СОМ – микрофильмирование в практике архивов

Как обеспечить наилучшую сохранность документов? Хранение в бумажном виде недолговечно, а электронные копии документов технологически устаревают и зачастую не могут быть прочитаны на более современных устройствах и ПО. На помощь придут системы цифрового микрофильмирования (СОМ), о которых расскажет генеральный директор ООО «Аргентум Диджитал» Юрий Беленький.

Введение

Обеспечение сохранности исторического и культурного наследия народов нашей страны является одной из важнейших задач государства, без решения которой невозможно дальнейшее гармоничное развитие общества. Это в полной мере отражено в действующей в настоящее время Федеральной программе «Культура России», одним из базовых положений которой является задача страхового копирования редких и особо ценных культурных объектов, в частности, архивных дел и отдельных документов, книг, газет, карт, плакатов и других исторических и культурных ценностей, хранящихся в российских архивах. В данной программе прямо указан метод страхового копирования, которым является микрофильмирование, порядок отбора объектов для копирования и сдачи микрофильмов в Единый российский страховой фонд документации (ЕР СФД).

Постановка задачи

Задачу архивов, хранящих сегодня документы национального и всемирного значения, можно определить как двуединую: во-первых, это создание условий для максимально долгого хранения оригиналов, представляющих большую культурную и историческую ценность, а, во-вторых, обеспечение возможности доступа к этим документам не только исследователей и специалистов, но и широкого круга общественности.

Обеспечение сохранности оригиналов документов подразумевает создание особых специальных условий их хранения (температура, влажность, освещенность и пр.), проведение необходимого комплекса реставрационных и профилактических работ, а также ограничение доступа к оригиналам и работы с ними. Все это, на первый взгляд, входит в прямое противоречие со второй важной функцией архивов, просветительской – обеспечением максимально возможного доступа широких масс населения к архивным фондам.

Данное противоречие решается посредством максимально бережного однократного копирования оригиналов и предоставления их копий для работы исследователей-профессионалов, а также всех желающих, заинтересованных в изучении национальной и мировой истории.

Анализ методов решения

Традиционным методом копирования документов является микрофильмирование, которое начало интенсивно развиваться, начиная с 1950-х годов прошлого века, и продолжает широко использоваться в наши дни во всем мире. Классическое микрофильмирование является особой разновидностью фотографии и подразумевает следующие основные технологические операции:

• покадровая съемка оригиналов с помощью микрофильмирующей камеры;
• химико-фотографическая обработка проэкспонированных микроформ;
• контроль их качества;
• окончательный монтаж микрофильма;
• изготовление при необходимости копий микрофильма второго и третьего поколения.

Микрофильм как носитель информации обладает уникальными свойствами:

• доказанный срок хранения информации на микрофильме составляет сотни лет;
• копия документа, хранящаяся на микрофильме, непосредственно воспринимается человеком;
• микрофильм не подвержен таким внешним воздействиям как электрические и магнитные поля;
• микрофильм обладает предельно низкой себестоимостью использования, так как при высокой плотности записи информации занимает минимум площади и не требует создания особо жестких условий хранения.

Все эти и ряд других свойств микрофильма как носителя информации обусловили его повсеместное использования для создания СФД, обеспечивающего сохранность информации в долгосрочном плане даже в случае утраты оригиналов. На сегодняшний день микрофильм как носитель информации не имеет альтернативы для обеспечения сохранности информации на период в сотни лет.

Однако микрофильм имеет и ряд недостатков, ставших особенно очевидными в наши дни, когда потребность в информации должна удовлетворяться практически немедленно и независимо от того, в какой точке земного шара находится источник информации, и где находится ее потребитель. Действительно, современных пользователей не могут устроить следующие свойства микрофильма как носителя информации:

• Медленный доступ к информации. Для того, чтобы прочитать документ, микрофильм необходимо найти в хранилище, что при большом объеме хранения требует значительных затрат времени, далее его необходимо установить в читальный аппарат, найти нужный кадр, и только после этого прочитать документ.
• Проблемы тиражирования и рассылки. В любой момент времени только один человек может работать с конкретным микрофильмом. Для того чтобы расширить круг пользователей, необходимо изготовить определенное количество копий, что требует дополнительных затрат времени. Рассылка документов на микрофильмах осуществляется, по современным меркам, исключительно медленно (транспортные средства, почта).

Таким образом, микрофильм можно охарактеризовать как исключительно надежное, но медленное средство хранения информации.

В наши дни бурное развитие цифровых технологий и компьютерной техники предоставляет возможность хранить большие массивы информации в цифровом виде. Практически во всех крупных архивах мира создаются электронные базы данных документов, которые, по сути дела, представляют собой электронный фонд пользования. Хранение копий архивных фондов в электронном виде дает следующие возможности:

• максимально быстрый поиск информации и доступ к ней;
• практически мгновенное копирование и рассылку информации в любую точку земного шара с использованием Интернет.

