Яндекс.Метрика Сканирование документов архива организации - Статьи об архивном деле, документообороте, делопроизводстве - Портал о документах naar.ru
Главная > Статьи > Архивное дело > Сканирование документов архива организации

Сканирование документов архива организации

Прочитать позже   Отправить по e-mail

К решению о необходимости перехода на электронный документооборот рано или поздно приходят все современные предприятия и организации. В электронный вид переводятся деловые бумаги, чертежи, техническая документация и другая информация. Электронная версия гарантирует сохранность данных, даже в случае непредвиденных ситуаций. Оцифровка позволяет упростить процесс коммуникации и ускорить взаимодействие между сотрудниками и подразделениями компании.

  • Сканирование документов архива организации

К решению о необходимости перехода на электронный документооборот рано или поздно приходят все современные предприятия и организации. В электронный вид переводятся деловые бумаги, чертежи, техническая документация и другая информация. Электронная версия гарантирует сохранность данных, даже в случае непредвиденных ситуаций. Оцифровка позволяет упростить процесс коммуникации и ускорить взаимодействие между сотрудниками и подразделениями компании.

Сканирование документов архива компании

Перевод в электронный вид архива компании представляет собой сложный и трудоемкий процесс, требующий применения специального оборудования и технологий. Качество и скорость выполнения оцифровки во многом зависит от квалификации специалистов и внимательного отношения к оригиналам бумаг.

Сканирование документов архива организации позволяет решить одновременно несколько задач:

  • Упорядочить документацию.
  • Упростить поиск необходимой информации.
  • Снизить нагрузку на персонал.
  • Ускорить процесс обработки запросов.
  • Освободить архивные площади.
  • Перейти на ведение электронного документооборота.
  • Сохранить ветхие оригиналы.

Документооборот – важная составляющая любой фирмы. В идеале документы должны сканироваться сразу после поступления в соответствующий отдел. Для этих целей фирме следует иметь в наличии хотя бы один сканер.

Сложнее обстоит ситуация при необходимости оцифровки больших по объему массивов бумаг. В этом случае необходимо привлекать квалифицированных специалистов из организаций, предоставляющих услуги сканирования или ретроконверсии. Архивная компания предоставит опытных и квалифицированных операторов сканирования, знающих нюансы оцифровки архивной документации.

Специфика сканирования архива документов организации

Сканирование и индексирование архивных документов, бумаг и описей имеет некоторые нюансы. Прежде всего, здесь практически каждый документ уникален.

Перед оператором сканирования стоит очень ответственная задача. Специалист должен увидеть особую сшивку, ветхость или повреждения бумаги и оперативно перенастроить оборудование. Высокое значение имеет опыт исполнителя, который должен в режиме реального времени отслеживать качество оригиналов и получаемых электронных копий.

Оборудование для сканирование документов

Компании, предоставляющие архивные услуги используют современное оборудование. К сканерам предъявляются максимально высокие требования. Они должны обладать высокими характеристиками разрешения, контрастности и цветопередачи. Особенно важно соответствие сканеров перечисленным критериям при обработке не контрастных, угасающих изображений и текстов.

Идеальным вариантом является применение планетарных сканеров. Они позволяют выполнять качественную и быструю оцифровку документов с особой структурой, толщиной и весом.

Индексирование сканированных документов

Возможность ведения электронного учета и оперативного поиска информации обеспечивается индексированием – заполнением карточки документа. Каждый электронный образец снабжается необходимыми атрибутами: датой, номером, ФИО исполнителя, поставщиком и т.д. При помещении в архив просто отсканированных копий и игнорировании атрибутирования поиск необходимого документа станет невозможным.

Даже сегодня изредка встречаются архивные бумаги и описи, выполненные вручную. Такие образцы не поддаются качественному программному распознаванию. В этом случае необходимо проведение ручной ретроконверсии.

Преимущества сотрудничества с архивной компанией

Организация электронного архива необходима любому учреждению, предприятию или компании, которые регулярно решают задачи поиска и копирования материалов по внешним запросам.

Проведение массового сканирования архива предприятия силами специализированной внешней организации позволяет сэкономить время, финансы и снизить нагрузку на сотрудников.

Поиск необходимой информации в бумажном архиве отнимает много времени. Если один документ необходим одновременно нескольким сотрудникам, приходится делать копию или ждать своей очереди. Даже при аккуратном применении бумажные носители изнашиваются, возрастает риск утраты ценной информации. В обычном архиве имеется риск утраты бумаги или ошибочной смены места ее хранения. Целесообразность проведения оцифровки архива компании не подлежит сомнению. Отпадает необходимость аренды дополнительных помещений.

Специализированная компания имеет профессиональное оборудование, позволяющее быстро и качественно выполнить оцифровку документации любого формата. Техника позволяет сканировать несколько тысяч страниц в день.

После завершения процесса оцифровки заказчик получает грамотно структурированную электронную базу данных и упорядоченный бумажный архив.

Полезная статья?
Да / Нет
Прочитать позже В избранное Отправить по e-mail
  • Поделиться в соцсетях:
Только зарегистрированные участники могут оставлять комментарии. Авторизуйтесь или зарегистрируйтесь

Материалы по теме:

Сервисы

Все сервисы

Ваши идеи

Знаете как сделать портал лучше? Поделитесь идеей.