Главная > Статьи > Делопроизводство > Штрихкод на документе: пять преимуществ

Штрихкод на документе: пять преимуществ

Прочитать позже   Отправить по e-mail

Штрихкод на документе: пять преимуществ
Большинству компаний никогда не светит безбумажное будущее. По крайней мере, не в ближайшее время. Но уже сегодня многие специалисты по управлению документами задаются вопросом: как работать с бумагой «умнее» и эффективнее? Эксперты рынка разъясняют: одним из наиболее эффективных способов решения проблемы «бумажного хаоса» является использование системы штрихкодов. Слово руководителю экспертной группы компании Делис Архив по сканированию и внедрению электронных архивов Александру Надъярных.

Сохранность документов, образовавшихся на всех этапах деятельности организации, одна из важнейших задач не только бухгалтерских и кадровых подразделений организации, но и топ-менеджмента. Ведь утрата того или иного «чувствительного документа» зачастую приводит к весьма серьезным последствиям. Административный штраф и дисквалификация могут быть не самыми печальными из них. Знание о местонахождении любого документа из заданного множества в любой момент времени, по сути, вопрос безопасности всего бизнеса.

Одним из наиболее доступных способов решения этой проблемы может быть использование системы, известной каждому в мире потребления товаров и услуг. Именно с товарами мы привыкли в первую очередь связывать штрихкоды.

Справочно

Штрихкод Штрихкод (штрих – код, barcode) был придуман в США для маркировки и учета движения товаров в конце 40-х годов прошлого столетия. В основе технологии лежит техника считывания звука, записанного на кинопленке посредством штрихов разной длины. С конца 70-х годов XX века штрихкоды прочно закрепились в торговле и логистике. Для небольших объемов информации используются простые линейные штрихкоды. Наиболее распространены символики EAN (European Article Number), состоящие из 8 или 13 цифр, контролируемые глобальной Ассоциацией GS1 (http://www.gs1.org/).

Первое преимущество: исключение человеческого фактора

В процессе перемещения документа между различными исполнителями или подразделениями одной организации (нескольких удаленных) машина делает в системе учета отметку о прохождении той или иной контрольной точки. Сканер, используемый для считывания штрихкода, под каким бы углом его не поворачивали и сколько раз не подносили к штрихкоду, способен занести только одну запись в учетную базу, исключая тем самым ошибки, вызванные «человеческим фактором»: субъективизм восприятия, невнимательность, безответственность и др.

Второе преимущество: автоматизация управления документами

«Пропикивание» штрихкода на этапах прохождения документа (инициатор, руководитель среднего звена, топ-менеджер, клиент и т.д.) четко фиксируется в системе и позволяет дать ответ: у кого именно и на каком этапе жизненного цикла находится документ.

screenshot.png

Документ, который не прошел необходимой идентификации, не может быть включен в учетную систему (зарегистрирован). Таким образом, реализуется принцип внутреннего аудита документооборота.

Третье преимущество: скорость обработки информации

Проверка наличия документов или папок, снабженных штрихкодом, превращается из утомительного и довольно бестолкового занятия в легкую и эффективную процедуру. Скорость простейших из представленных на рынке устройств для считывания штрихкодов составляет от 100 сканов в секунду. При довольно высокой скорости качество сканирования никак не страдает, а количество ошибок не увеличивается. Последнее неизбежно - в случае массированной ручной обработки.

Четвертое преимущество: контроль уникальности каждой версии документа

С момента появления компьютерных устройств простота сохранения электронных «черновиков» часто играет дурную шутку. Кто не оказывался в ситуации, когда к клиенту почему-то уходил не многократно отсмотренный и выверенный текст письма, а один из «протографов», место которому в корзине для бумаг. Избежать подобных ошибок всегда поможет штрихкод.

Отличие штрихкода документа от штрихкода товара заключается в том, что код присваивается серии товара, внутри которой каждый конкретный экземпляр уникального номера не имеет. Каждый же делопроизводственный документ получает уникальный буквенно-цифровой идентификатор в системе, для чего последними цифрами штрихкода обозначается время создания (часы, минуты) версии документа.

Пятое преимущество: доступность внедрения

Привычным заблуждением любых противников новых технологий является представление о затратном характере всех нововведений (оборудование, расходные материалы, обучение персонала и т.д.). Опустим привычные в таких случаях аргументы о том, что экономить выйдет себе дороже.

Простейший сканер линейных штрихкодов стоимостью от 2000 рублей, самоклеющийся штрихкод стоимостью от 10 копеек за штуку, стандартное программное обеспечение, используемое для регистрации документов в организации (пусть даже и на основе распространенных офисных программ). Это все, что нужно для внедрения штрихкодов.

Программу для самостоятельной генерации штрихкода вы можете скачать здесь.

Программу можно использовать для генерации собственных штрихкодов, которые затем выводить на печать и наклеивать на документы.

Инструкция к программе:

  1. Скачиваем программу и сохраняем ее на компьютере. 
  2. Открываем в программе Exсel файл «Генерация штрих-кодов для печати А 4» и видим на экране файл шаблона для подготовки формы на печать. 
  3. Результаты генерации на Лист 2

    Если система безопасности компьютера предупреждает о запуске активного содержимого, то необходимо нажать кнопки «разрешить редактирование», «включить содержимое».

  4. Для корректной работы программы устанавливаем специальный шрифт Code39, нажав кнопку «code39.ttf» в соответствующем поле шаблона. 
  5. Третий этап генерации штрихкодов

    После нажатия кнопки «code39.ttf» откроется следующий экран, на котором нужно нажать кнопку «Установить».

    Шрифт Code39 установлен.jpg

    Шрифт code39 успешно установлен.

  6. Генерация штрихкодов. 
  7. Запустить генерацию

    Установить в строках 5 – 11 таблицы необходимые вам цифровые и буквенные значения, следуя правилам, указанным в таблице.

    Нажать кнопку «Запустить генерацию».

    Лист 2 таблицы Exсel – результаты вашей генерации.

    Результаты генерации штрихкодов.png

  8. Результаты генерации штрихкодов могут быть распечатаны с помощью обычного принтера на листе самоклеющейся бумаги формата А 4, разрезаны и наклеены на каждый документ (дело, файл, коробку).

Александр Надъярных
руководитель экспертной группы компании Делис Архив 
по сканированию и внедрению электронных архивов
Полезная статья?
Да / Нет
Прочитать позже В избранное Отправить по e-mail
  • Поделиться в соцсетях:
Только зарегистрированные участники могут оставлять комментарии. Авторизуйтесь или зарегистрируйтесь

Материалы по теме:

Сервисы

Все сервисы

Ваши идеи

Знаете как сделать портал лучше? Поделитесь идеей.