Прочитать позже Отправить по e-mail
Как обеспечить наилучшую сохранность документов? Хранение в бумажном виде недолговечно, а электронные копии документов технологически устаревают и зачастую не могут быть прочитаны на более современных устройствах и ПО. На помощь придут системы цифрового микрофильмирования (СОМ), о которых расскажет генеральный директор ООО «Аргентум Диджитал» Юрий Беленький.
Обеспечение сохранности исторического и культурного наследия народов нашей страны является одной из важнейших задач государства, без решения которой невозможно дальнейшее гармоничное развитие общества. Это в полной мере отражено в действующей в настоящее время Федеральной программе «Культура России», одним из базовых положений которой является задача страхового копирования редких и особо ценных культурных объектов, в частности, архивных дел и отдельных документов, книг, газет, карт, плакатов и других исторических и культурных ценностей, хранящихся в российских архивах. В данной программе прямо указан метод страхового копирования, которым является микрофильмирование, порядок отбора объектов для копирования и сдачи микрофильмов в Единый российский страховой фонд документации (ЕР СФД).
Задачу архивов, хранящих сегодня документы национального и всемирного значения, можно определить как двуединую: во-первых, это создание условий для максимально долгого хранения оригиналов, представляющих большую культурную и историческую ценность, а, во-вторых, обеспечение возможности доступа к этим документам не только исследователей и специалистов, но и широкого круга общественности.
Обеспечение сохранности оригиналов документов подразумевает создание особых специальных условий их хранения (температура, влажность, освещенность и пр.), проведение необходимого комплекса реставрационных и профилактических работ, а также ограничение доступа к оригиналам и работы с ними. Все это, на первый взгляд, входит в прямое противоречие со второй важной функцией архивов, просветительской – обеспечением максимально возможного доступа широких масс населения к архивным фондам.
Данное противоречие решается посредством максимально бережного однократного копирования оригиналов и предоставления их копий для работы исследователей-профессионалов, а также всех желающих, заинтересованных в изучении национальной и мировой истории.
Традиционным методом копирования документов является микрофильмирование, которое начало интенсивно развиваться, начиная с 1950-х годов прошлого века, и продолжает широко использоваться в наши дни во всем мире. Классическое микрофильмирование является особой разновидностью фотографии и подразумевает следующие основные технологические операции:
Микрофильм как носитель информации обладает уникальными свойствами:
Все эти и ряд других свойств микрофильма как носителя информации обусловили его повсеместное использования для создания СФД, обеспечивающего сохранность информации в долгосрочном плане даже в случае утраты оригиналов. На сегодняшний день микрофильм как носитель информации не имеет альтернативы для обеспечения сохранности информации на период в сотни лет.
Однако микрофильм имеет и ряд недостатков, ставших особенно очевидными в наши дни, когда потребность в информации должна удовлетворяться практически немедленно и независимо от того, в какой точке земного шара находится источник информации, и где находится ее потребитель. Действительно, современных пользователей не могут устроить следующие свойства микрофильма как носителя информации:
Таким образом, микрофильм можно охарактеризовать как исключительно надежное, но медленное средство хранения информации.
В наши дни бурное развитие цифровых технологий и компьютерной техники предоставляет возможность хранить большие массивы информации в цифровом виде. Практически во всех крупных архивах мира создаются электронные базы данных документов, которые, по сути дела, представляют собой электронный фонд пользования. Хранение копий архивных фондов в электронном виде дает следующие возможности:
Проблемы хранения информации в цифровой форме заключаются в другом:
Таким образом, электронная форма хранения информации может быть охарактеризована как максимально быстрая, гибкая и оперативная, но дорогая и недостаточно надежная, когда речь идет о хранении копий документов на протяжении сотен лет.
Оптимальное решение задачи, по мнению экспертного сообщества, заключается в создании комбинированного хранилища информации, сочетающего в себе плюсы обеих упомянутых выше технологий.
