Подпишитесь, чтобы быть в курсе

Главная > Статьи > Архивное дело > Инновационные технологии хранения документов: опыт Сбербанка

Инновационные технологии хранения документов: опыт Сбербанка

Прочитать позже   Отправить по e-mail

Первый в России автоматизированный центр эффективно решает задачу о том, как сократить затраты на оплату труда в 20 раз, а сроки выполнения запросов снизить в 10-12 раз.

Одним из главных банковских событий 2011 года стало открытие автоматизированного архивного центра Сбербанка. В логистическом парке «Томилино» на площади около 15 тыс. кв. м разместятся документы Центрального аппарата банка и его филиалов в Москве, Московской области и прилегающих территорий.

В работу нового архивного хранилища будут вовлечены не только специалисты отрасли, но и роботы-архивариусы, которые позволят многократно снизить расходы на обслуживание и увеличить производительность в процессе выдачи архивных документов банка.

Конструктивное решение
для хранения архивных документов


Масштабы возведенного логистического центра поразили бы даже фантазию известного мастера архитектурных пейзажей XVIII Джованни Пиранези. Архивно-архитектурный проект Сбербанка имеет внушительные площади порядка 53,7 тыс. кв. м., приобретенные в 2010 году, с заметным стремлением к конструктивизму и абстракции. Гигантское архивное здание высотой с шестиэтажное здание выполнено предельно просто: внутреннее пространство разделено узкими коридорами, которые образуют высотные стеллажи для хранения документов.

Сохранность и безопасность документов, находящихся в архивном хранилище, обеспечивается при помощи инновационной системы предотвращения пожаров. Здание надежно герметизировано, а в зоне хранения документов поддерживается атмосфера с пониженным до 15 % содержанием кислорода. При таких условиях среды невозможно возгорание бумаги и картона, однако человек не может находиться там более трех часов.

С комфортом в подобной климатической среде могут существовать только роботы. Поставщиком оборудования выступила немецкая компания-производитель Trapo AG, которая обслуживает также современные архивы ФБР. Другая немецкая организация ViastoreSystems занялась поставкой технологий высокостеллажного склада.

Для того чтобы сэкономить на издержках при закупке программного обеспечения, необходимого для работы архивных роботов, было принято решение заказать отечественную автоматизированную систему «Центральный архив» у компании «Лаборатория модульной автоматизации» (Санкт-Петербург).

Хранение документов: показатели эффективности


Архивные хранилища

Логистический центр в Томилино стал централизованным хранилищем многотонных бумажных архивов Сбербанка, которые размещались в 144 зданиях и занимали около 46 тыс. кв. м. Новое архивное здание позволило сократить площадь более чем в 3 раза за счет продуманной архитектуры внутреннего пространства. По словам главы Сбербанка Германа Грефа, высотное хранение этого центра в 6 раз выше самых больших существующих фондов, например, Росархива, а архивные перекрытия рассчитаны на вес более 4 тыс. тонн.

Новый архивный центр Сбербанка способен принять на хранение 2 млн коробов с 40 млн папок. В него поступят примерно 40-50 % всех бумажных архивов Сбербанка, связанных с персоналом и клиентами, а также финансовой и отчетной деятельностью организации. Оставшиеся архивные документы будут храниться на ранее занимаемых площадях. Транспортировка половины архивных фондов в Томилино обещает высокую экономию денежных затрат за счет более рационального использования пространства и организации процессов по обслуживанию архивов.

Сроки обработки архивных документов

По итогам 2011 года в среднем обработка архивного запроса, например, предоставление отсканированной копии документа для налоговой инспекции из Магнитогорска, занимала не менее 1-2 месяцев. И это неудивительно, ведь все необходимые действия уполномоченный специалист выполнял вручную: сначала он тратил время на то, чтобы найти нужный документ, затем делал электронную копию на сканирующем оборудовании и направлял его обратно в архив.

Новые технологии хранения документов в архивно-логистическом центре делают невозможное: сроки выполнения запросов по архивной обработке сокращаются до 2-3 дней. Многократное снижение временных затрат (в 10-12 раз) происходит за счет введения роботизированной централизованной системы делопроизводства, которая полагается на работу специальных архивных роботов, сводящих к минимуму традиционный способ получения архивных данных.

