Подпишитесь, чтобы быть в курсе

Главная > Статьи > Делопроизводство > Учет и хранение документов

Учет и хранение документов

Прочитать позже   Отправить по e-mail

Как правило, учет и хранение документов кажутся для компании простой и привычной процедурой, не требующих особых мероприятий. Что представляет собой учет документооборота и каковы основные способы организации учета и хранения документов на предприятии?

Каждый документ компании участвует в учете документооборота, а впоследствии должен быть передан на архивное хранение. Для бухгалтерских документов сроки хранения регламентируются федеральным законом «О бухгалтерском учете». Однако на практике учет и хранение документов вызывает ряд трудностей, о которых нельзя забывать в осуществлении учета документооборота компании.

Учет документооборота лежит на плечах бухгалтерии. Бухгалтеры компаний малого и среднего бизнеса занимаются хранением документов и комплектованием архива. Проблемы обычно начинают появляться по мере роста организации, который неизбежно приводит к увеличению документооборота и требует специальных навыков для проведения архивной обработки (составление описей дел) и экспертизы ценности.

Как правило, учетом документооборота занимается один человек, который не в состоянии грамотно сформировать архив бумаг. В качестве альтернативы некоторые компании обращаются к сторонним организациям для того, чтобы сдать документы на внеофисное хранение.

В больших организациях для учета документооборота предусмотрен архив бухгалтерских документов, который находится в ведении опытного архивариуса. Однако для бухгалтера трудность может возникнуть в отношении физической доступности большого архива документов, который может располагаться далеко за пределами офиса.

Способы организации документооборота


Организация бумажного документооборота предполагает, что финансово-хозяйственные операции отражаются в бумажных документах, на которых обязательно указываются реквизиты и ставятся подписи составителей. В данном случае необходимы существенные временные и материальные затраты. Кроме того, есть риск утери документа, который в большинстве случаев невозможно будет восстановить.

Введение электронного документооборота в организации требует того, чтобы документы формировались только в электронном виде. Подобный электронный документ имеет юридическую силу лишь при наличии электронно-цифровой подписи, которая способна защитить от плагиата и несанкционированных изменений информации.

Смешанный документооборот подразумевает, что согласование и утверждение документов происходит на бумажном носителе, а подготовка и передача документов между структурными подразделениями реализуется при помощи компьютера. В этом случае юридическую силу имеет бумажный оригинал документа.

Полезная статья?
Да / Нет
Прочитать позже В избранное Отправить по e-mail
  • Поделиться в соцсетях:
Только зарегистрированные участники могут оставлять комментарии. Авторизуйтесь или зарегистрируйтесь

Материалы по теме:



Семинары

Все семинары

Сервисы

Все сервисы

Ваши идеи

Знаете как сделать портал лучше? Поделитесь идеей.

Информационный портал НААР создан сообществом экспертов архивной отрасли РФ. Целью портала является сбор и обобщение, а также анализ всей информации, размещенной в Интернете и в других источниках, имеющей отношение к документам.
На сайте размещены свежие новости и пресс-релизы архивных компаний России, СНГ и зарубежья.

© 2016 - архивный портал naar.ru