Подпишитесь, чтобы быть в курсе

Главная > Статьи > Делопроизводство > Сколько нужно хранить бухгалтерские документы

Сколько нужно хранить бухгалтерские документы

Прочитать позже   Отправить по e-mail

Сколько нужно хранить бухгалтерские документы
Бухгалтерские документы составляют до 80% общего документооборота организации. За нарушение правил их хранения и уничтожения предусматривается гражданско-правовая, административная и уголовная ответственность.

Нормативные акты, регулирующие сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов:

  • Налоговый кодекс РФ, 
  • Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»,  
  • Федеральный закон от 24.07.2009 №212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования», 
  • Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», 
  • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры от 25.08.2010 №558,  
  • Письма Минфина России от 26 апреля 2011 года № 03-03-06/1/270 (О сроках хранения первичных документов, на основании которых определяется первоначальная стоимость амортизируемого имущества, в целях налогообложения прибыли), от 25 мая 2012 года № 03-03-06/1/278 (Налоговый учет: хранение документов, подтверждающих объем понесенного убытка) и от 30 марта 2012 года № 03-11-11/104 (О сроках хранения первичных документов индивидуальным предпринимателем, применяющим упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения в виде доходов).

Если хранение документов регламентируется сразу несколькими законами, то руководствоваться необходимо тем, который предлагает самый длительный период хранения.

Cколько хранить:

  • Документы, необходимые для налогообложения (в том числе первичные документы и счета-фактуры) – 4 года с момента окончания налогового периода, когда данный документ был использован, 
  • Регистры налогового учета и налоговая отчетность (2НДФЛ, декларации, расчеты и т.д.) – 5 лет после окончания периода, в котором они были составлены, 
  • Документы, используемые для начисления и уплаты страховых взносов в ПФР, ФСС и ФФОМС, расчетные и платежные ведомости, кассовые и банковские документы по выплатам работникам, больничные, платежные поручения на перечисление взносов, расчеты по формам РСВ-1 – 6 лет после окончания года, в котором документ использовали последний раз (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей о начислении зарплаты, а также годовые — 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2003 года), 
  • Документы по личному составу, трудовые договора, личные карточки, лицевые счета работников, приказы и распоряжения о приеме на работу, переводе и увольнении, премировании и т.д. – созданные до 2003 года хранятся 75 лет со дня создания, начиная с 2003 года – 50 лет, 
  • Кассовые документы на выдачу заработной платы – 5 лет после окончания года, в котором документ был составлен, но при отсутствии лицевых счетов (форма № Т-54) документы, созданные до 2003 года хранятся 75 лет, начиная с 2003 года – 50 лет, 
  • Табели и журналы учета рабочего времени – 5 лет после окончания года, в котором был создан документ, но если в журналах отражены периоды работы во вредных или опасных условиях труда, то они хранятся следующим образом: созданные до 2003 года – 75 лет, с 2003 года – 50 лет.

Случаи, когда сроки хранения необходимо продлить

Во-первых, это касается документов, подтверждающих убытки. Следуя пп. 8 п.1 ст. 23, п. 4 ст. 283 НК РФ, первичные документы, подтверждающие сумму убытка, следует хранить в течение всего срока переноса убытка плюс еще четыре года после окончания года, в котором убыток был полностью списан. Следовать этому правилу надо во всех ситуациях, даже тогда, когда правильность расчета суммы убытка была подтверждена выездной налоговой проверкой (Письмо Минфина от 25.05.2012 №03-03-06/1/278). 

Во-вторых, срок хранения продлевается у документов, связанных с приобретением и продажей основного средства, а также с его реконструкцией и модернизацией. Такие документы необходимо хранить 4 года и также весь период, в течение которого начисляется амортизация (письмо Минфина от 12.02.2016 № 03-03-06/1/7604). В случае, если основное средство было реализовано, то всю связанную с ним документацию необходимо хранить либо 4 года после продажи (подп. 7. п.1 ст. 268 НК РФ), либо после учета в расходах убытка от этой сделки.

Определяем сроки хранения на примере товарной накладной

Товарная накладная может подтверждать различные бухгалтерские операции. И именно от того, какое действие подтверждает данный документ, зависит срок его хранения.

Если товарная накладная является:

  1. подтверждением принятия товаров к учету и правомерности вычета «входного» НДС, то предусмотренный срок хранения 4 года после окончания налогового периода, в котором НДС был принят к вычету, 
  2. подтверждением стоимости товаров, включенной в налоговые расходы, – 4 года после окончания налогового периода, в котором стоимость товаров учтена в налоговых расходах, 
  3. первичным учетным документом – храним 5 лет после окончания года, в котором стоимость товаров была учтена в расходах.

Так как для товарной накладной предусмотрены различные сроки ранения, то, чтобы не ошибиться, выбираем самый большой. То есть, товарную накладную следует хранить 5 лет.

Санкции за неправильное хранение бухгалтерской документации

Бухгалтерские документы могут затребовать: органы ФНС, ПФР, ФСС и трудовая инспекция. Если запрашиваемый документ не предоставлен, то ответственность в виде штрафа несет не только организация, но и ее должностное лицо.

В случае непредставления документов ФНС, организация обязана выплатить штраф 200 рублей за каждый затребованный, но неполученный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ), а должностное лицо будет оштрафовано в размере от 300 до 500 рублей (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

Если документы не представлены ПФР или ФСС, то штраф для организации составит 200 рублей за каждый непредъявленный документ (ст. 48 Закона № 212-ФЗ, п. 1 ст. 19 Закона № 125-ФЗ), а для должностного лица от 300 до 500 рублей (ч. 3,4 ст. 15.33 КоАП РФ).

Самое суровое наказание наступает за непредставление документов трудовой инспекции: от 30 000 до 50 000 рублей для организации и от 1000 до 5000 рублей для должностного лица (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

***

Во избежание штрафов за нарушение статьи 29 Закона №402-ФЗ, обязующей каждую организацию и предпринимателя хранить бухгалтерские документы, следует создавать внутренние архивы или отдавать документацию на хранение в специализированные архивные организации.

НААР ©

 источник: КонсультантПлюс 

Полезная статья?
Да / Нет
Прочитать позже В избранное Отправить по e-mail
  • Поделиться в соцсетях:
Только зарегистрированные участники могут оставлять комментарии. Авторизуйтесь или зарегистрируйтесь

Материалы по теме:

Сервисы

Все сервисы

Ваши идеи

Знаете как сделать портал лучше? Поделитесь идеей.

Информационный портал НААР создан сообществом экспертов архивной отрасли РФ. Целью портала является сбор и обобщение, а также анализ всей информации, размещенной в Интернете и в других источниках, имеющей отношение к документам.
На сайте размещены свежие новости и пресс-релизы архивных компаний России, СНГ и зарубежья.

© 2016 - архивный портал naar.ru