Подпишитесь, чтобы быть в курсе

Сканирование документов

Прочитать позже   Отправить по e-mail

Для организаций сканирование документов позволяет решить целый ряд проблем, связанных с хранением бумажных документов.

Во-первых, это позволяет освободить архивные площади, заменив ряд документов на их электронные копии. Данный шаг также позволяет снизить издержки, возникающие в результате аренды дорогостоящих квадратных метров.

Во-вторых, сканирование документов обеспечивает сохранность единицы хранения, поскольку электронная информация не подвержена рискам порчи или изнашивания.

В-третьих, если на поиск сведений, содержащихся на бумажных носителях, может уходить много времени, то материалы, которые прошли процедуру сканирования документов, всегда доступны в оперативном режиме.

Сканирование документов представляет собой перевод документа в растровый формат с последующим сохранением в файл с одним из доступных расширений (tiff, bmp, jpeg и др.). При необходимости полученное изображение как картинка открывается практически в любом графическом редакторе.

Какие документы можно сканировать?


Совершенно не обязательно приводить в электронный вид весь документооборот организации. Объем и вид документов для сканирования определяется спецификой деятельности, особенностями структуры компании, внутренними правилами работы с документами и финансовыми средствами, которые компания в данный момент готова потратить на создание электронного архива. 

Сканировать можно любые документы. Современное оборудование позволяет сканировать тексты, чертежи, изображения, книги и др.

Чаще всего возникает необходимость в изготовлении цифровых копий: 

  • бухгалтерской документации: счета-фактуры, накладные и т.д.;
  • организационно-распорядительной документации: приказы, распоряжения;
  • юридических документов: договоры, соглашения, контракты;
  • кадровых дел: личные дела сотрудников, карточки формы Т 2 и т.д.;
  • проектных документов: схемы. чертежи, кальки и т.д.;
  • изображений: картины, фотографии, слайды, т.е. где важно передать качество цвета, точность изображения, геометрии и т.д.;
  • периодические издания: газеты, журналы.

Сканированию также подлежат уже сформированные архивные дела, уже сшитые и хранящиеся на полках.

Как нужно готовиться к сканированию?


Не важно, кем будет проводиться сканирование - своими силами или чужими, необходимо провести предварительную работу по подготовке документов к сканированию.

На первой стадии проводится техническая подготовка бумажных материалов, которая предполагает непосредственную физическую работу с документами: разброшюровку, изъятие скрепок, скоб и др. Это позволит в дальнейшем сократить и автоматизировать процесс сканирования.

Сканеры, которые умеют сканировать сброшюрованные документы, есть на рынке, но они очень и очень дорогие, капризные, требуют постоянного администрирования. С точки зрения цены и качества гораздо рациональнее использовать универсальные сканеры, имеющие автоподачик и планшетное прижимное стекло, позволяющие отсканировать документы практически любого типа.  

 Вторым этапом подготовки документов к сканированию является систематизация, то есть работа с содержанием бумаг: отбор документов, упорядочивание документов в соответствии с определенными принципами. Одним из принципов может стать хронология, внешний вид документов, структурное подразделение, к которому они относятся, порядковые номера и др. 

Как сканируются документы?


14032.png

Оцифровка документов представляет собой процесс приведения бумажного листа в электронный вид с помощью сканеров. 

В зависимости от вида документа, его формата, содержания, качества бумаги и др. выбирают тип сканера. Диапазон возможностей достаточно широк.

Самая дорогая техника, роботизированная, умеет сканировать сама. К такому типу относятся: Qidenus Pro TT; Kirtas Kabis I-III; Kirtas APT BookScan 2400 Gold; i2S Digitizing Line 3000; TREVENTUS ScanRobot).

Широкому потребителю она не доступна по причине высокой стоимости.

Самая примитивная и дешевая, например Handyscan, - небольшого размера, в виде шариковой ручки. Таким сканером проводят по тексту, и он передает изображение на экран.

handyscan.jpg

 

На практике эти сканеры не очень удобны, трудно ровно вести рукой по документу. Кроме того, для них характерно низкое качество передачи деталей текста и цвета. Разрешение сканирования минимальное.

К среднему классу сканеров относится техника в ценовом диапазоне от 20 тыс. до 500 тыс. рублей.

Те, что относятся к нижней границе, позволяют сканировать в поточном режиме. Загружая 10 - 20 листиков, можно получить 10 - 20 изображений. Для этого типа сканеров характерна небольшая скорость и отсутствие некоторых возможностей, например 2-х стороннего сканирования.

Те, что относятся к верхней границе - универсальные, позволяют производить поточное и планшетное сканирование с достаточно высокой скоростью. При поточном методе сканирование 500 листов происходит за 5 минут, при книжном - 300 страниц в час.

Существуют широкоформатные сканеры, позволяющие сканировать документы вплоть до формата А 0, например чертежи, схемы. Различия между сканерами такого типа невелики, заключаются в возможности цветопередачи и скорости.

Специальные высококачественные сканеры используют, если необходимо отсканировать изображение. Их особенность - высокое качество передачи цвета и точность изображения. Высокая скорость не является достоинством этого типа сканеров. 

Как обрабатывается информация?


После того как документы пройдут процесс оцифровки, необходимо верифицировать полученную информацию. Обычно специалисты по сканированию осуществляют визуальный контроль качества каждого изображения. Если правильно настроить режимы сканирования, то дополнительная обработка отсканированного будет сведена к минимуму. 

Полученное изображение необходимо атрибутировать и проиндексировать, чтобы его можно было найти, воспользовавшись поисковой системой.  

Можно провести процедуру распознавания текста документа, которая сделает возможными последующие манипуляции с ним в редакторах. 

Какой формат выбрать: TIFF или PDF?


Как правило в мировой практике для достижения максимального качества используют формат TIFF (англ. Tagged Image File Format), который представляет собой формат хранения растровых графических изображений. Файлы с расширением TIFF применяют для документов постоянного обращения и долговременного архивного хранения. Однако документы, сохраненные в данном формате, занимают большой объем электронного пространства и по этой же причине их неудобно передавать во внутренней или внешней сети.

Для тех организаций, которые планируют частое обращение к электронным архивам и пересылку цифровых копий документов, оптимальным является применение формата PDF (англ. Portable Document Format).

Сегодня большую популярность имеют двухслойные документы PDF, в которых одновременно есть сканированный и распознанный вариант документа. Последний позволяет выполнять контекстный поиск в документах.

Нередко организации заказывают сохранение документов сразу в обоих форматах. TIFF для тех случаев, когда необходимо в основном хранение и печать документа в высоком качестве, PDF – для активного использования в офисе.

Полезная статья?
Да / Нет
Прочитать позже В избранное Отправить по e-mail
  • Поделиться в соцсетях:
Только зарегистрированные участники могут оставлять комментарии. Авторизуйтесь или зарегистрируйтесь

Материалы по теме:



Семинары

Все семинары

Сервисы

Все сервисы

Ваши идеи

Знаете как сделать портал лучше? Поделитесь идеей.

Информационный портал НААР создан сообществом экспертов архивной отрасли РФ. Целью портала является сбор и обобщение, а также анализ всей информации, размещенной в Интернете и в других источниках, имеющей отношение к документам.
На сайте размещены свежие новости и пресс-релизы архивных компаний России, СНГ и зарубежья.

© 2016 - архивный портал naar.ru