Яндекс.Метрика Сканирование документов - Статьи об архивном деле, документообороте, делопроизводстве - Портал о документах naar.ru
Главная > Статьи > Архивное дело > Сканирование документов

Сканирование документов

Прочитать позже   Отправить по e-mail

это – первый шаг на пути к созданию электронного архива
В современном мире, когда информационные технологии всё прочнее входят в нашу жизнь и без них не обходится ни один производственный процесс, необходимость представления бумажного носителя в электронном виде становится всё более актуальной.

Сканирование документов

это – первый шаг на пути к созданию электронного архива

В современном мире, когда информационные технологии всё прочнее входят в нашу жизнь и без них не обходится ни один производственный процесс, необходимость представления бумажного носителя в электронном виде становится всё более актуальной.

Для чего сканируют документы?

Сканирование документов имеет ряд преимуществ. Благодаря этой возможности получается цифровой формат документа, с которым удобно работать, преобразовывая исходный материал в требуемый результат. Например, необходимо составить договор купли-продажи с определённым контрагентом. В наличии есть подобный договор, но в бумажном виде. Достаточно отсканировать его и немного изменить. Такая процедура отнимает гораздо меньше времени и сил, нежели составление нового договора.

При сканировании документов получаются электронные копии. Систематизируя их определенным образом, можно получить электронный архив, с которым проще работать, нежели с бумажным. Особенно актуально это для крупных предприятий, имеющих большие по размерам архивы, которые занимают немалую площадь и вызывают дискомфорт при работе с информацией. Сканирование документов является начальным этапом создания электронного архива, пользование которым значительно сокращает время поиска и упрощает работу с документацией.

С чего начинается и как происходит процесс сканирования?

Сканирование начинается задолго до нажатия кнопки сканера. Немало сил и времени уходит на подготовку материалов, которая состоит из расшивки архивных дел, раскладки листов по стопкам, маркировки стопок и листов. Выполняются эти работы специалистами вручную. Бумаги со временем желтеют и становятся ветхими, поэтому при такой работе важно их не повредить.

Затем после нажатия оператором кнопки происходит сам процесс сканирования. Для качественной оцифровки больших объёмов документации лучше использовать профессиональные сканеры.

Полученные копии осматривают, сравнивая с оригиналами. Если получились изображения гораздо худшего качества, нежели исходный материал, то необходимо перенастроить оборудование. Затем документы сканируют повторно. Цифровые копии проверяют и на наличие ошибок и повторов. В случае обнаружения их исправляют, используя специальные компьютерные программы.

Для создания электронного архива сканированные копии документов индексируют по номеру, дате, названию, реквизитам, сумме и другим полям и вносят в специальную программу. Такая обработка облегчает процесс поиска необходимой информации.

После процедуры сканирования бумагам придают исходный вид и возвращают владельцу.

Сканировать документы самим или доверить эту работу профессионалам?

Одно дело, когда необходимо отсканировать несколько договоров и совершенно другое, когда требуется подвергнуть этой процедуре множество различных по формату и состоянию бумаг, составляющих архив предприятия. Тогда одним штатным сканером не обойтись. В таких случаях требуется не только современное высокотехнологичное оборудование, но и квалифицированные специалисты.

Для небольших по документообороту предприятий процесс сканирования не является сложной задачей. Достаточно иметь в наличии подходящий сканер, необходимое программное обеспечение и работника, который умеет профессионально этим пользоваться. А что делать, если этого нет? Тогда придется хорошенько потратиться на покупку дорогостоящего оборудования и подготовку специалиста. Но есть и другой выход из сложившейся ситуации: можно воспользоваться услугами сканирования документов, которые предоставляет архивная компания "Архив и Экспертиза".

Для крупных предприятий, имеющих большие и давно сформированные архивы, процесс сканирования может вызывать немало трудностей. Связано это не только с большим объемом работ, но и с физическим состоянием материальных носителей, которые хранились в архиве предприятия на протяжении нескольких десятков лет. Лучше обратиться к архивной компании, имеющей в своем арсенале профессиональные сканеры, специально оборудованные для хранения документации помещения и опытных работников, которые умеют не только аккуратно сканировать ветхие бумаги, но и быстро и качественно выполнять другие архивные работы.

Полезная статья?
Да / Нет
Прочитать позже В избранное Отправить по e-mail
  • Поделиться в соцсетях:
Только зарегистрированные участники могут оставлять комментарии. Авторизуйтесь или зарегистрируйтесь

Материалы по теме:

Сервисы

Все сервисы

Ваши идеи

Знаете как сделать портал лучше? Поделитесь идеей.