Проблемы хранения информации в цифровой форме заключаются в другом:

• цифровая информация не воспринимается непосредственно органами чувств человека. Это особенно важно, когда мы имеем в виду период хранения данных в сотни и сотни лет. Уже сегодня носители цифровой информации, произведенные 20 лет назад, невозможно прочитать в связи с полной сменой парка аппаратных средств, а также программного обеспечения;
• высокая себестоимость хранения информации. Достаточно надежное хранение цифровой информации подразумевает ее обязательное копирование, внедрение и использование специальных программ, обеспечивающих постоянное тестирование базы данных, обеспечение других процедур, направленных на недопущение потери информации. Кроме того, в ситуации, когда полная замена аппаратных и программных средств происходит не реже одного раза за несколько лет, возникает необходимость постоянной закупки новых компьютеров, программ и перезаписи информации. При увеличении объема базы данных затраты на ее поддержание растут в геометрической прогрессии. Все это приводит к тому, что хранение единицы информации в цифровом виде оказывается дорогим, по крайней мере, значительно дороже, чем хранение на микрофильмах;
• подверженность внешним воздействиям, таким как электрические и магнитные поля, сбои электропитания и пр.;
• подверженность случайным или намеренным действиям человека. Все современные люди, пользующиеся компьютером, имеют собственный неприятный опыт, когда случайное нажатие клавиши приводило к удалению документа или его части. Безусловно, риск сильно увеличивается, когда мы работаем с объемной электронной базой данных, накапливаемой годами. Непрофессиональные или случайные действия при этом могут иметь катастрофические последствия. Не следует исключать также и злонамеренные действия, различного рода хакерские атаки, рассылки вирусов. К сожалению, миру известны случаи утраты больших электронных баз данных, произошедших в связи с этим.

Таким образом, электронная форма хранения информации может быть охарактеризована как максимально быстрая, гибкая и оперативная, но дорогая и недостаточно надежная, когда речь идет о хранении копий документов на протяжении сотен лет.

Оптимальное решение задачи, по мнению экспертного сообщества, заключается в создании комбинированного хранилища информации, сочетающего в себе плюсы обеих упомянутых выше технологий.

СОМ-технология микрофильмирования

Можно ли ускорить и значительно повысить качество микрофильмирования, а также сделать этот процесс совместимым с цифровыми технологиями? На сегодняшний день этот вопрос решается положительно с помощью использования так называемых СОМ-систем (Computer Output Microfilming).

СОМ-технология предусматривает предварительное сканирование оригинала с последующим выводом полученного графического файла на микроформу (кадр рулонной пленки или кадр микрофиши). Последующая химико-фотографическая обработка микроформ, в зависимости, от их типа может производиться как отдельно, по «классическому» методу, так и автоматически внутри самой СОМ-системы.

Побочным продуктом СОМ-технологии являются электронные образы документов. Однако эти электронные образы можно использовать для пополнения электронного фонда пользования. С другой стороны, возможен и обратный процесс - использование уже имеющихся электронных ресурсов для создания страхового фонда на микрофильмах. Таким образом, внедрение СОМ-технологии в архивах для создания СФД отлично встраивается в уже существующие информационные процессы и происходит в мягком режиме, без глобальных перестроек.

Какие же преимущества сулит внедрение СОМ-технологии?

