены правила оформления документов, служба делопроизводства вправе их не регистрировать.

Регистрационные журналы, книги, карточки

Для регистрации документов используются журналы (книги) и карточки. Это две исторически сложившиеся формы фиксации регистрационных данных. С появлением компьютеров из бумажных они постепенно трансформировались в электронные журналы, базы данных и, наряду с другими делопроизводственными процедурами, перекочевали в системы электронного документооборота. 

Журналы (книги) регистрации

Если в организации не внедрена система электронного документооборота, функцию регистрации на себя могут взять электронные журналы, которые удобно составлять и вести в виде таблицы Excel. Первая строка такого журнала содержит заголовок информационного поля, каждая последующая – учетную запись.

В большинстве случаев формы регистрационных журналов четко не регламентированы. При необходимости содержание строк и столбцов можно менять, придерживаясь принципа полноты отображения информации о регистрируемом документе.

В произвольной форме ведутся:

Формы журналов и книг, ведение которых обязательно, нормативно определены.

Формы журналов, рекомендованные ГОСТ 12.0.004-90 «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения», утвержденным и введенным в действие постановлением Госстандарта СССР от 5 ноября 1990 года № 2797»: 

  • Журнал регистрации вводного инструктажа;
  • Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте.

С полным списком журналов, ведение которых обязательно, рекомендовано или не предусмотрено законодательством РФ, можно ознакомиться в сводной таблице.

ВАЖНО! Обязательное ведение учетных форм в виде журналов установлена Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, 2010 года (статьи 258, 259,260, 261 и др.). Журналы (книги) регистрации подлежат особому хранению.

Бумажные журналы (книги) регистрации ведутся до полного заполнения. На обложке указывается наименование организации, заголовок, дата заведения журнала (книги), а после внесения последней возможной записи – дата окончания. Любые изменения в названии организации или ее организационно-правовой собственности также должны быть отражены на обложке.

Регистрировать документы в бумажных журналах нужно только в том случае, если такое требование закреплено в правовых актах или когда в этом есть объективная необходимость, например, во избежание разногласий при выдаче документов об образовании и пропусков. В остальных случаях более удобной формой регистрации являются электронные журналы.

Регистрационные карточки

К регистрации на бумажных карточках прибегают в том случае, если в организации нет ни СЭД, ни возможности вести электронные журналы. Карточная система регистрации позволяет регистрировать один и тот же документ в нескольких картотеках в зависимости от классифицирующего признака: по автору, исполнителю и пр. Такой вид картотеки называется справочным, или информационным. Также возможно заведение тематической картотеки, в которой карточки организуются согласно классификатору вопросов деятельности организации. Для осуществления контроля за исполнением документов и поручений используется сроковая картотека.

Поскольку вся работа в картотеке ведется вручную – во время регистрации и в ходе поиска нужной информации, она крайне не продуктивна для работы с большим объемом документооборота, например, с входящими документами.

Организация самостоятельно определяет формы регистрационных карт и закрепляет их в инструкции по делопроизводству.

Кто должен вести регистрацию документов

В случае если в организации делопроизводство ведется централизованно, то вся документация регистрируется в службе ДОУ. При смешанной форме необходимо четко определить, какое подразделение, какой сотрудник ответственны за регистрацию, а также установить перечень документов, подлежащих регистрации.

Часть внутренних документов (приказы по основной деятельности, служебные записки, докладные и пр.) регистрируется службой делопроизводства. Протоколы заседаний – по месту создания лицом, ответственным за организацию мероприятия. Внутренняя документация структурных подразделений проходит регистрацию в структурных подразделениях.

Т. В. Войцехович

Полезная статья?
Да / Нет
Прочитать позже В избранное Отправить по e-mail
  • Поделиться в соцсетях:
Только зарегистрированные участники могут оставлять комментарии. Авторизуйтесь или зарегистрируйтесь

Материалы по теме:

Информационный портал НААР создан сообществом экспертов архивной отрасли РФ. Целью портала является сбор и обобщение, а также анализ всей информации, размещенной в Интернете и в других источниках, имеющей отношение к документам.
На сайте размещены свежие новости и пресс-релизы архивных компаний России, СНГ и зарубежья.

© 2016 - архивный портал naar.ru