Можно ли ускорить и значительно повысить качество микрофильмирования, а также сделать этот процесс совместимым с цифровыми технологиями? На сегодняшний день этот вопрос решается положительно с помощью использования так называемых СОМ-систем (Computer Output Microfilming).
СОМ-технология предусматривает предварительное сканирование оригинала с последующим выводом полученного графического файла на микроформу (кадр рулонной пленки или кадр микрофиши). Последующая химико-фотографическая обработка микроформ, в зависимости, от их типа может производиться как отдельно, по «классическому» методу, так и автоматически внутри самой СОМ-системы.
Побочным продуктом СОМ-технологии являются электронные образы документов. Однако эти электронные образы можно использовать для пополнения электронного фонда пользования. С другой стороны, возможен и обратный процесс - использование уже имеющихся электронных ресурсов для создания страхового фонда на микрофильмах. Таким образом, внедрение СОМ-технологии в архивах для создания СФД отлично встраивается в уже существующие информационные процессы и происходит в мягком режиме, без глобальных перестроек.
Какие же преимущества сулит внедрение СОМ-технологии?
Классическое микрофильмирование с использованием микрофиш в настоящее время практически прекращено во всем мире, и соответствующие микрофильмирующие камеры серийно не производятся. Однако, в силу указанных положительных свойств, микрофиша как носитель информации продолжает быть популярной и широко используется в СОМ-процессе. СОМ-система SMA 105, представляющая собой систему фотографического типа и предназначенная для вывода электронных образов документов на форматную микрофишу, представляет собой законченное устройство, реализующее процесс dry-to-dry. Подавая на вход файлы, пользователь на выходе получает готовые сухие микрофиши архивного хранения.
Это возможно благодаря встроенной проявочной машине, куда проэкспонированная микрофиша подается автоматически. Некоторые архивы исторически в качестве микроформ для долговременного хранения информации используют микрофиши. Надо отметить, что микрофиша является наиболее емким носителем.
При одинаковом объеме хранимой информации микрофиша занимает гораздо меньший физический объем по сравнению с рулонным микрофильмом. Именно это обстоятельство, а также простота поиска документа, является аргументом в пользу микрофиш.
Система не требует подачи воды и наличия канализации, т.к. использует готовые наборы герметично закрытых химикатов. После отработки химикатов они просто заменяются новыми. Эксплуатация СОМ-системы SMA 105 осуществляется в помещениях офисного типа, специальные требования к которым отсутствуют.
На сегодняшний день мировой опыт эксплуатации СОМ-систем весьма велик. Они используются не только в архивах, но и в библиотеках, министерствах и ведомствах, банках, научных учреждениях, в коммерческих сервисных бюро и пр. по всему миру. В нашей стране практически СОМ-системы используются в повседневной работе с 2004 г. СОМ-технология внедрена в следующих субъектах Российской Федерации:
СОМ-системы используются также в Казахстане и Украине. Целый ряд проектов внедрения СОМ-систем находится на стадии завершения.
СОМ-технологии за последние пятнадцать-двадцать лет практического использования во всем мире заслужили признание специалистов в связи с их идеальной встраиваемостью в концепцию создания параллельно двух фондов документов – электронного фонда пользования и страхового фонда на микроформах.
СОМ-системы являются полностью автоматическими устройствами. Будучи подключенными к локальной компьютерной сети, они практически выполняют функции фотопринтера, не нуждаясь при этом во вмешательстве человека в процесс микрофильмирования как таковой. Качество микрофильма, полученного с помощью СОМ-системы гораздо выше, чем классического, при этом сам процесс микрофильмирования проходит гораздо быстрее. Все эти и многие другие свойства СОМ-систем обусловили их успешную эксплуатацию во многих архивах мира.
1. Как правильно провести служебное расследование: этапы, сроки и формы документов
2. Делопроизводство от А до Я. Работа с обращениями граждан
Знаете как сделать портал лучше? Поделитесь идеей.