Технология обработки архивного запроса с применением роботизированного труда осуществляется в несколько этапов:

  • централизованная система определяет место хранения короба с искомыми документами;
  • роботы находят и доставляют короб архивариусам;
  • специалисты выполняют запрос;
  • роботы получают короб обратно и возвращают его в место хранения.
Архивные роботы против раздутого штата

Очевидным преимуществом работы автоматизированного архивного центра является введение оптимизированного штата специалистов. Как заявляет руководитель IT-проекта Михаил Трифонов, для того чтобы обслужить архивные фонды такого масштаба необходимо около 2000 человек, в то время как на данный момент в нем трудится лишь 80 специалистов. При перерасчете в денежный эквивалент введение автоматизированной системы обработки архивных данных снижает затраты на оплату труда более чем в 20 раз.

Работу многих сотен специалистов успешно заменяют 16 роботов, работающих в условиях пониженного содержания кислорода. Эти архивные машины перемещаются по хранилищу со скоростью до 180 м/мин. и поднимаются со скоростью до 60 м/мин. При этом производительность роботов колоссальна: они способны обрабатывать 32 тыс. коробов в день при небольших затратах электроэнергии.

Быстрый срок возврата инвестиций

Для разработки, возведения и открытия архивно-логистического центра Сбербанка в общей сложности было потрачено около 3,2 млрд руб. Из них примерно половина суммы, то есть 1,5 млрд руб., ушло на возведение самого здания, – объяснил глава Сбербанка Герман Греф. – Еще четверть этих денег была потрачена на приобретение специального оборудования. Оставшаяся четверть – на его монтаж и создание системы пожарной безопасности». По его словам, окупаемость проекта составит всего 28 месяцев.

За счет чего возможен быстрый срок возврата инвестиций? Во-первых, Сбербанк получит прибыль от проданных зданий, в которых прежде хранились архивные документы. Во-вторых, он сможет увеличить статьи дохода за счет сдачи в аренду оставшихся площадей логистического центра другим участникам рынка. На данный момент для архивных нужд (хранения и сортировки) используется лишь половина общего метража.

По замыслу руководства Сбербанка, другая половина должна приносить годовой доход в 250 млн руб. благодаря арендным выплатам. Кроме того, благодаря появлению новых площадей в Томилино Сбербанк сэкономит около 200 млн руб. в год из-за отказа от аренды прежних зданий в регионе.

По оценкам специалистов, в целом экономический эффект от внедрения автоматизированного архивного хранилища в течение 3,5 лет ожидается на уровне 1,7 млрд руб.

Планы в перспективе


Деятельность учреждения такого масштаба, как Сбербанк России, неизбежно связана с обработкой огромного количества бумажной массы, которая с годами неизменно растет. Согласно российскому законодательству, документы должны храниться в архиве от 2 до 75 лет, при этом закон не позволяет оставлять только электронные версии документов.

 Однако в скором времени, как говорит Герман Греф, часть документов будет отсканирована и переведена в электронный вид. Для введения в оборот электронных архивов на территории архивно-логистического центра планируется разместить лабораторию с промышленными сканерами. В долгосрочной перспективе Сбербанк планирует строительство подобных архивных хабов по всей стране.

Полезная статья?
Да / Нет
Прочитать позже В избранное Отправить по e-mail
  • Поделиться в соцсетях:
Только зарегистрированные участники могут оставлять комментарии. Авторизуйтесь или зарегистрируйтесь

Материалы по теме:



Семинары

Все семинары

Сервисы

Все сервисы

Ваши идеи

Знаете как сделать портал лучше? Поделитесь идеей.

Информационный портал НААР создан сообществом экспертов архивной отрасли РФ. Целью портала является сбор и обобщение, а также анализ всей информации, размещенной в Интернете и в других источниках, имеющей отношение к документам.
На сайте размещены свежие новости и пресс-релизы архивных компаний России, СНГ и зарубежья.

© 2016 - архивный портал naar.ru