• при работе с документом СОМ-процесс подразумевает только его однократное сканирование. Современные книжные сканеры, снабженные специальными книжными колыбелями для бережного обращения с оригиналом, LED-подсветкой, низкой по интенсивности и не содержащей ультрафиолетовой и инфракрасной составляющих, оказывают на оригинал гораздо меньшее влияние, чем микрофильмирующая камера с ее мощным световым потоком;
• классическое микрофильмирование ведется практически вслепую, и качество работы можно оценить только после проявки пленки. Если при этом оператор допустил ошибку, например, в расположении страницы в кадре или порядке кадров, ошибся при фокусировке и т.п., оригинал приходится частично или полностью переснимать, что дополнительно его травмирует и требует больших затрат времени. В СОМ-процессе все файлы можно предварительно проконтролировать, установить порядок их следования на печать, и результат будет именно таким, как задумано. Другими словами, СОМ-система позволяет проверить качество микрофильма до его создания, а не после, а качество микрофильма на выходе идеально;
• ряд серийно производимых СОМ-систем позволяют экспонировать пленку со скоростью до 60 кадров/мин., что, безусловно, невозможно обеспечить при работе с микрофильмирующей камерой, которая, даже при самых простых оригиналах даст возможность микрофильмировать со скоростью не более 5-6 кадров/мин.;
• при классическом микрофильмировании для получения микрофильмов второго и последующих поколений используется аппаратура контактного копирования. Она сама по себе не дешева и требует дополнительных расходов на сервис, но, что особенно важно, качество последующих копий заметно ниже качества мастер-копии, т.е. читаемость документа снижается при его перекопированнии. В СОМ-системах эта проблема полностью отсутствует, поскольку, имея набор файлов, выведенных на пленку в первый раз, вы можете, предварительно сохранив работу, повторить эту операцию многократно, получая микрофильмы с исходной читаемостью. При этом понятно, что дополнительного оборудования не требуется. Ясно также, что микрофильм, утраченный по какой-либо причине, может быть восстановлен максимально быстро и с прежним качеством, что подчас является неразрешимой проблемой при работе классическим методом;
• СОМ-микрофильмирование не требует создания специальных условий в помещении, где оно производится. Не нужно зашторивать окна, красить стены специально краской и многое другое. СОМ-системы эксплуатируются в обычных офисных помещениях со стандартным освещением. Это полностью снимает проблему высокой утомляемости операторов микрофильмирующих камер, которые постоянно испытывают большие физические и световые нагрузки. Таким образом, условия труда персонала существенно улучшаются. Кроме того, СОМ-системы гораздо компактнее микрофильмирующих камер и требуют намного меньшей площади помещения для их установки и обслуживания, они также характеризуются пониженным по сравнению с микрофильмирующими камерами энергопотреблением;
• СОМ-системы позволяют микрофильмировать электронные документы, изначально не существующие на бумаге, но представляющие ту или иную ценность. Это особенно важно в связи с резким увеличением электронного документооборота во всем мире в последние годы. Данная функция в принципе недоступна классической технологии микрофильмирования.

Классическое микрофильмирование с использованием микрофиш в настоящее время практически прекращено во всем мире, и соответствующие микрофильмирующие камеры серийно не производятся. Однако, в силу указанных положительных свойств, микрофиша как носитель информации продолжает быть популярной и широко используется в СОМ-процессе. СОМ-система SMA 105, представляющая собой систему фотографического типа и предназначенная для вывода электронных образов документов на форматную микрофишу, представляет собой законченное устройство, реализующее процесс dry-to-dry. Подавая на вход файлы, пользователь на выходе получает готовые сухие микрофиши архивного хранения. 

Это возможно благодаря встроенной проявочной машине, куда проэкспонированная микрофиша подается автоматически. Некоторые архивы исторически в качестве микроформ для долговременного хранения информации используют микрофиши. Надо отметить, что микрофиша является наиболее емким носителем. 

При одинаковом объеме хранимой информации микрофиша занимает гораздо меньший физический объем по сравнению с рулонным микрофильмом. Именно это обстоятельство, а также простота поиска документа, является аргументом в пользу микрофиш. 

Система не требует подачи воды и наличия канализации, т.к. использует готовые наборы герметично закрытых химикатов. После отработки химикатов они просто заменяются новыми. Эксплуатация СОМ-системы SMA 105 осуществляется в помещениях офисного типа, специальные требования к которым отсутствуют.

Опыт эксплуатации СОМ-систем

На сегодняшний день мировой опыт эксплуатации СОМ-систем весьма велик. Они используются не только в архивах, но и в библиотеках, министерствах и ведомствах, банках, научных учреждениях, в коммерческих сервисных бюро и пр. по всему миру. В нашей стране практически СОМ-системы используются в повседневной работе с 2004 г. СОМ-технология внедрена в следующих субъектах Российской Федерации:

• г. Москва
• Мурманская обл.
• Свердловская обл.
• Московская обл.
• Омская обл.
• Челябинская обл.
• г. Санкт-Петербург
• Нижегородская обл.
• Республика Саха (Якутия)
• г. Тула
• Красноярский край
• Республика Коми
• Воронежская обл.

СОМ-системы используются также в Казахстане и Украине. Целый ряд проектов внедрения СОМ-систем находится на стадии завершения.

Заключение

СОМ-технологии за последние пятнадцать-двадцать лет практического использования во всем мире заслужили признание специалистов в связи с их идеальной встраиваемостью в концепцию создания параллельно двух фондов документов – электронного фонда пользования и страхового фонда на микроформах.

СОМ-системы являются полностью автоматическими устройствами. Будучи подключенными к локальной компьютерной сети, они практически выполняют функции фотопринтера, не нуждаясь при этом во вмешательстве человека в процесс микрофильмирования как таковой. Качество микрофильма, полученного с помощью СОМ-системы гораздо выше, чем классического, при этом сам процесс микрофильмирования проходит гораздо быстрее. Все эти и многие другие свойства СОМ-систем обусловили их успешную эксплуатацию во многих архивах мира.